浅析档案管理信息化建设的有效性

杨香花

摘 要：新形势下，以大数据和云计算等为标志的互联网技术迅速发展，使我国各行各业都面临着严峻的挑战，尤其在事业单位的发展过程中，档案管理作为提升事业单位管理水平的关键环节，加快档案管理信息化建设步伐，更能全面提高事业单位的管理水平。因此，如何推动事业单位档案管理工作信息化建设，实现便捷高效的档案信息化管理，使其充分适应社会现代化的发展需求，进而推动事业单位档案管理工作实现快速转型。

关键词：档案管理;事业单位;对策建议

信息时代的到来，使传统的档案管理工作已不能满足时代发展的要求，急需积极应用信息化技术进行改进，突破原有的档案管理工作模式。因此，必须充分利用事业单位档案管理的信息资源，加大对基础设备的投入，强化电子档案网络化应用水平，全面提升档案管理的工作效率。本文以事业单位档案管理为主题，对事业单位档案管理信息化的必要性进行分析，并根据实际档案管理工作所出现的问题，提出了相应的对策建议，以期实现档案管理信息化。

1 事业单位档案管理信息化建设的可行性分析

在事业单位开展档案管理工作信息化建设的实际过程中，应转变档案管理的传统工作模式，加大对先进技术的应用，进而促进事业单位的长远发展。首先，开展档案信息化建设，有利于为事业单位树立良好的公共形象。以纸质为媒介、以人工录入为主要方式的传统档案管理工作，给信息的采集、录入以及查找等带来了诸多的不便。而档案管理信息化能从本质上改变档案管理的工作模式，有效解决存储、查找等等工作环节中所出现的问题，全面提升档案信息的利用率，同时也能在网站上对档案信息进行及时公布，便于公众查找以及核查信息，提升业务办理的透明度，进而为事业单位树立了良好的公共形象;其次，开展档案信息化建设，有利于最大限度地提高档案的利用效率。在事业单位的管理过程中，档案管理信息化建设能进一步地对档案的价值进行挖掘，不会受到时间和空间的限制，能更好地为事业单位管理水平提升奠定良好的基础，并为其发展提供服务;最后，开展档案管理信息化，有利于提高事业单位的工作效率，有效解决纸质化档案管理所带来的一系列弊端，简化档案管理的工作流程，提高档案查询和使用效率，进而促进事业单位的可持续发展。

2 事业单位档案管理工作中出现的主要问题

2.1 重视程度不高，人员素质有待提升

信息时代下，推动档案管理信息化建设工作的顺利开展，必须积极借助信息化技术，提高管理人员对档案管理工作的重视程度，进而可以开展档案管理信息化建设培训工作。但在实际的档案管理工作开展过程中，仍存在不少问题。当前，事业单位管理人员地对档案管理信息化建设了解程度不深，缺乏系统的理论知识，难以形成对档案管理的正确认识，认为档案管理对事业单位来说可有可无，对事业单位的实际经营管理目标无益，而开展档案管理信息化建设更被认为是白白浪费金钱和时间，进而导致档案管理工作缺乏有力的财力支撑，对档案管理信息化建设开展进程造成严重影响。此外，人员素质和能力不高也是档案管理工作存在的主要问题，归根到底是由于管理人员对其重视程度不高。现阶段，事业单位档案管理工作人员大多是年龄较大的员工，对信息化建设了解甚少，缺乏专业的技术水平，导致档案管理工作开展缺乏科学性，难以满足信息化建设的需求，大大降低了管理质量。

2.2 工作效率较低，信息化程度有待加强

信息时代下，推动档案管理信息化建设工作的顺利开展，必须转变传统档案管理的工作模式，应强化档案信息数字化建设。随着互联网技术的快速发展，事业单位在开展档案管理工作的过程中应强化对信息技术的运用水平。但由于现实方面的种种原因，导致在具体工作阶段，档案信息化建设仍缺乏强有力的支持，基础设施投入不足，仍沿用传统的纸质档案管理模式，使档案管理工作更新不便，降低了档案管理工作的效率，影响了整个档案信息的处理和资源共享，阻碍了事业单位档案管理信息化建设的正常开展。

3 加强事业单位档案管理信息化建设的对策建议

3.1 提高重视程度，加强事业单位人才队伍建设

新形势下，加强事业单位档案管理信息化建设，应提高重视程度，加强事业单位人才队伍建设。首先，应提高管理人员的重视程度。事业单位应开展相关培训，使管理人员从思想上认识到档案管理工作的重要性，提高管理人员开展档案管理工作的积极性，为信息化建设提供有力的财政支持;其次，应提高管理人员的专业素质。事业单位应开展与档案管理信息化建设的有关培训，提高管理人员的计算机技术水平，努力培养出一支工作能力强、业务素质高的档案管理工作队伍;最后，应建立员工考核制度，注重对档案管理工作人员的各项工作能力进行考查，与员工的经济利益相挂钩，激发员工参与工作的积极性，对于培训过程中表现良好的工作人员进行相应奖励，如评优评先时优先考虑等，这样做有利于加强人才队伍建设，提高管理水平和质量，促进事业单位的全面发展。

3.2 推动信息化建设，提升档案管理工作效率

新形势下，加强事业单位档案管理信息化建设，应推动信息化建设，提升档案管理工作效率。首先，应强化档案信息数字化建设。近年来，档案管理工作内容繁多，增长速度较快，耗费的人力物力资源也越来越多。因此，为更好地提升事业单位档案信息化工作效率和水平，应加大对其信息化建设的投入力度，合理地将纸质存储转化为数字信息，保证其能够成为电子文档，同时还应确保档案信息的完整性和规范性;其次，应强化电子档案信息网络化建设。为了有效地提升电子档案信息化的工作效率，事业单位档案管理人员应积极应用电子化设备，搭建网络收集平台，实现在线归档，统一进行管理，使广大用户不再受时间和空间的限制，促进资源共享;最后，应健全相关制度体系，确保档案管理工作规范化进行。当前，事业单位在档案管理过程中仍缺乏统一的规划和输入格式，各部门独立运行，缺乏相应的沟通和交流，导致电子档案在各自的环境中运行良好，但在调动和流转环节中常常出现不兼容的问题。因此，在事业单位开展档案管理信息化建设的实际过程中，应建立统一规范的档案管理标准，以便档案信息化工作的顺利开展。

4 結语

综上所述，在事业单位的发展过程中，档案管理作为其中的关键环节，发挥的作用尤为重要。事业单位开展档案管理信息化建设，有利于提高档案的利用效率，全面挖掘档案的利用价值，简化档案管理的工作流程，进而可以为事业单位树立良好的公众形象。但当前事业单位档案管理工作中仍存在不少问题，如管理人员重视程度不高、员工工作能力不强以及信息化应用水平较低等。因此，事业单位在开展档案管理信息化的实际过程中，应积极开展档案管理信息化建设的培训工作，加强事业单位的人才队伍建设，提升员工的专业能力和业务素质，推动档案管理的信息化建设进程，完善相关制度体系，规范员工行为，进而促进事业单位在可持续发展的道路上越走越远。

参考文献

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