关于完善社会保险业务档案工作流程的思考

摘 要：當前天津市社会保险档案馆已完成一期档案系统所生成中长期业务档案接收和验收工作，纸质档案数字化加工工作已全面完成，金保二期档案系统也已完成设计研发。本文从如何提升社会保险业务档案质量的前提下，对比分析天津市一期档案工作流程和二期档案工作流程特点，并对二期档案工作流程的优化提出几点见解。

关键词：社会保险档案;工作流程;档案质量

社会保险业务档案管理工作是整个社会保险经办服务工作的重要组成部分，社会保险业务档案真实记载了广大参保单位和参保职工的参保过程、缴费记录、个人资料、个人账户记载等参保信息，与广大参保单位和参保职工终身相伴[1]，社会保险业务档案质量水平的高低直接影响着参保单位和参保职工的切身利益。

1 一期档案工作流程存在的弊端

一期业务档案工作流程是档案在各分中心立卷，档案在各社保分中心保管一年后由档案专职管理人员在档案管理系统中向档案馆提出移交申请，档案馆抽查预验收合格之后安排车辆组织上门接收，档案验收岗人员对接收的档案逐卷逐件逐页进行验收，复核岗按10%-30%比例对验收完毕的档案进行抽查复核，检查验收岗工作质量。在验收和复核时重点查验“实物件数与目录件数不符”、“缺主表”、“缺章”等问题，如发现问题案卷，在验收完毕后撰写档案质量分析报告并反馈给相关分中心，由分中心到档案馆整改。整改无误后的纸质档案交由数字化加工车间进行扫描、质检、挂接、塑封、装盒、档案盒盖章等操作，最后移交至库房保管，其弊端如下：

1.1 档案数字化加工滞后

一期业务档案在档案移交到档案馆之后再进行数字化加工工作，在此之前纸质案卷存放一年以上时间，由于分中心档案库房设备设施整体情况并不完善，安全保管上存在风险。

1.2 案卷问题发现时间晚

一期档案系统流程设置为档案移交在前，档案验收在后，档案在生成一年之后移交到档案馆，案卷中存在的质量问题需经过档案馆验收和复核之后才能被发现。

1.3 问题案卷整改滞后

在分中心案卷全部验收完毕后，档案馆整理分中心问题案卷明细，起草案卷质量整改意见书，联系分中心到档案馆整改，由于大部分档案问题需经档案验收后才能被发现，导致问题案卷整改滞后，影响查询利用效果。

2 现行档案工作流程特点

本着实施金保二期档案实时监控和分级负责的档案管理原则，档案馆重新设定档案验收接收流程，从档案形成源头把控案卷质量，充分发挥档案辅助岗档案质量第一道关卡的作用，当前已完成二期档案工作流程的设计和系统的研发，其特点如下：

2.1 对档案进行全面自查

分中心专职档案管理人员对金保二期档案系统中生成的纸质档案和电子档案进行全面自查，确保印章、日期、页码、电子影像完整、清晰、准确，档案经全面自查后方可在档案系统内提出移交申请。

2.2 验收端口前移，提前把控档案质量

与一期档案系统相比，二期档案系统将档案验收环节设置在档案接收前，档案馆验收岗对分中心提出移交申请的业务档案电子影像进行验收，对照二期档案系统内著录信息，与电子影像信息进行比对，逐页查看电子影像，将验收中发现的问题反馈给分中心进行整改。验收端口前移可使案卷问题在纸质档案移交至档案馆前得到整改。

2.3 设置档案监交权限

为明确档案质量的重要性，档案馆在二期档案系统内设置了档案监交权限，由分中心档案工作分管领导操作。档案经档案馆预验收后，分中心分管领导按5%比例抽检纸质档案、电子影像和卷内文件目录数据，如发现问题，反馈至档案管理人员进行整改，整改无误后完成监交。

3 完善档案工作流程的设想

3.1 设置审核岗，防范档案风险

根据防控社会保险基金管理风险的相关要求，可以加强风险防控工作为契机，设置档案审核岗。业务经办人员在业务经办中及时扫描业务材料，边经办边影像化，审核岗及时对电子影像进行审核，确保在电子影像生成时，电子影像件数与纸质材料件数一一对应且页码无误，业务材料不存在缺少分中心经办专用章和经办人章等问题。如出现上述问题，审核岗人员及时进行反馈，经办人员及时进行整改。

3.2 灵活掌握档案验收比例

自二期档案系统上线至今，电子档案质量已有明显改进，针对当前电子档案生成量大，验收岗人员有限的实际情况，对不同分中心和不同类别案卷，根据电子影像质量情况设置不同的验收比例，验收比例与问题案卷比例成正比，因此可避免人力浪费，提升工作效率。

3.3 固定档案辅助人员岗位职责

自二期档案系统上线后，档案馆为各分中心配置了档案辅助人员，其职责主要为协助分中心做好纸质业务材料的集中扫描、协助分中心业务部门兼职档案人员进行业务材料立卷、协助分中心业务部门兼职档案人员对已归档的纸质文件和电子文件进行自查质检等工作，但在实际工作中档案辅助人员存在被安排到其他岗位的情况，今后要固定档案辅助人员岗位职责，不得挪作他用。

3.4 加强对档案管理人员的培训

社会保险业务档案管理工作具有较强的专业性和政策性，因此档案管理人员需要熟练掌握相关业务知识和法律法规，并且还需要具备较强的计算机操作能力。根据工作需要，需不定期对系统内专职、兼职档案管理人员进行培训，培训重点首先侧重于常见案卷问题，协助分析问题产生的原因，告知如何在经办中避免此类问题的再次出现，并进行经验交流，提升技能水平[2]。其次，解读最新修订的《社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表》，重点是新增、删除和变更部分，归档时严格执行最新一版《社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表》，提升归档效率。

3.5 实施档案库房动态管理机制

在全面完成档案整改后，二期系统上线后生成的中长期业务档案逐步移交至档案馆保管，二期档案系统开发完毕至今，所生成的业务档案在分中心档案库房存放，数量较多，大多尚未移交。各分中心档案库房库容不同，档案生成数量亦不相同，档案馆可对各分中心档案库房情况进行实时监测，准确掌握各分中心档案库容和档案生成量。在档案移交工作中根据各分中心库房使用情况，因容施策，对存档压力较大的分中心先行组织交接，缓解分中心存档压力，一地一策，精准管理，形成长效机制，提升档案管理精准服务水平。

4 结语

在新的时代背景下，社会保险的经办模式在不断变化发展，社会保险业务档案工作流程也需要不断完善和优化，只有这样才可以实现社会保险业务档案管理规范化、信息化、现代化建设，进而增强档案反证业务和服务业务经办，维护参保单位和参保人员的切身利益，实现“记录一生、保障一生、服务一生”的庄严承诺。

参考文献

[1]饶惠，胡金亮.基于社保档案信息化管理的几点建议[J].现代国企研究，2016（6）：179-181.

[2]罗仁红.新时期加强社保行业档案管理队伍素质建设的探讨[J].办公室业务，2018（14）：114-116.

作者简介

朱方野（1988-），汉族，天津人，本科，助理馆员，天津市社会保险基金管理中心档案馆，研究方向为社会保险业务档案管理。