档案管理在企业建设中的重要性

黄成兵

[摘 要] 企业档案管理一直都是企业建设的一部分，传统的企业档案管理一般都是对档案信息进行的一个储存管理。而随着现代化的发展，一些新的管理技术和管理理念被引用到档案管理中，档案信息的作用和价值也被开发和利用。档案信息的价值作用被发现，明确其在企业建设发展中的重要性，企业也更加关注和重视企业档案管理。文章也基于此，详细分析档案管理对于企业建设和现代化管理的重要性。

[关键词] 档案管理；企业建设；重要性

中图分类号：G271 文献标识码：A

加强对档案信息的开发利用，促进企业建设发展，成为了当前企业关注的问题，并且把档案管理纳入到企业建设中的重要组成，积极探索档案管理的现代化发展，力求发挥出档案信息的作用。但是在实际的发展中，如何做好档案管理在企业建设中的价值，发挥档案的开发和利用，完善档案管理，促进档案管理在企业建设中的重要性值得研究。

一、企业建设与档案管理

（一）企业建设

文章结合档案管理对于企业建设的分析，更多的是针对企业文化。企业文化作为企业竞争力的一部分，直接关系着企业的健康发展。企业文化是一个企业的内涵与灵魂，如果没有了灵魂，又何谈发展。企业文化不仅是企业核心竞争力的关键，可以加强企业的凝聚力和战斗力，对工作人员起到激励的作用；而且企业文化对企业人员有着约束作用，有利于企业经济效益的提升。所以企业文化建设一直都是企业发展中重要部分，企业文化建设可以说是企业文化相关理念的形成、塑造、传播等过程[1]。

具体来讲，企业文化是企业在长期的生产经营发展中形成，比如在发展中形成的管理思想、管理方式、管理理念以及群体意识等思维方式、行为规范的综合。体现了企业的价值观、经营理念和行为规范，渗透企业的各个领域；企业文化对形成内部凝聚力和外部竞争力所起到积极作用，是现代管理的重要部分。其建设内容就包括了物质层、行为层、制度层、精神层四个方面。

（二）档案管理

档案是信息资源的组成，是知识的储存器，也是知识咨询和传唤的媒介，同时档案是保护过去、记录现在和联系未来的桥梁。目前已经被各领域利用，发挥其价值，提高经济效益和社会效益。档案管理是对档案实体和档案信息进行管理。企业档案管理，就是对企业的档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，是实现对企业档案信息进行一个整理和储存，实现对档案信息的开发利用。其内容是企业在各项生产、经营活动中形成的对国家和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录[2]。比如企业的制度规范、企业的经济收益和发展策略等，为企业后续的改革发展提供依据。

档案管理作为行政管理的一部分，为企业的内部管理提供参考依据，记录着企业的各种业务往来。此外档案管理与企业文化有着紧密的关系，是企业文化的重要组成部分，可以说档案管理见证企业的形成与发展；而且企业档案管理也是企业精神文化与价值观的体现，记录着企业在发展过程中的文化氛围。如果没有档案管理，那么企业文化就是不完整的[3]。企业文化建设中，档案管理就是文化积累的重要途径。

二、档案管理对于企业建设的重要性

企业档案管理是企业文化积累的重要途径，因为档案信息自身的真实性和完整性，为发展企业精神，推进企业文化建设有着积极的作用，作为企业文化建设的重要部分，档案管理的效率直接关系着文化建设质量。档案管理对于企业建设的重要性，体现于：

首先，档案管理是真实准确记录企业文化及发展的点点滴滴。记录着发展过程中所形成的管理思想、管理理论以及管理方式等，还包括了企业发展一直以来的价值观念、经营理念和行为规范。通过真实的记录和保存，把企业在发展中形成的文化实现有形。就比如规章制度，是在发展中不断的完善和优化，而每一次的完善和优化都需要档案信息提供参考依据[4]。比如企业生产经营中，档案信息记录着历史的发展状态和经济收益以及策略等，为工作开展与发展战略的制定提供依据；又或者是企业文化建设中一些管理理念的形成，都是从档案信息体现，如果没有档案信息，那么这些都是不存在的，无从体现。

