浅谈中学档案管理工作的现状与对策

王玫瑰

摘 要：中学是学生一生中最为重要的阶段，这一阶段具有承上启下的意义，对学生日后的学习起着至关重要的作用。因此，中学阶段学生的学习情况就必须详细记录并保存下来。但是近年来，随着学生规模的逐渐扩大，尤其一些学校还设有初中部和高中部，这就导致每年学生的入学量更大，所以很多学校出现了学生档案管理不严格，所含信息不完整等问题。本文将从我国中学档案管理工作的现状着手，试图找到解决档案管理工作中出现问题的对策。

关键词：中学档案;管理;现状;对策

学校的教职工群体在其进行教育教学活动、管理学生、还有学生学习以及学生在校成长的过程中产生的一系列具有保存和参考意义的资料档案等都属于学校的档案。这些档案无论是对学校教职工和学生的成长还是对整个学校的发展都具有至关重要的意义，例如中学档案对教职工监督和评教具有参考价值;对学生的各个阶段的学习成长情况能够记录保留下来成为他们将来升学的参考材料;对中学档案进行管理对学校也有一定的意义，这些资料能够充分反映学校的教学和工作情况，促进其加以反思和改进，更进一步发展。因此，对中学档案管理工作加以重视成为当务之急。

1 中学档案的概念及基本内容

1.1 中学档案的概念

中学档案是直接记述和反映中学日常活动、保存备查的各种学校文件材料的总称，是中学发展过程中直接形成的各种历史记录。中学档案记述了学校发展和建设的过程，可以为新时期学校建设提供借鉴和依据。中学档案管理工作是一项十分重要的学校管理活动。所以，任何一所中学都要做好自己本校内的档案管理工作。具体来说，根据中学档案信息形成的规律、业务特点及载体特征，我们可将其分为党政档案、教学档案和学生档案等三大类。它们承载着一所中学的历史根基，并肩负着为学校发展指明道路的重任，对学校有着至关重要的作用和意义。

1.2 中学档案的基本内容

1）中学档案管理中的党政档案。中学档案管理中的党政档案主要收录的是学校的思想教育信息。中学档案管理中的党政档案记录的过程中任何与思想教育相关的数据信息都可以收录到党章档案中去。中学档案中的党政档案为校园的思想教育工作提供了教育的基本指导方针，是学校开展中学生思想教育工作的重要依据。我国中学教育管理人员通过查看党政档案能够高效率的了解中学校园的思想教育现状，党政档案为学校进一步开展思想教育通过提供了数据支持。

2）中学档案管理中的教学档案。从大体上而言，中学档案管理中的教学档案所记录的主要内容是学校开展的课内外活动以及学校内实验室器材的是使用状况、器材的维修养护记录、学校所具有的科学研究成果、学校的教育现状等等。

3）中学档案管理中的学生档案。中学档案中记录了学生的主要学习历程，学生在小学阶段中所获取的奖状、主要生活经历都在学生档案中有所记录。中学校园构建中学档案管理的主要目的是展现出学生的受教育过程以及学生在学习的过程中所获取的奖惩情况。

2 中学档案管理的重要性

1）中学档案是学校发展历程的真实完整记录。中学档案的主要目的之一就是为了彰显学校文化、记录学校历史，为学校价值观念的构建提供数据支持。因此大多数中学档案都是由学校自身编写和管理的。中学档案管理不仅仅会在学校的各项活动中发挥出重要的作用，在学校教育的各个环节中同样发挥着至关重要的作用。中学校园是我国教育的重要组成部分，中学校园的学生和教师的数量较多，每时每刻都在生成巨大的信息数据，中学档案的构建能够真实的反映出学校的建设现状、教育现状和学校的未来发展走向。由于地理位置等多种因素的作用，不同学校会形成不同的校园风气，受这种不同校园风气的影响，各个学校会形成不同的校园文化，因此，中学档案就充当了校园文化的载体，而中学校园的相关工作人员就可以通过对中学档案的深入化研究和分析，探寻到中学校园的发展规律，进而推进中学学校的发展和规划，从而为校园改革和建设提供参考。

2）中学档案是学校价值观与自身形象建立的必要条件。中学档案中记录的重要内容就是学校的日常活动和教育活动，中学档案中包含着校园发展的实时信息，因此可以说中学档案是学校价值观和自身形象建立的必要条件之一，中学档案在学校价值观与自身形象构建的过程中发挥着积极的促进作用。另外，中学档案在编写的过程中其编写的内容与学校的活动是密不可分的，不仅学校的发展历史记录在了中学档案中，学校开展的各项活动以及教师的任免等各种重要信息都记录在了中学档案中，因此中学档案不仅仅在学校的未来发展规划中發挥着重要的作用，中学档案也在学校的各项活动的开展、学校教育各个环节中同样发挥着重要的作用。

