浅析医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策

马瑞华

摘 要：在医院管理过程中，医院办公室文书和文书资料管理工作非常重要，属于医院运营体制化、标准化的显著标志。文章对于医院办公室文书和文书档案控制工作状况、研究其存在的问题，并总结出了几点有效措施。

关键词：办公室文书;文书档案;管理措施

引言

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案则是文件的归宿。医院文书档案包括基建、人事、党群，以及各个时期上级主管部门出台的医疗卫生事业领域的政策、制度等。随着医疗卫生事业改革的深入，医院所面临的社会环境发生了深刻变化，做好医院文书档案管理工作，提升医院文书档案管理质量，对规范医院管理、发挥文书档案在医院日常管理中的价值具有积极的现实意义。

1 医院文书档案具备特点

1.1专业性

医院的文书档案一般是记录医疗工作，所以这使得医院文书档案具备很强的专业性。当然医院的发展计划、诊断记录、治疗记录、相应的规章制度、一些医疗设备的操作规范等这些都是记录在文书档案中的，从这些中能够体现其专业性。正是因为其具有一定的专业性，所以要加强对文书档案的管理，实现科学、合理、高效、规范化的管理，保证文书档案资料的秩序性，方便查找。另外，因为具有一定的专业性，所以为防止不法人员窃取这些资料，要保证这些资料的安全，即做好保密工作。不对普通员工开放这些资料，只有管理人员以及档案记录人员等这些专业人员才能接触这些资料。

1.2准确性

医院文书档案中涉及许多保密信息，如医疗人员的人事档案，尤其是随着信息技术的应用，医院文书档案管理受到来自非传统安全因素威胁增多，如黑客、病毒、电子数字丢失等，做好医院文书档案保密工作也是医院文书档案管理质量的重要内容和组成部分。例如，文书档案的原始性，文书纸质文件一经生成，其所承载着的信息内容便不会变化，通过电子数字技术将纸质文件中的信息内容扫描，再錄入到文书档案数据库，在此过程中，数字信息容易因受到来自外界因素影响而使其完整性受到破坏，导致数字丢失或者信息失真。因此，评判高质量的医院文书档案管理标准之一便是确保其内容信息的真实、准确。

2 医院办公室文书和文书档案工作存在的问题

2.1文书档案工作体制不健全

文书档案工作体制不健全和管理体制不满足具体管理工作要求，是各所医院在文书资料管理过程十分常见的问题。文书资料管理的关键点与难点是文书资料的采集归纳与分类管理。应当建立确切的标准体制，对应当展开采集的文书资料进行规定，防止关键文书资料被漏掉，也应当明确的制定分类方式，确保档案文书的合理保存，便于今后使用。但各所医院当前的情况是缺少完善的文书资料管理体制。

2.2管理工作不重视

医院管理工作出现问题或者管理秩序混乱与医院对这方面管理工作不重视有关，同样医院对管理工作的不重视也是管理部门懈怠的一大原因。这在一定程度上使文书工作在和档案工作进行合作的方面存在一定的协调问题，对工作的完成起到了非常大的阻碍作用，另外在管理人员的选择上比较随意。管理工作者的水平低，不能做出准确合理的判断，影响了工作进程，可能会延长工作的进行。

3 文书档案管理过程的整改措施

3.1创建完善的文书档案管理机制，提升对档案管理的关注

创建完善的文书档案管理机制、对文书资料的采集归纳规定，科学建立文书档案级别分类标准，确定各级文书档案的管理方式。对文书档案进行分类保存，按照其内容特性保存至相应单位。而且建立合理的人事管理机制与考评策略，把文书档案工作的责任分配到个人，在管理环节进行监控，其考评结果和绩效相结合，无法满足要求的应当采用一定的惩处方法。经过文书档案管理机制、人事管理机制和考察机制的有效实施，提升管理者对文书资料管理过程的关注，确保文书资料管理工作的水平。

3.2加强医院档案从业者的专业素养

医院文书档案管理质量的最大影响因素来源于文书档案管理的具体落实者和执行者，即需要广大档案从业者的自身业务专业素养。针对专门从事文书档案管理工作者来说，要牢固树立质量意识，加强档案专业知识的学习，熟练掌握文书档案管理，尤其是质量管理的具体要求，从文书资料的整理、装订，数字化技术的应用等都要严格按照标准和规范执行。

3.3文书工作与文书档案管理工作创新

文书工作和文书档案工作其实是记录工作在不同阶段的称呼，虽然叫法上是同种工作，但从性质上，这是两种工作。文书工作需要进行创新，这样能够确保档案的准确性与完整性，可以保证文件收集与整理。档案管理工作也要进行创新，加强对档案编制的监管，在一定程度上可以使基础工作更加高效。

3.4优化文书档案工作的硬件搭配

医院需强化文书资料管理过程的资源引入，不但是人力资源的引入，还包含引入新技术与新设施，利用科学化的管理措施与设施来开展管理工作。在技术方面包含使用信息系统与电子科技等，进行文书档案的数字化管理，提升档案使用率。在设施方面能够选择先进的电子装置，充实文书档案的模式，达到文书资料的音像化与影像化。此外，对文书档案的保存要尤为注意，落实好防火、抗潮、防虫等措施，而且强化档案稳定管理，避免信息失窃引发严峻的资源泄露。

3.5创新管理模式，提高信息化程度

在实际的管理过程当中，院方必须要不断更新管理平台，在当前的管理平台无法满足实际管理需求时，要及时引入新的技术。应当积极引入能够自主规划模块、建立分支的管理平台，这样一来，对于不同类型的文书档案能够进行更有针对性的管理，重要性不同的文件档案，应当划分在不同的分支，设置不同的权限分级，这样一来，在实际查找调用的时候更加方便，最重要的文件只有最高部门才能调用，以此类推，分级越是明确，文件管理便更具针对性。

结语

以往的文书档案管理方式存在一定的不足。通过对其进行一些分析，然后探讨得到合理有利的结果。最终选择良好的创新管理方式对文书档案管理工作进行有效创新。这样对于提高文书档案管理非常有利，有着深远的意义。

参考文献

[1]冯秀莲.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].人力资源管理，2018（2）：193-194.

[2]陈海英.浅谈医院文书档案管理创新的有效途径[J].办公室业务，2018（11）：123.

[3]吴小艳.浅谈新形势下医院文书档案管理中存在的问题及对策[J].转化医学电子杂志，2015，2（01）：151-152+155.

（作者单位：榆林市第一医院）