文书档案的收集、整理和利用问题探讨

摘 要：本文对文书档案的收集、整理、利用等管理工作的重要性进行了分析和研究，并对当前文书档案管理中存在的一些问题和不足进行了讨论，对如何有效的提高文书档案管理质效，完善档案收集、整理、利用相关制度进行了研究，提出了几点对策和建议。

关键词：文书档案;收集;整理;利用

文书档案管理工作的高效、高质量落实，做好档案的收集、整理、利用是促进单位能效化发展的重要要求之一，其能够为单位档案相关业务、服务的开展奠定良好的基础，为档案信息资源的开发提供必要条件。尤其是对于工程管理单位来说，文书档案的管理与工程的使用建设、竣工验收以及后期管理维护等方面有着密切的联系，覆盖着工程项目的整个生命周期。因此，工程管理相关单位必须要充分认识到档案工作重要性，并积极完善相关管理制度，保证档案收集、整理、利用等工作的顺利、高效开展。

1 文书档案管理的重要性

文书档案是指对单位各项工作开展中所形成的各种文件、资料进行收集整理后形成的具有系统性、条理性的文件整体，其包含的内容十分丰富，涉及面也十分广泛。例如，对于工程管理单位来说，文书档案中涉及了工程相关测绘资料、施工建设设计、工程监理、工程后期维护管理等多个方面，在档案形式上包括文字、图像、视频等多种形式。

加强对文书档案的管理工作能够为档案质量以及档案内容的完整性、准确性、规范性、时效性提供有力的保障。同时通过对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工，能够为相关单位决策、管理、业务工作等方面提供有效的参考和支持。由此可见，文书档案管理工作的重要性主要体现在以下几个方面：1）为档案业务建设奠定基础：通过加强对档案资料的收集、整理，形成完整、全面的档案资料库，剔除无效、低价值信息，分析档案资料之间的关联性，划分档案成分，从而为后续档案工作、档案服务的开展提供支持。2）为档案资源开发提供支持：在系统的档案资料库的基础上建立起系统化、规范化的档案管理机制体系，对档案信息进行开发利用，并充分结合现代化、信息化的档案管理、利用技术，从而充分发挥出档案资料所蕴含的信息价值。3）推动档案工作现代化发展。通过加强档案管理工作使其能够满足新形势下单位工作开展、单位发展的新需要，推动新技术、新理念在档案管理中的融合运用，实现档案工作的现代化转变，从而进一步提高文书档案工作质量和作用。

2 文书档案在管理中的问题

1）对档案管理工作重视不足。当前多数单位将其工作的重心放在业务工作上，而对于档案管理工作却很少进行重视，认为该工作就是对相关资料、文件进行收集、整理和保管，对于档案工作推动单位发展的作用认识不到位，从而导致了单位对档案工作支持力度不足，单位人员对档案工作配合程度较差等问题的出现。2）档案管理相关制度不完善。当前在部分单位中档案管理的相关制度存在着一定的缺陷，其主要表现为对于档案管理流程管理不严、档案管理规范标准缺失、管理制度不符合档案实际情况等。造成档案管理制度不完善的原因一方面是单位相关人员对档案工作不够重视，另一方面则是新时期单位发展形势的变化对档案管理制度的转变提出了迫切的要求。3）档案管理工作方法落后。在档案管理制度存在一定缺陷的情况下，单位在档案管理方法上也较为落后，尤其是对于现代化、信息化的档案管理建设的支持推动力度不足，进而导致了档案工作质量受到一定影响，出现了档案收集困难、归档率偏低、档案规范性差、档案开发利用不够深入等问题。4）档案人员素质水平不高。当前部分单位中认为档案管理工作是较为清闲的部门，不少档案管理人员是从其他岗位转岗过来;或者部分部门由于人手缺乏档案工作由其他人员兼职进行。这些情况的出现导致了档案人员整体素质水平不高，部分人员对于档案工作不够了解，缺乏专业的档案管理能力，对于档案工作的认识不到位，影响了档案收集、整理、利用等工作的高效开展。

3 完善文书档案现代化收集、整理和利用制度

当前文书档案管理工作中存在的问题究其根本是由于相关制度不够完善所造成的。因此，要想有效解决这些问题单位首先就要从档案管理相关制度入手，可以从以下几个方面采取措施。

1）完善文书档案收集、整理相关制度。在单位文书档案的管理工作中，档案资料的收集和整理是所有档案工作的重要基础，在相關制度的建设上，单位首先要对档案收集、整理工作的相关流程进行优化，结合当前单位工作实际情况和发展形势对档案的收集、整理工作流程提出详细的要求，以制度力量为档案工作开展提供保障。例如，在制度中落实档案管理作为单位各部门的考核项、对档案人员职责以及各部门档案工作责任进行明确、设置档案资料上交时限等，从而提高单位各部门对档案工作的配合，保障档案实效性。其次，单位要针对档案的收集、整理工作制定出精细化的质量标准和工作规范，例如，对档案资料的格式、行文、文件类型、装订等方面提出明确标准;加强对档案质量的监督审核等;档案资料的收集、整理、归档相关工作流程要由相关负责人签字确认后再进行下一项。从而有效的保障档案资料质量以及规范性。最后，单位要针对档案管理现代化、信息化建设完善相关制度体系，对档案信息化管理软硬件设施管理、档案管理方法创新、纸质档案数字化等相关工作提供有力的保障和推动作用。例如，在档案管理制度中明确档案信息化建设的重要性，建立电子档案的相关规范标准，对相关软硬件设施的建设与维护提出明确要求，明确档案管理信息化下的档案安全责任等。2）完善文书档案开发利用相关制度。在保证文书档案良好收集、整理的基础上，单位还要从档案的开发利用方面完善相关制度，从而使档案的价值能够得到充分的发掘和发挥。首先，单位要在制度层面提高档案资料在单位决策、管理中的应用地位，例如，在单位决策中明确档案资料分析环节，建立专门的档案资料分析报告会制度等。其次，单位要对档案的开发利用效果加强关注，通过建设档案利用的反馈制度，将档案在单位工作中的实际利用效果反馈至档案收集、整理、存储保管、开发利用等各个环节，找出当前档案管理中的问题以及影响档案资料利用的因素，并提出措施进行有效解决。3）完善文书档案人员培训、管理以及绩效考核制度。除了对文书档案的收集、整理、利用等工作的管理制度进行完善以外，单位要想提高档案管理质效还要加强相关档案人员方面的制度建设。首先，单位要建立起完善的档案人员培训制度，定期对其开展档案管理理论、管理技术等相关培训工作，积极吸取先进技术和经验，做好培训后的考核工作，提高档案管理人员素质水平。其次，单位要对档案人员加强监督管理，保证其严格按照相关工作流程、规范开展档案工作，对造成档案损毁、丢失、内容不规范等问题的人员严格追究责任。最后，单位要对档案人员的绩效考核制度进行完善，针对档案管理质量、管理效率、档案规范性、档案利用效果等制定系统性的考核标准，并将考核结果与其薪酬挂钩。

4 结语

综上所述，针对当前在文书档案管理中存在的一些问题，相关单位要积极采取有效措施，通过完善档案管理制度，为文书档案的收集、整理、利用等方面提供有力的支持和保障，实现档案管理质效的有效提升。

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作者简介

楚中新（1985-），女，汉族，甘肃省武威市，本科，毕业于中央广播电视大学法学本科，助理馆员，现就职于新疆博州阿拉山口供水工程管理处，担任档案员，研究方向：档案管理。