浅谈档案管理工作的重要性

吴晗

摘 要：档案管理是事业单位管理的一项重要基础性工作之一，是事业单位具有保存价值的各种文字、图表，声像等不同形式的历史记录。相关单位和领导应高度重视档案管理工作，并能够认真分析档案管理工作中存在的问题，通过有效途径解决问题。提高档案管理工作的效率和质量，使档案管理工作在服务单位各项事业发展中发挥应有价值。

关键词：档案;管理;重要性

一直以来，一些单位部门对档案管理工作的重要作用缺乏认识，事实上，档案管理对国家现代机关企事业单位的健康有序发展有着不可替代的重要作用。

1 档案管理的重要性

档案真实地记录了事业单位的文化以及发展过程中的点点滴滴。事业单位的发展文化从单位创建就开始产生，一直随着单位的发展壮大在延续。档案管理工作就像高楼大厦里的每一根钢筋、每一个螺钉，每一道焊缝，从外面轻易不会被看到，但他却渗透到了大厦的每一个角落、关节和着力点，是大厦的中流砥柱，承载着大厦最为关键的负荷。档案管理已经成为事业单位管理工作规范性的基础与前提。单位的管理者，必须充分认识到档案管理工作在事业单位生存发展中具有的基础性作用和保护事业单位知识产权的重要作用。

2 档案管理工作中存在的问题分析

2.1 有认识到档案管理工作的重要性

一些企业对档案的管理工作认识不到位，没有认识到档案管理工作的重要性。在档案管理中配套资源不充足，对档案管理缺失主动性，对档案管理工作缺乏创造性，相应的管理人员能力不足。基础设施在档案管理工作中准备不够充分，各种软件硬件系统不到位，管理经费准备不够，不能得到保证，档案的信息资源开发不够，由此造成档案的利用减少，不能从战略角度从档案中得到相应的信息，严重影响了企业档案管理工作的开展。

2.2 企业档案管理力量不充足

在大部分企业，档案管理人员身兼数职，并且企业档案管理职位变动次数比较多，没有形成档案管理的专门人才，更有甚者，没有设立档案管理专门的部门，这非常不利于档案管理。许多档案管理人员没有专业能力，在档案管理上没有专业的知识储备，对档案的管理要求了解不够，对档案的收集整理归档装订等步骤了解不够，不能够充分胜任档案管理工作，有可能会导致部分档案没有收集到或者有部分档案收集不全面的行为，造成企业档案资源的缺失和浪费。

2.3 档案的管理质量较低

在企业档案管理中，档案的管理内容存在缺失，由于档案管理人员没有接受过相应的管理培训，导致一部分档案管理人员只知道将档案立档归档，不能深刻了解档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管日期等更深层次。长期保管的档案内容了解不充分，对这些档案无法充分利用。档案管理人员的管理观念无法与时俱进，对档案收集、整理、编目、检索查阅等还是采用旧方法，档案管理工作效率低下。档案收集时多为被动收集，档案之中所含信息比较缺少，档案的载体单一，这些情况导致不能多角度、全方位地反映企业的发展历程。档案编研内容比较单调，大多为一次性编纂。只看到和追求档案的数量，很少提高档案管理的质量，不利于档案管理的效率和发挥档案在企业管理上的重要作用，也给档案管理工作带来负面影响，不利用企业的生存和发展。

3 解决档案管理中存在问题的策略

3.1 单位加强对档案管理人员的综合素质的培养

要提高档案管理工作的质量和效率，就要通过有效手段提升档案管理人员的综合素养。单位领导要重视档案管理人员的团队建设、能够把一些政治素养高、信念坚定、作风正派、有责任心的人员挑选出来从事档案管理工作。要注重对档案管理人员的继续教育和培养，关心他们的工作、生活，提供足够的职业提升空间。如此，可以有效调动他们的主动性、创造性。

3.2 做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平

档案管理人员要树立工作就是服务的观念，增强服务意识，将主动服务作为工作的出发点和归宿点。

3.3 创新档案服务机制，使档案服务贴近企业需求

科学管理档案的内容，在提高档案质量的基础上，要有目的、有重点、有选择性地对档案的文献资源进行不断优化，让档案管理能够系统化、规范化、有序化，能够准确及时高效地为企业的发展提供服务。不断提高档案管理服务的创新意识，促进现代化建设，为经济建设提供帮助。

3.4 加强档案管理队伍建设，充分配备相应的管理人才

在经济社会不断发展的今天，企业档案管理人才也必须做到与时俱进，必须具备档案管理的综合素质，这就要求档案管理人才知识化、年轻化、专业化。不仅需要档案管理者成熟稳重，也要求档案管理者能够与时俱进，开拓创新。企业要拥有一定的档案管理人才储备，增加档案管理人员的资金投入，以面对档案管理人员的流转。

3.5 档案资源的有效利用

合理有效地利用档案资源可以促进社会经济的快速发展。档案信息资源已成为整个社会发展中不可缺少的信息来源，档案管理工作的意义就是要充分发挥出档案资源的最大效用，而档案的开发利用是实现档案自身价值最直接的方式，也是档案管理工作的价值所在。因此，要努力强化档案信息资源的开发与利用，更好地实现档案资源的全面共享。档案工作人员除了要在档案信息的收集、整理、鉴定、保管等方面多下功夫外，还应该做好档案材料的编目、检索和编研工作，编制出适合使用的检索信息工具，建立起健全的检索系统及档案材料汇编体系，方便用户能及时、精准地查到所需资料。同时，要加强对档案资源的严格保管，做到随时为使用者提供全面细致的档案信息。

3.6 与新时代的科技发展结合

档案材料保存了非常多的指示性文件，又记录着大量信息内容，是一个丰富的信息资源库。但是档案的整理工作十分繁琐，重复性劳动很多，且劳动强度大。如果利用计算机来整理这些档案，便能够做到事半功倍。按照文件排列顺序进行打印，这样既可以降低人工归档时的错漏，还可以发挥出计算机的优势，压缩了手工操作的繁琐程序，提高了工作效率。档案管理工作中，要重视档案材料信息的组织化和系统化。先输入要检索的关键词，再点击要查找的范围，检索出来的文件便是要找事件的范围，查找的结果既准确又不会浪费时间，这样才能发挥出档案资源管理的作用。随着电子技术的应用，现代科技存在的网络安全问题也在档案管理信息化中有所呈现。因此，为了保证网络安全，要制定出严密的電子文件安全管理规章，不断完善电子文件在流转时的跟踪登录管理。同时，设立行之有效的管理系统，按照档案信息的安全、人员的职责、设备的管理等因素，对操作权限进行合理划分，并在工作模式和软件功能上做周密设计。

总之，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，还可以为经济发展和社会进步作出应有的贡献。展望档案工作的未来，任重而道远，机遇与挑战并存，只有努力抓住机遇，积极避免消极因素带来的负面影响，全力发挥档案管理机制的优势，才能实现档案管理工作的现代化。

参考文献

[1]王庆丰.浅谈档案管理工作的重要性[J].办公室业务，2018（20）.

[2]郑盛楠.机关事业单位档案管理创新与改革探讨[J].人才资源开发，2016（22）.

[3]冯丽丽.试析档案管理工作的创新发展[J].黑龙江档案，2019（4）.