深化档案资源建设，提升企业档案工作能力和治理能力现在化

何凤凤

摘 要：近些年来，我国信息技术的快速发展为企业档案管理工作提供了一个新的途径和方法，但是就目前的实际情况来看，很多企业档案管理工作的信息化、数字化水平依然较低，难以对档案资料进行充分的开发和利用。基于此，文章首先分析了新时期深化企业档案资源数字化建设的重要意义，主要包括两个方面：有利于提升企业档案管理整体水平、企业档案管理数字化符合时代发展趋;之后对现阶段企业档案管理工作存在的主要问题进行了介绍，如档案管理效率低下、档案管理资源的开发利用不合理;最后，从合理收集档案资料，开展数字化整理、著录工作、重视应用信息技术，构建和完善企业数字档案室等三个方面探讨了提升企业档案管理能力的途径。

关键词：档案资源;工作能力;治理能力

随着经济全球化的不断发展和深化，世界各国已经连接为一个整体，这一方面为我国企业的发展提供前所未有的机遇，另一方面也带来了巨大的挑战。面对日益激烈的市场竞争，企业必须不断提升自身的核心竞争力才能够始终立于不败之地。而档案管理工作作为企业日常管理工作重要的组成部分，对提升企业的核心竞争力起着重要的作用。因此，企业必须结合自身的实际情况，及时采取科学、合理的手段，深化档案资源建设，从而能够更加充分、有效、安全的开发利用档案信息资源，进而使企业档案工作能力和治理能力的现代化得到有效提升。

1 新时期深化企业档案资源数字化建设的重要意义

1.1 有利于提升企业档案管理整体水平

在企业数字化建设中，档案数字化建设占有重要地位，发挥着非常重要的作用，在很大程度上革新了企业档案管理工作。企业档案数字化建设主要是为了更好的配置和管理档案信息资源，从而实现档案信息资源的网络化和系统化，进而使新时代企业对利用档案信息的实际需求得到充分的满足。另外，在企业的发展过程中进行档案数字化建设，能够使企业的信息化管理水平得到进一步提升，从而为企业的生产以及经营管理提供更好的服务，有利于促进企业的可持续发展。因此，企业一定要重视将先进的信息技术应用到档案管理工作中，对各类档案信息资源进行深入的开发和利用，从而充分实现企业档案工作能力和治理能力现在化[1]。

1.2 企业档案管理数字化符合时代发展趋势

目前，我国基本上已经普及了计算机和网络技术，在很大程度上提升了企业生产和经营管理工作的自动化和信息化程度，改变了文件产生和传输的方式，并且可以用电子文件的形式储存各种文件。在未来的档案管理工作中经过数字化处理的各种电子文件必然是最为重要的构成部分。信息资源将来会和材料资源以及能源等扮演同等重要的角色，其作为一种生产资料和无形的资产必将发挥出重要的作用。现阶段，企业加大力度开发和利用信息资源，并在此基础上使开发利用水平不断提高，也有利于科学发展观在企业生产、经营以及管理工作中的贯彻落实[2]。

2 现阶段企业档案管理工作存在的主要问题

2.1 档案管理效率低下

目前，还有相当一部分企业仍然采用传统的档案管理方法开展档案管理工作，并且在实际的管理工作中缺乏先进的档案管理设备，同时也比较缺乏先进的储存方式，一部分企业仍然以纸质文档为主，这不仅容易使档案受到破坏，并还容易导致档案遗失。另外，虽然一部分企业已经将信息化、数字化管理手段应用到了档案管理工作中，但是由于档案管理人员缺乏较高的信息技术水平，导致无法将信息化、数字化管理手段的作用充分发挥出来，实际上主要还是依靠人工手段管理档案资料，导致企业的档案管理效率比较低下[3]。

2.2 档案管理资源的开发利用不合理

企业档案管理工作主要是收集和保存企业生产以及经营管理工作中的各种信息资料，目前大部分企业在开发利用档案资料方面还处于比较低的水平，这主要是因为很多企业并没有结合自身实际情况将档案资源应用和管理系统合理完善的构建起来。

3 新时期深化档案资源建设提升企业档案管理能力的途径

3.1 合理收集档案资料，开展数字化整理、著录工作

企业首先应投入足够的人力、物力以及财力建设和购买相关方面基础设施以及硬件设备，并加大力度研发相应的软件，从而将符合企业实际情况档案信息管理系统合理、完善的构建起来，提高档案管理工作的数字化水平。其次，企业档案管理人员要注重收集各个方面的信息资料，使企业的档案馆藏更加的丰富，另外还要注意要充分保障归档材料的完整性，这是顺利开展数字化整理、著录工作的基础。企业档案管理当然人员在开展数字化管理、著录工作的过程中要将先进的网络信息技术充分利用起来，从而提高著录效率，降低劳动强度，最大程度的减少整理和著录差错。数字化技术使以往的档案资料整理和著录模式发生了根本性的变化，档案著录的空间也因此得到了极大的拓展。利用数字化手段开展档案资料整理和著录工作，可以依靠先进的网络编辑技术、检索以及储存技术，并通过计算机的信息处理功能就，更加高效、快捷、方便收集和整理信息并加以著录，使档案信息的利用率得到了极大的提升。

3.2 重视应用信息技术，构建和完善企业数字档案室

为了更好的管理和利用档案资料，企业领导层一定要重视信息技术的应用，通过现代化信息管理技术构建起相应的网络信息管理平台，统一管理企业内部的档案信息资源，并在此基础上将企业的数字档案室建立起来，这样一方面能够企业档案管理工作的管理效率得到有效的提高，通过数字档案室的网络信息管理系统可以统一、高效的采集、整理、著录和储存，另一方面还能够使档案资料的安全性的得到充分的保障。基于网络信息管理平台的数字档案室是，应设置登录限制，内部人员想要查找和利用相关方面的档案信息，必须得到授权，并且要给不同的部门设置不同的查阅权限，与此同时档案管理人员还要根据企业的具体要求合理划分档案资源。

3.3 建立健全企业档案管理制度，充分发挥企业档案的作用

很长一段时间以来，大部分企业并不十分重视档案管理工作，相关方面的规章制度也是不够健全和完善，严重影响了档案管理工作的顺利开展，并且对企业的可持续发展也造成了不良影响。针对这种情况，企业首先要转化以往的思想观念，结合时代发展要求以及企业的实际情况，将合理完善的档案管理制度构建起来，从而使企业内部的档案管理工作更加的规划、合理，只有这样才能高效、有序的开发和利用档案资料，将企业档案的作用充分发挥出来。特别是在数字信息化背景下，企业的档案管理工作中存在的漏洞和不足，可能会导致档案信息泄露，对企业的经营发展产生严重威胁。

4 结束语

总而言之，随着全体一体化的深入发展，企业之间的市场竞争日趋白热化。在这种情况下，企业除了要积极研发或引进的生产技术，改革和创新经营管理模式之外，还要重视借助我国信息技术快速发展的契机，对传统档案管理工作进行改革和创新，构建起基于信息技术的数字档案室，从而更加充分有效的开发利用档案资料，提高企业的市场竞争力，促进企业的可持续发展。

参考文献

[1]张格格.浅谈加强企业档案管理信息化建设[J].中国有色金属，2018（S1）：152-153.

[2]朱荣.加强多种经营企业档案资源开发提高档案管理水平[J].中国化工贸易，2018（011）：40.

[3]章曉镭.利用大数据提升电力企业档案资源管理和服务能力[J].科技创新与应用，2016（013）：172.