其次，档案管理也是对企业文化建设的归纳和梳理，是在记录的基础上做进一步的分析和整理。在对档案信息收集之后，需要进一步的对信息资料进行整理筛选和統计，去除一些不必要的，留下具有价值的档案信息。方便使用者对信息资源的开发利用，认清公司文化建设的成果和不足。就比如对于企业内部培训教育工作的开展，是通过培训帮助企业全员明确公司战略、目标等，而每一次的培训都需要不断的完善和优化，结合上一次的培训结果和内容，做好改善，而每一次的改善的依据都是在当前员工的发展基础上，以上一次培训情况作为参考依据，那么上一次的培训情况则需要档案工作做好记录和管理，作为参考依据。

三、企业档案管理策略

为了进一步发挥出档案管理的作用，促进企业文化建设。还需要结合现代化发展的现状和要求，提高档案管理的效率。

（一）企业档案管理的原则

企业档案管理，要发挥其作用，在档案管理中，需要坚持一定的原则。首先要统一领导，分级管理，在企业文化建设中，对于企业档案工作，要建立统一的档案管理制度，实现统一、综合的管理。

其次是确保档案信息的完整与安全，其完整是从数量上和质量来讲，必须要保证档案内容的完整，确保相关信息的真实性和精准性，不可弄虚作假，要客观记录企业相关的信息资料。而安全主要是体现于对档案信息的保密，防止出现信息泄露或丢失等现象，避免影响企业健康发展，一定要做好档案信息的安全管理保护知识产权，维护合法权益。

最后是企业对档案信息的开发利用，企业档案的利用，是档案工作的基本出发点，也是档案工作的最终目的。因此对企业档案管理，要加强对档案信息的开发利用，而且通过对档案信息的利用情况，检验档案工作质量。

（二）提高档案意识

企业的档案管理，实现对信息的收集、整理、储存和保管，从而开发和利用，做好依法、依规管理。所以企业的管理人员要重视档案管理的重要性，提高档案管理意识，加强档案管理。

比如针对一些工业技术型的企业，随着科学技术的发展，为了进一步提高经济效益，提高竞争力，就需要不断地对相关技术进行优化升级。而在技术的改造过程中，为技术改造升级提供依据的是技术档案，就比如一辆卡车的改造，也需要在该卡车的以往技术档案上做进一步的分析，否则将会浪费大量的时间去探索，还不一定有结果。又比如在制定发展年度战略的时候，需要参考往年的发展状况和经济收益，才能确保战略的科学性。这些都表明了档案管理的重要性，因此作为企业人员，应该重视档案管理，加强档案管理，提高档案管理意识。

（三）加强档案管理的信息化建设

现代化发展中，信息化、自动化、智能化依然成为时代的代名词。一些新的发展理念和技术不断的引进，企业也顺应时代的发展，不断的改革创新。为了跟上企业发展的步伐，促进企业文化建设，就需要重视档案管理的信息化发展[5]。

目前的管理中，一般都是利用档案管理软件，实现信息化的管理。实现网络化管理、数字化加工及信息化服务于一体。在管理工作利用先进的技术实现自动化的管理，实现电子档案网上接受、网上归档和网上查阅。

四、结语

文章对档案管理在企业建设中的重要性探究，通过分析档案管理的实际作用和对文化建设的重要性，对档案管理的发展提供了一定的发展策略，推动档案工作的改革发展，促进企业建设。在实际的发展中，还是需要以企业实际发展为主，探讨档案管理的改革发展。

参考文献：

[1]秦静.档案工作与时俱进新做法[J].兰台内外，2020（19）：82-84.

[2]孟同筠.关于做好档案管理工作的思考[J].兰台世界，2020（S1）：63-64.

[3]吴警.加强企业档案管理的分析研究[J].兰台世界，2020（S1）：133-134.

[4]温云凤.浅谈企业建设中档案管理的重要性[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”論文集（下）.中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部，2016：237.

[5]周彩芳.企业档案管理探讨[J].兰台世界，2020（S1）：143-144.