提高老干部档案信息化管理水平研究

杜晓静 姚清华

摘 要：在如今的大数据时间背景下，档案信息化管理已成为档案管理工作的主要发展方向。老干部档案作为其中重要的组成部分，其信息化水平直接影响着部门工作效率和利用率。本文从探讨信息化建设在老干部档案管理工作中的作用出发，分析目前该工作存在的问题及解决措施。

关键词：老干部档案;信息化;问题;措施

党的十九大以来，党中央高度重视老干部工作，习近平总书记在十九大报告中强调要“认真做好离退休干部工作”，为新时代离退休干部工作指明了前进方向，提出了更高要求[1]。因此，必须做好老干部档案管理工作，采用现代信息化手段提升老干部档案管理水平，积极推进老干部工作科学发展[2]。

1 信息化建设在老干部档案管理工作中的重要作用

1）有利于档案信息的保存。由于早期信息化水平不高、互联网资源普及性差，老干部档案基本以纸质档案为主，反复查阅利用，容易发生磨损、缺失等现象，不利于长期保存，为档案管理工作带来了诸多不便。采用计算机技术、网络技术对档案进行数字化加工，将其转化为数字化图像、文字存储在电脑等介质中，可有效节约保存空间，真正实现绿色化、无纸化存储[3]。同时，数字化档案可根据需要随时复制，具有更加便利的特点，打破了传统纸质档案借阅归还等繁琐程序，还避免了人为涂改造假档案行为的发生。

2）有利于档案信息的资源共享。档案信息包含了老干部的很多显性个人信息，例如年龄、联系方式等。老干部在退休后，档案是办理医疗保险、领取退休金、领取奖励金、办理户口迁移的重要佐证材料，涉及部门不仅有本单位，而且有医疗保障局、公安局等。传统纸质档案管理模式，占用空间大、查阅速度慢，不能有效满足工作需求。档案信息化后，有利于有关部门在大数据环境中实现信息的共享与创新。当需要退休干部的详细资料时，用户可利用互联网及大数据实现部门间的信息共享[4]，方便相关工作人员查阅和调取，同时为老干部和代办人员提供便利，能够有效提高工作效率。

3）有利于档案信息的价值挖掘。许多离休干部是中国共产党领导人民革命和建设的亲历者和参与者，其档案中记录的时间、事件比较具体，对于历史研究具有较高的研究价值，档案材料是这一特殊时期的历史见证和重要资源。挖掘老干部档案中的先进事迹对于推进社会主义核心价值体系建设，传承老干部精神具有特殊的意义和作用[5]。將档案信息化，有利于提高档案信息的检索效率、提升信息挖掘水平，提高相关工作决策的科学性和准确性[6]。

2 当前老干部档案信息化管理中存在的问题

1）相关部门的管理人员对该项工作的重视程度不够，认为部门的业务工作才是工作重点，对老干部档案的管理工作未落实到日常工作中，档案信息内容录入程度化较低，比如学历学位、专业技术职称等[7]。

2）在信息化建设过程中缺乏统一的标准和规范，未能形成科学性、统一性的管理技术标准，对老干部档案的分类编码不完善、不统一，直接制约了信息的有效交流和共享。

3）部分档案管理人员专业素质有待提升，工作人员对档案信息化管理的理论知识、管理原则和细节掌握程度较低，专业知识薄弱，缺乏必要的系统化培训，对档案资料的收集、整理工作进展不到位，导致档案信息采集、整理程度不高，最终影响信息化档案管理的使用[7]。

