光伏发电工程档案管理现状及解决措施

摘 要：工程施工建设过程中，档案信息是整个项目施工过程中的历史见证，也是工程项目所有涉及人才、技术、成本等管理中相关重要信息的总结和记录。光伏发电工程是技术导向型工程，对人才、技术等相关信息的要求很高，做好光伏发电工程档案管理工作意义重大。本论文首先分析了光伏发电工程档案管理发展现状，并针对存在的管理问题，提出了合理的解决措施，以供参考。

关键词：光伏发电工程;档案管理;现状;解决措施

1 引言

光伏发电工程作为新能源技术导向型工程项目，从项目立项到施工，再到工程交付，过程中必然产生大量的工程档案信息，包括人事调动、技术实施和修改、施工成本管控等一系列的施工管理措施，都会体现在档案信息中。档案信息的原始记录和凭证对于光伏发电工程日后问题复核、经验累积等都有着重要的参考意义，毫无疑问，档案管理在工程项目管理中起着非常重要的信息存储作用，也因此，越来越多的施工企业开始重视档案管理问题。但是，随着工程施工项目的持续推进，档案信息积累越来越多，档案信息的收集、整理和归档管理难度就会增大，而目前包括光伏发电工程在内的大多数工程施工项目，在其档案管理方面存在很大的问题，理应引起施工单位的足够重视。为了确保光伏发电工程档案信息管理工作质量，提高档案信息整理的准确性和可靠性，工程施工单位必须加强施工项目档案信息管理工作，建立专门的档案管理小组，提高光伏发电工程建设整个施工周期档案管理的工作质量。

2 光伏发电工程档案管理现状及存在的问题分析

2.1 档案管理目标不明确，档案信息整理不及时

目前，光伏发电工程是一个新型能源，在档案管理中工作人员对光伏档案管理工作性质认识不全，不懂得档案管理工作的具体目标，导致档案管理工作相对滞后，因没有技术上的支持对于光伏档案信息的识别不及时，极易造成档案信息管理的缺失。主要原因在于，首先，档案管理目标不明确导致档案管理人员不清楚工作的具体要务，多数情况下都是被动接受档案信息，也不明白档案信息管理的具体作用，除了收纳档案资料以外，没有其他的管理任务;其次，档案管理目标不明确也造成了档案管理人员分不清档案管理工作的主次，不能主动去搜集档案信息，从而很容易造成光伏发电工程中所产生的档案资料信息丢失或不全;再次，档案管理工作人员没有明确的档案管理目标，大多数情况下都是待在工位或办公室，很难接触到工程项目档案信息的变动，且档案管理人员作为文职人员，尤其对于一些重要的技术变更。

2.2 管理人员素质较差，档案管理水平有待提升

档案管理人员素质决定着档案管理工作质量的高低，目前，光伏发电工程项目上对档案管理人员选拔上不够严格，导致管理人员素质较差，档案管理水平亟待提升。主要原因在于，首先，项目上主要以施工管理为第一要位，项目管理领导不会重点考虑档案管理人员的选拔和对档案管理人员素质的考核，因此，通常情况下，档案管理人員仅仅作为普通的文职工作，管理人员专业不对口甚至没有学识文凭，使得档案管理工作质量非常差;其次，工程管理上，对档案管理工作考核不重视，档案管理人员工作态度不积极，工作能力不足也不会受到处罚，久而久之，档案管理水平很难得到提升;再次，光伏发电工程工作环境恶劣，很难招到专业的档案管理人才，且施工单位缺乏对档案管理工作人员的能力审查和技能培训，从而导致了档案管理工作水平的停滞不前。

3 光伏发电工程档案管理工作质量的几点解决措施

3.1 明确档案管理目标，档案信息及时整理归档

为提高光伏发电工程档案管理工作质量和工作效率，必须明确对档案管理工作目标，提高工作人员对档案管理的认知程度，确保档案信息的及时、完整归档。为此，首先，档案管理必须意识到档案管理工作的重要性，并清楚意识到日常工作中的具体要务，不仅要对档案信息的收集、整理工作重视，同时也要做好档案的保护、档案电子信息化等工作，全面提升档案管理工作内容;其次，档案管理工作人员分清档案管理工作的主次，不仅要对重要信息变动了如指掌，同时还应主动出击去搜集项目上产生的各种档案信息，确保档案资料的完整性;再次，虽然档案管理属于文职工作，但是工作人员必须重视对技术档案资料的管理，这是光伏发电工程档案资料信息中的重点内容，必须重视技术档案资料的辨识、整理、归纳，同时要妥善保存，避免重要档案信息的损坏或丢失。

