人力资源档案信息化的建设策略研究

李婕

摘 要：随着经济发展和时代进步，人力资源的作用越来越凸显，而人力资源档案作为人力资源管理中重要的组成部分，对人力资源管理具有不可或缺的作用。但是在实际应用过程中，由于人力资源档案的管理方式过于传统，很难满足新时代背景下人力资源管理的需求，因此，本文根据这一现状，对人力资源档案信息化的建设策略进行研究，为人力资源档案管理提供一定的帮助。

关键词：人力资源;档案管理;信息化建设

人力资源档案作为人力资源管理中重要的组成部分，不仅可以对企业单位的人员成长和发展进行详细地记录，还可以推动企业单位各项工作的开展，而随着时代的进步，传统的人力资源档案模式已经很难满足人力资源管理的需求，因此为了提高人力资源档案管理的效率和质量，就需要对人力资源档案信息化的建设进行探究，从而提高人力资源档案管理的水平。

1 人力资源档案信息化建设分析

1.1 人力资源档案信息化建设的现状

为了提高人力资源档案管理的效率和质量，对人力资源档案信息化的建设进行探究时，大部分的企业单位并没有认识到档案信息化与档案数字化之间的区别，使得档案信息化的建设并不全面，而且在实际建设过程中，由于人力资源档案信息化建设的效益问题不够规范，过于追求当前的利益，使得人力资源档案信息化建设的效果并不是很好。不仅如此，在进行人力资源档案信息化建设时，企业单位缺乏对于体制的创新，使得人力資源档案信息化建设跟不上时代的步伐，无法满足新时代背景下人力资源管理的需求。

1.2 人力资源档案新消息化建设作用

由于传统人力资源档案管理主要使用人工的方式进行，使得档案管理的时间成本和人工成本非常高，并且管理的效率和质量还不是很好。而信息化人力资源档案管理，通过充分利用信息技术的方式，可以有效简化人力资源档案管理的归档过程，提高人力资源档案管理的效率和质量。不仅如此，在使用信息化人力资源档案管理时，可以实现人事档案的多元化、多样化管理，丰富和完善人事档案资料的内容，提高人力资源档案管理的效率和质量，

2 人力资源档案信息化的建设策略分析

2.1 基于自身方面的建设策略

人力资源档案信息化建设是新时代背景下，人力资源管理对人事档案管理提出的新要求，主要是利用现阶段比较先进的信息化技术，通过人才、资源信息化的方式，提高人力资源档案管理的效率和质量，为人力资源管理提供良好的基础和前提。但是在进行人力资源档案信息化建设时，大部分企业单位的人力资源档案管理制度并不完善，人事档案的档案信息录入、档案信息跟进、档案信息管理等制度都或多或少存在一定的问题，导致在开展人力资源档案新消息化建设时，大部分企业单位的人事档案管理制度跟不上信息化建设的进程，对人力资源档案信息化建设造成了严重地影响。因此在对人力资源档案信息化建设的策略进行分析时，企业单位要做好“打铁还要自身硬”强化自身实力，完善自身的管理机制，提高与人力资源档案信息化建设之间的契合度，从而推动人力资源档案信息化建设的进程。

例如在对人力资源档案信息化建设的策略进行分析时，企业单位可以通过完善自身管理机制的方式，提高与人力资源档案信息化建设之间的契合度，从而推动人力资源档案信息化建设的进程。在建立健全人事档案管理制度时，可以从以下几个方面进行考虑：

1）建立健全人事档案管理制度，促进人力资源档案信息化建设的进程。首先要对人事档案管理的部门和职责进行明确的展示，然后对人事档案管理人员的职责进行明确，如收集分析及整理档案资料，办理档案的查阅、借阅、转递手续，登记所属部门、职务以及工资变动状况，做好人事档案资料的保密和保护工作等等。其次是对人事档案管理过程中需要遵循的要求和原则进行明确的规定和完善，在规定和完善时可以根据相关的法律法规和操作规范，结合其他企业单位案例的方式进行规定和完善，不仅如此，还要对人事档案中包括的内容进行明确的展示，可以通过分类型的方式进行规定，如履历资料方面包括简历、人员登记表;考核考察材料方面包括自我鉴定;前任单位鉴定;学校鉴定;调动资料等;资格证书方面包括学历证书、专业技能证书等;政审资料方面包括团关系、党关系等等。

2）完善人事档案管理流程和管理架构，提高内部借阅和调换档案的效率。在完善人事档案管理流程和管理架构时，首先是对员工的档案进行全面细致的检查，然后根据密封是否完整、材料是否齐全的标准进行判断，是直接提交还是让员工进行补充，最后是对人事档案进行登记、整理和归档，从而完成人事档案管理流程的架构。

2.2 根据实际情况，对人力资源档案信息化建设的软件和硬件部分进行完善

在探究人力资源档案信息化建设的具体策略时，除了对自身的人事资源档案管理制度和管理流程进行完善和强化，为人力资源档案信息化建设提供良好的基础和前提以外，还要根据企业单位的实际情况，以实际需求为主要方向，对人力资源档案信息化建设的软件和硬件部分进行完善，从而加快人力资源档案信息化建设的进程，提高人力资源档案信息化建设的水平。

例如在探究人力资源档案信息化建设的具体策略时，还要根据企业单位的实际情况，以实际需求为主要方向，对人力资源档案信息化建设的软件和硬件部分进行完善，从而加快人力资源档案信息化建设的进程，提高人力资源档案信息化建设的水平。首先是人力资源档案信息化建设的硬件部分，在建设时企业单位要加大经济投入，以实际需求为核心，对自身的人事档案管理设备进行更新和替换，提高自身的设备水平，为人力资源档案信息化建设提供稳定的设备基础。如在建设时可以根据人事档案管理的工作流程需求，进行设备的更新和替换，在收集和录入方面，要在准备档案袋、档案柜、各类型打印纸等基础设施的基础上，对人事档案管理的打印机、电脑、保存、扫描仪等设备进行更新和替换，选择更加先进便捷，更加全面的设备进行人事档案管理。而人力资源档案信息化建设的软件部分，要基于人事档案管理的流程和主要内容，充分利用现代新进的信息技术，构建全面系统的人事档案管理平台，提高人事档案管理的智能化和信息化，为人力资源档案信息化建设提供先进的软件基础。如在建立人事档案管理平台时，可以利用大数据技术和云平台技术进行建立，通过大数据技术和云平台技术，构建一个管理平台，然后根据人事档案管理的流程和具体内容，在平台中设置各种板块。其次是在设置好板块的基础上，根据人事档案管理的需求，在管理平台中加入录入、预览、整理、归档、查阅、转换等功能，从而提高人事档案管理平台的全面性。最后要对人事档案管理平台的权限设置、查阅日志、安全保密系统、登录系统等方面进行完善，提高人事档案管理平台的便捷性和信息化水平。

3 总结

探究人力资源档案信息化建设的策略时，首先要对现阶段人力资源档案信息化建设的现状进行充分地了解，结合人力资源档案信息化建设的作用，通过对自身人事档案管理制度和管理流程进行完善的同时，充分利用信息技术，对人力资源档案信息化建设的硬件部分和软件部分进行完善，从而促进人力资源档案信息化建设开展的速度，提高人力资源档案信息化建设的水平。

参考文献

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