档案信息化管理措施

杨灿华

摘 要：如今，档案管理已成为社会不断发展的重要战略资源。作为各行业不断增长的载体，对信息的合理利用和发展起着重要的作用。档案管理是资源管理的重要组成部分，随着信息技术的飞速发展，它逐渐从人们的生活方式转变为思维方式，对人才交流、经济等方面的发展产生了巨大的影响。鉴于本文分析了档案管理中存在的问题，强调了信息管理的必要性，并提出了相应档案信息化管理措施，希望能改进我国的档案管理工作。

关键词：档案管理;信息化

在我国，档案管理的工作属性相对较高，既要求保密，又要求专业，也要求各级有关部门积极配合档案管理部门的工作。目前，我国档案管理部门还存在一些不完善的情况，例如在人力方面，档案管理人员相对较少，仍有一些岗位空缺，一些在硬件设施方面，缺乏专业的档案管理室。为此，我国应加强档案管理的管理强度，并对相关工作人员进行思想培训，提高他们对档案管理工作的重视程度。同时，档案信息的重要载体是主要的信息来源，在资源中也起着重要的作用。

1 档案管理信息化在档案管理工作中的重要作用

1）档案管理信息主要以计算机技术和网络技术为基础，与以往的纸质载体传输档案信息的方法不同，信息性档案信息通过电子文件存储在计算机中，可以有效地保存档案信息。

2）大量的信息涉及文件管理，如果通过纸质媒体保存和记录时被查询或更新，这必然会变得非常繁琐。利用互联网更新档案信息时，可以加快信息更新速度，加快资源共享，有助于提高档案管理水平，提高工作效率。

3）由于档案管理中需要管理的信息量很大，如果仍然采用传统的档案管理模式通过纸质介质进行输入和存储，工作效率将受到严重影响。非常繁琐。相反，如果使用互联网进行文件管理，不仅可以加快查询速度，还可以促进信息更新，缩短其更新周期。

4）档案管理信息化可以有效避免档案损坏和信息丢失。传统的档案信息管理模式是通过纸质介质输入和存储信息，纸质介质容易损坏，难以保存，容易造成信息丢失。如果使用互联网通过电子文件存储信息，并在计算机上存储信息，则可以更完整，更长期地备份文件。

2 档案管理信息化的特点

1）档案在使用和查询方面的特点。档案中的信息如何得到有效利用，提高了资源的共享性，并已成为档案管理工作的一个难题，但传统的归档在搜索和使用等方面存在很多问题，例如过程复杂，档案纸张老化等，而信息化归档管理工作却大大提高了档案资源的利用率，从而大大提高了档案资源的利用率。

2）档案在存储方面的特点。目前，纸面文档归档的数量仍然占大多数，但纸面文档归档的缺点是无法克服。首先，纸面文档是纸面文档，无论纸面文档质量好还是不好，在几十年后，如果不以各种方式处理和保存纸面文档，纸面文档归档将不可避免地遭到一定程度的破坏，而纸面文档归档则是在输入时人工写入的。信息化档案管理工作，从网络平台等途径，可以采用电子输入方式对档案进行收集和输入，有利于加强档案管理工作，并使电子档案的保存环境有所下降，减少了档案保存方面的工作量。

3 我国档案管理工作的现状

1）思想观念陈旧。大多数企业忽视了档案管理的建设，档案管理意识的缺失，陈旧的思想观念，没有真正认识到开发和应用信息资源的重要性。因此，现阶段的文件管理工作仍然是您所追求的低效状态，一些具有使用价值的有价值的文件没有发挥应有的作用，造成了信息资源的浪费。

2）资金投入不足。在档案管理的发展过程中，要建立软件，硬件，人员等配套设施，投入大量资金，制约档案管理的发展。档案管理是一项比较繁琐的工作，涉及多个部门，需要在档案管理方面投入大量的人力物力，并配备适当的人员，硬件和软件设施。

3）网络安全堪忧。近年来，科学技术和互联网的迅猛发展为档案的录入和查询提供了有力的支持，但随着网络信息化的发展，黑客和计算机病毒也威胁着档案的安全。 因此，考虑到档案管理的特殊性，必须对其保密性和开放性进行管理，在享受互联网便利的同时，也要重视档案信息的保密性。

4）人员专业化程度不高。档案管理信息化要求管理人员具备较高的综合素质，客观地说，我国档案管理人员在知识结构和专业问题上普遍难以实现网络信息化的发展，人才因素成为档案管理信息化进程的一大障碍。

4 促进档案管理信息化建设的有效措施

1）完善网络信息安全体系。完善档案网络信息安全系统是档案管理信息化的关键，只为了确保一个安全的网络安全系统，为了最终完成文件管理信息，文件信息有其特殊性，文件中的某些信息是公开的，但有些信息是绝对保密的，文件信息需要分层管理，文件信息也容易受到病毒，黑客等威胁。

2）增加档案管理工作的资金投入。资金是文件管理信息化流程的物质保证，归档管理的信息化是一项投资大，周期长，效益慢的工作，必须坚持不懈地进行这项工作，但前期工作需要大量资金，但归档管理业务信息化完成后，却比以往的投入更有经济效益，同时文件管理部门也要合理利用资金。

3）提高档案管理人员素质。对于当前的档案管理工作，要选拔头脑干劲十足，举止得体，责任心强的党员，加强职业培训，使他们在日常生活中发挥积极性和积极性。他们不仅要非常精通业务流程，还要学习和掌握科学的档案管理方法，使档案管理更加科学合理。并且，通过对档案管理相关内容的研究，也可以为我们的社会提供有利的条件。

4）健全档案管理制度。目前许多档案工作者内部制度比较灵活，工作态度比较模糊。因此，如果要加强档案管理，就必须建立完善的管理制度。管理系统要根据本单位的实际需要进行，并且要切实可行，在制定，工作流程的基礎上简化工作流程，提高工作效率，以制定规范的流程。对制度的制定必须具有一定的约束性，不仅要约束职工，还要同时约束上层。制度的难点在于，不是谁都不遵守，而是谁也不带头服从，束缚领导的策略，使领导先服从，员工通过学习模仿，可以大大提高工作制度的作用，有效地工作。

5）信息化服务。目前，我国已进入信息化时代，许多工作离不开计算机网络和一些系统操作，文件管理部门也需要引进计算机网络技术。在传统的归档管理模型中，归档创建者需要到归档管理部门创建文件。由于员工将归档基于归档信息，因此工作流程既繁琐又耗时。通过利用信息技术，可以在网络上制作电子档案，工作人员可以对其进行评论，成功时，可以在计算机上直接保存在适当的档案类别中。计算机网络还通过多通道查询功能使用户可以轻松地执行查询，从而节省时间。

5 结束语

通过使用计算机技术和因特网进行文件管理，对于信息文件管理，数字管理， 对社会各阶层来说，提高各部门的工作效率，提高和保证工作质量，为顺应我国社会主义现代化建设的发展，档案管理信息化必须贯穿于全社会的档案管理工作之中。还有很多地方我们要努力做好档案管理工作，希望能通过以上内容不断完善档案管理，促进我国档案管理的发展。

参考文献

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