青少年活动场所档案管理规范化分析

摘 要：近年来经济发展速度明显提高，各级政府对于青少年的发展也越来越重视，不断加大财政投入，注重青少年德智体美劳全面发展，国家大力鼓励青少年健康发展，各地的青少年宫、青少年活动中心、青少年科技馆、文化艺术馆、美术展览馆、以及各式各样的未成年人专门活动场所建设逐渐增加。青少年活动场所是对青少年实施素质教育的重要阵地，各种青少年活动场所，都会有档案记录，档案资料的合理科学管理与收集，对单位的进一步发展、青少年成长都有重要意义。档案是决策工作的中心，所以对于青少年活动场所的档案管理有着规范的规定，但是还是有些场所存在着档案记录模糊不规范的现象，本文则对青少年活动场所档案管理的规范化进行分析。

关键词：场所档案;档案管理;规范管理

1 档案规范化管理的重要意义

档案就是对各项工作的记录，从某种程度上来说也是对工作的真实反应，档案的规范和标准是现代化管理重要工作之一，档案对于现代化的发展有着重要的意义。档案不仅记录着发展历史，更重要的是还记录着其工作成果。其次，档案还对日后的发展提供着重要的依据，具有很高的利用价值。

第一，档案工作是促进行业发展的必要条件。无论是什么行业，数据的收集处理，整理归档，以及分析都是非常重要的。经过合理科学的整理，可以从正面直观的看出来有关行业的发展情况，进行科学分析，可以从中获得更多的信息，总结经验和教训，可以当作促进行业发展的正面教材，有经验和教训才有利于行业的发展，这也是促进有关行业发展的必要条件。第二，是行业发展历史的真实反应。档案是对行业的有关记录，其中包括了行业发生大大小小的事件，其中也包括了行業有关工作决策的记录，它最大的优点就是真实，它是最真实的记录和反映，是最具有参考价值的资料，代表行业的经营成果，也是最具真实性的准确依据。第三，是一个衡量的重要尺度。档案的合理化管理，数据的记录与收集，具体的记录了行业整个的发展情况，想了解行业的情况，可以直接翻看档案记录，它记载了行业的发展历史，已经发展的优秀成果，还有发展趋势，这也是衡量一个行业是否健康发展的重要尺度。

2 档案管理规范化的分析

2.1 档案的编制工作是档案规范化管理的基础

档案的编制记录的规范性不仅代表着现本身的数据问题，在未来的发展中也在各方面的工作有着决策的重要作用，所以，档案的编制时就要严格采取档案的规范制度，设立规范的档案。

首先，档案的质量要标准，纸质质量要符合标准，尺寸要规范，排版也要按照国家的规定。其次是要注意档案记录事件是否准确，是否有其他文件的附件，标题是否准确，日期是否记录有偏差。然后，档案资料等内容的文字应该清晰，不可以出现模糊等现象，字迹也不能潦草，不可以随意在档案上进行涂改，更重要的是确保字迹不会随着时间而变得模糊不清。最后，档案记录要采用规范的格式，要书写规范的字，不得使用简称，使档案在现代化信息管理中更加标准。档案要验收整理确认无误后归档，另外，有关档案资料的移交清单也应该规范填制，这有助于日后档案的备查工作。

2.2 资料的统一收集是档案规范化管理的前提

有关资料的收集和统一管理对于档案的真实性有着巨大的影响，资料的完整直接影响档案的价值。青少年活动场馆内都有内设的机构专用于档案工作，其中包含了对资料的收集管理、统一整理、放置档案室、以及日后对档案检查等工作。

所有场所对档案集中收集统一管理是必要的，这样的行为可以使档案的管理工作更加系统化，不仅保障了原始资料的真实性和完整性，更重要的是，确保了档案资料的安全性。档案管理部门要参加专业的培训，严谨工作态度，熟记自己的工作职责，做好档案管理的各项工作，保证各项资料统一收集管理后，再按照有关规定在时间范围内移交到档案室，任何档案管理的参与人员不可以遗漏问题，更不能将资料进行压扣，占为个人所有，违反相关规定。第二，档案管理机构要严格执行管理规定，档案在移交或外借时要做好相关记录，个人或者档案管理部门不可以私自恶意更改、造假、销毁有关资料。

2.3 档案的深层价值在于开发和利用

档案管理工作的加强不仅仅局限于现代化信息管理的好处，更旨在与日后的开发和利用。可以从档案资料中进行总结获取经验，找到规律，并且加以利用，为行业的发展提供可供参考价值的一手资料。档案的另一个价值在于宣传作用，可以使研究者更加了解青少年活动场所的特性，也可以结合不同年龄段青少年的兴趣喜好，了解青少年的自身发展特点。就青少年活动场所的档案来看，它普遍记录的是单位的业务档案、教师和学员档案、科技档案、文书档案、会计档案和特殊载体档案等，从这些档案中，我们可以进一步了解单位教育教学活动的开展、教职工与学员的个人学习、成长情况、学员在校外活动场所参加各项（社团）活动的体验情况、教职工及学员在单位参加各项活动所取得的荣誉等，通过档案可以直观的看到单位的发展史、历史沿革、活动和课程的开展情况、不同年龄段青少年参加活动的记录以及对不同课程的喜好等等。这些档案的收集整理，总结分析后，对建立健全和完善青少年活动场所的管理体制，加强场所的合理规划及今后发展，对教育教学活动项目的开发和课程活动优化等都能起到积极的推动作用。

3 结束语

青少年活动场所档案的规范化管理，对促进单位发展、青少年教育教学活动课程的探索创新、青少年的成长都有着推动的作用，同时档案为社会的发展有着积极的影响，档案管理工作还要更加系统化，使其更加现代化。档案是各项工作进行决策的重要依据，是促进行业发展的必要条件，还是衡量一个行业是否健康发展的标准和尺度，档案的规范化管理要加强建设。档案的规范化建设需要更加系统的进行规制，提高档案管理人员的专业素质和文化素养，加大对档案管理工作的投入，使档案管理人员对待档案管理的工作态度更加严谨，全面完善档案管理工作的制度体系，使档案管理建设更加规范。

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作者简介

钱秋萍（1982-），女，浙江莲都，档案馆员（中级职称），本科，研究方向：校外教育档案管理。