3 中学档案管理的现状

3.1 职能部门重视程度不够

中学档案在维护学校正常教学、融汇教师教学成果方面却有着极为重要的作用，然而，目前由于档案管理对学校的帮助不大、学生的关注度不高等原因，相当一部分学校对档案管理不太重视，档案管理工作在日常情况下基本没有什么实质性的工作内容，只有在上级部门进行检查的时候才象征性的进行简单的布置与操作，由于校方领导对于学生档案管理工作的不重视就直接导致档案信息收集只能集中到实际应用的最后阶段，所以信息并不能保证完全准确。

3.2 管理人员专业水平不够高

当今中学管理档案方式主要为以下流程：首先，由校内建立档案室，将各部门总体档案交由专人负责管理;其次，根据工作需要将各部门整理的文件及资料经过认真挑选后，立卷或计件整理成册;最后，由档案室的管理者对各档案分类、编号，再根据立案单位、类别、内容等进行统计及存放。这一系列方法能保证文件的规范管理，随时收集并分类、编号各种档案，可以保证在需要查阅时能及时找到。但目前，多数管理员并不能做到条理清晰，对档案的保存、整理以及调用等流程衔接不是很清楚，这就可能造成档案遗失或者混乱。

3.3 管理意识不到位

档案管理是学校发展中的重要部分。但目前多数管理者的管理理念不到位，对档案的重要性也不能准确把握，这就导致他们在很大程度上对档案管理工作产生疏漏，做不到认识上的高度集中。除此之外，中学档案管理相关人员应加强管理意识、完善管理工作体系，对处理、使用完毕的档案应做到及时收纳，除校内档案外，还应注重校外资料的整合，将涉及中华传统文化的资料收集到中学档案之中，再把文化传承与档案管理的实际工作结合在一起，将传统文化的收纳及保存视为档案管理工作的主体，使中学档案管理不仅注重校内小事，更能顺应时代潮流，达成多学科、多门类、多渠道、多层次上的和谐统一，进而更好地管理档案贡献绵薄之力。

4 中学档案管理对策。

4.1 加强对档案管理的重视程度

当下中学档案管理方面出现问题的原因主要在于学校、家长、学生以及管理人员对档案的重要性认识不足，鉴于此，加强以上这些机构以及人员对档案的重视程度才能有效增强档案管理力度与改善档案管理现状。

首先，校方应加大对档案管理的重视，提升学校档案管理人员的录取标准与福利待遇，这样一来，管理工作人员就会对自己的工作更加尽心尽力，工作效率自然能得到保障。

其次，家长与学生也要形成对档案的正确认识，即这些档案可能对以后的学习、工作、生活会有很大影响，所以要树立起对档案管理的重新认识，督促学校加强对档案的管理。

最后，只有档案管理的实际操作人员增强了档案管理意识，才能尽量减少在操作中的错误，不会把个人的主观意识融入到档案信息采集的过程之中确保信息的准确性，才能避免出现档案丢失、档案被随意销毁的现象的出现。

4.2 加强对管理人员的岗位培训

现如今，信息技术高速发展，该技术也逐渐被大量使用在中学的档案管理工作中。因此，管理者应当与时俱进，提高自己掌握信息技术的能力。任何工作都应顺应时代的发展潮流，档案管理也不例外，因此，管理者需增强自身的管理能力，同时也要增强管理工作的有效性，迅速掌握与计算机相关的管理技术，并将其熟练运用起来，才能真正做到顺应时代的发展变化。

首先，管理者应提升自己使用计算机的能力与水平。这就要求管理者在日常生活中，多学习，多钻研，经常参加各类培训班，学习优秀经验，最重要的是熟练使用计算机，这样他们在面对智能化的管理时，不至于出现手忙脚乱的状况。

其次，在新的时代潮流下，管理者应不断充实自己、不断学习，树立起“活到老，学到老”的学习意识，将现代管理理念与前人总结下来的经验结合在一起，这样才能更好地进行管理。此外，管理者还应学会熟练操作办公室常使用到打印机、传真机等设备，对于录像设备、刻盘、摄影等的使用方法，也要有基本的了解，对自动索引、自动借阅等操作要熟练掌握。管理者只有不断提升自身的素养，才能更好地投入到工作中去。

5 结语

中学档案作为记录学校发展历史和知识的重要载体之一，涉及学校从招生、校园建设、文化管理、教师履历、学生学习生活以及升学的方方面面，是学校和广大师生共同努力创造出的财富，具有保留和价值，同时也具有不可再生等特性，因此对其进行严格完善管理的重要性不言而喻。但是综上所述，我们发现这项管理工作并不简单，需要学校和广大师生都投入大量的精力去参与到这项工作中，共同推进档案管理工作的完善，推进学校的自身形象和价值观的进步。

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