4）对老干部档案信息化建设的基础投入相对较弱。一些部门对档案管理的硬件设施保障力度不够，一些部门采用版本陈旧的软件管理系统，严重阻碍了档案信息化管理的工作效率。

5）信息安全技术有待提高，电子档案是以网络平台为载体，信息技术为支持进行传递和共享。必须加强网络安全保障技术措施，才能增强老干部档案信息的可靠性和安全性。

3 提高老干部档案信息化管理水平的措施

1）完善老干部档案的信息采集收集工作。档案信息化管理中的基础工作是信息的采集和收集工作，老干部档案管理同样如此。只有提升老干部相关信息的采集收集技术，才能保证后期管理工作的正常运行[8]。要制定定时收集、定时录入信息工作制度，对新增老干部档案信息及时更新，对遗漏信息或者不准确的档案信息进行及时更正。要记录好老干部曾经做出的贡献、曾经取得的成绩、专业特长，通过档案资料将老干部的特长展现出来。可采用定时收集、补充收集、跟踪收集和定向收集多种方式开展工作，以确保老干部档案信息的完整性和真实性。

2）提升老干部档案信息化基础设施水平。档案管理部门要加大财政投入力度，购置老干部档案信息化管理所需的计算机、打印机、扫描仪等必需的硬件设备，为档案管理人员提供高效安全的工作环境。同时对档案管理软件做好及时更新换代，要充分考虑软件的运行、兼容性和共享性，保证管理软件能够在不同的平台系统运行，提高软件系统的使用效率和共享率。投入资金建设档案管理室，确保室内的温度、湿度控制在适宜范围内，为档案的储存提供良好的条件。要做好电子档案的存储工作，定期对老干部的电子档案进行备份，避免因硬件设施的损坏发生档案信息丢失的情况。

3）加强老干部档案信息化人才队伍建设。档案管理单位要重视人员培养，利用各级档案管理部门的各类培训、考察，加强老干部档案工作人员的业务素质培训，增强档案工作人员的档案管理与服务意识、拓宽视野、改善知识结构。要建立专业化的老干部档案信息化管理队伍，在进行人才招聘和引进时，应综合考虑人员的专业技能、学位学历，特别是老干部档案进行信息化管理后，要及时引入计算机、网络安全方面的专业人才，全面搭建档案管理人才架构。

4）做好老干部档案信息安全保障体系建设。一要加大硬件设施投入，可聘用专业网络安全维护管理人员，排查当前安全保障体系中的漏洞并及时修正。定期升级各类档案管理软件，定期维护系统，从源头上确保老干部档案信息的安全;二要健全完善《档案安全工作应急预案》等相关工作制度，日常工作中要严格遵守各项安全管理制度，按规程办事;三要加大老干部档案管理工作人员的安全培训力度，增强工作人员的安全保密意识和法律意识，落实安全责任。

4 结语

高效的档案管理是做好老干部工作的第一步，加快信息化管理体系建设、提升信息化管理水平对老干部档案管理工作具有十分重要的作用。要提高重视、认真谋划、做实做细，进一步提高档案建设管理质量和工作效率，才能使老干部档案管理工作更加规范，更好地为老干部服务。

参考文献

[1]魏爱华.新时代开展离退休干部工作的新思路[J].奋斗，2019（07）：57-59.

[2]张维娜.新形势下离退休干部档案管理工作的优化措施[J].科技经济导刊，2018，26（16）：192-193.

[3]方军.基于网络环境的干部人事档案数字化加工流程设计[J].办公自动化，2020，25（11）：51-54.

[4]曹燕红.信息化时代档案资源共享研究[J].兰台世界，2020（05）：95-97，100.

[5]李霄峰.做好老干部工作推动社会主义文化大发展大繁荣[J].中共山西省委党校学报，2012，35（04）：95-98.

[6]张丽霞.老干部档案管理信息化建设研究[J].城建档案，2019（11）：30-31.

[7]辛虹播.新形势下离退休干部档案管理工作的优化创新研究[J].江苏科技信息，2019，36（25）：33-35.

[8]武晶晶.做好新时期老干部档案管理工作的体会[J].办公室业务，2019（04）：30.

作者简介

杜晓静（1981-），女，汉，山东龙口人，科员，大学本科，临床医学专业，烟台市疾病预防控制中心。

通讯作者

姚清华，女，汉，科员，烟台市疾病预防控制中心。