3.2 完善档案管理制度，规范档案管理工作方式

档案管理工作质量提升必须依靠完善的档案管理制度，即使是处于工程施工项目上的档案管理工作，也应重视并完善施工现场的档案管理制度，规范档案管理工作方式。为此，一方面，光伏发电工程施工项目在针对档案管理上，要学会引入和借鉴公司档案管理工作制度，利用现有的行之有效的管理制度，提高施工项目上的档案管理工作质量;另一方面，项目施工现场的管理者应重视现场档案管理问题，依据施工现场管理需要，合理制定具有可操作性和实践性的档案管理条例，提高项目工程现场档案管理人员的工作约束力，促进档案管理工作质量的有效提升。

3.3 优化档案管理技术，提高档案管理信息化水平

当前，计算机技术发展迅速，施工单位应当学会利用计算机技术，不断提高档案管理工作的信息化水平。为此，首先，施工单位应重视对档案管理工作信息化办公的资金投入，为员工置办档案信息化所需的管理硬件设备和软件系统，提高档案管理工作效率;其次，工作人员应提升档案管理信息化意识，所有档案变更、出入信息都要录入档案管理系统;再次，工作人员除了对档案资料纸质版妥善整理和保管以外，还应将所有档案资料电子化，通过电子版存储，提高档案资料保管的安全性，避免档案资料的损坏或丢失。

3.4 加强档案管理人才建设，提高档案管理水平

档案管理工作并不是简单的整理和归纳，需要具备一定档案管理专业能力的人来接手，因此，光伏发电工程项目上，应对档案管理工作时也应重视第档案管理人员的建设，提高工作人员的素质和管理水平。为此，首先，施工单位应对档案管理人员的素质和工作能力进行严格把控，尽可能确保档案管理人员专业对口，提高档案管理工作的专业性和规范性;其次，项目上要重视对档案管理工作的日常考核，定期检查档案管理工作质量，督促档案管理工作人员重视档案管理工作，提高档案管理工作的积极性;再次，施工单位应优待档案管理工作人员，做好人才保留工作，不断提升档案管理工作人员的对工作的认同感和归属感。

3.5 分工明确，运用先进的管理办法

档案是国家和企业的宝贵财富，档案管理目的是为加强公司工程基建过程中的资料积累，保证建设工程档案内容齐全、准确、有效，并加快企业标准体系的完善，适应国家标准和国际先进标准的需要。以下针对办公室、工程技术部、各职能部门以及参建单位具体的管理办法：

1）办公室。办公室是主管领导直管下的档案管理职能部门，配备专职的档案管理人员。对档案管理制度制定和档案管理网络建设进行实施，并负责其监督落实与完善。对 《基建工程资料整理与归档管理规定》、《档案管理办法》的有效性进行审查，并向公司主管领导提出档案管理体系建设、修订、完善的建议性报告。对各参建单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核，并将基建工程档案工作纳入统一管理，实现工程档案与工程建设同步管理。

2）工程技术部。审核工程项目建设中有关工程质量、工程进度、文明施工和施工过程中形成的工程项目管理文件的内容的正确性;对工程档案进行专业技术的把关，保证工程档案完整、准确、有效。组织与工程项目有关的文件的评审和审查，对审核合格的资料移交;负责组织协调竣工资料的验收和移交工作，实现建设与资料归档同步。

3）各职能部门。各职能部门形成的工程项目文件，由各职能部门专业管理人员、专业技术人员全面审核，对工程项目文件的齐全、完整、准确、系统、签章手续完备规范负责，确保文件内容真实、可靠，与工程实际相符合。各部门兼职档案管理人员对工程项目文件进行收集、整理与归档，对文件的歸档质量负责。经本部门领导审核签字后，移交办公室档案室集中归档与利用。

4）参建单位。各参建单位的档案管理工作应明确责任制，构建档案管理网络，并保持档案人员的相对稳定，人员应持证上岗。对各自承包范围内形成的工程档案的完整、准确、系统和有效利用负责，与建设项目三同步。各参建单位应配合建设单位完成工程档案专项验收、达标投产等工作。

4 结束语

档案管理工作是企业发展或项目周期的历史见证，对于光伏发电工程而言，档案资料信息的完整收录和整理对于项目工作问题复核、经验总结等意义重大。因此，施工单位应重视光伏发电工程档案管理工作，不断提升档案管理质量，确保档案资料信息的完整收录和妥善保管。

参考文献

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作者简介

杨鸿（1988-），女，汉族，四川成都人，助理馆员，主要从事档案管理工作。