档案库房智能化对档案安全管理的影响研究

肖亮

摘 要：在传统的档案管理模式下不仅表现出较高的工作强度、较低的工作效率，而且不利于档案库房安全管理工作的开展。因此，文章结合档案库房管理现状，提出了将智能化管理系统引入档案库房管理中的策略，分析通過此智能化管理系统的应用来实现库房管理智能化对档案安全管理所起到的积极影响和重要作用，希望可以为同行提供积极的管理模式改进思路。

关键词：档案库房智能化;档案安全管理;影响

1 引言

知识经济和信息产业是现代社会发展和变革的主要动力，在推动有形实体向数字化发展和变革的过程中，也在逐渐改变传统的工作环境，表现出同时存在现实和虚拟空间的工作环境，也加快了生产和管理方式向多元化发展。以库房管理工作为例，通过智能化管理模式的引入，可以实现档案管理工作强度的降低，推动此管理模式向信息化和网络化方向发展，而且通过现代科学手段有利于提升档案库房智能化安全保护水平。

2 档案库房管理现状

2.1 管理内涵

档案库房管理是档案工作中的关键内容，这主要由于库房中保管着重要的历史文献和参考资料等档案，通过库房来做好对此类档案的保管工作，有效保证档案管理工作质量和安全。在此类档案管理工作中，通过智能化管理技术的应用可以高效和全面控制库房内的环境和各项管理因素，在保护库房中档案的同时，还便于用户对档案资料进行查询和使用，有利于对档案资源进行开发和利用，推动档案库房管理的智能化建设。

2.2 管理现状

在应用智能化管理模式之前，在传统的管理模式下，表现出以下问题：

首先是管理工作任务艰巨的问题。由于在传统的管理模式下基本采用人工管理方式，在档案上架和出库、入库等环节中比较依赖管理人员的记忆和体力，对档案收藏位置进行记录和判断，同时还要开展库房环境温湿度等情况的巡查，需要数量较多的管理人员花费大量时间开展上述工作，不仅工作任务重，而且工作效率低。

其次是可视度较低的问题。在采取上述人工记录或者只是采取简单电子辅助的方式进行馆藏情况记录工作中，只有管理人员才熟悉库房内的布局情况以及档案摆放情况，影响了档案利用效率，也难以开展监管工作。再次是在传统管理模式下比较重视库房的防盗工作，但是缺乏有效的追溯制度来监控档案实体，无法满足档案查阅和使用要求。

最后就是重视不足的问题。在领导追求发展经济的过程中，往往忽视档案管理工作，甚至普通民众也对此工作有所误解，导致此工作岗位人员缺乏成就感和职业归属感。

3 档案库房智能化对安全管理的积极影响

在档案库房管理中应用智能化管理系统，主要是通过现代化的计算机技术构建不同的管理模块，通过信息采集和分析等手段，利用信息网络计划对各个模块开展集中和统一管理，有助于提升库房安全管理水平。比如通过此智能化管理系统的应用，首先可以起到自动调节库房环境温湿度的作用。档案实体在库房中长时间存放对于库房环境温湿度等有着较高的要求，而在传统管理模式下需要定期检测库房环境并进行调节，具有较大的工作量，并且难以实现实时和准确调节月精细化管理。而通过智能化管理系统的应用，可以通过主控微机对库房环境中的温湿度等数据进行实时收集和综合性分析，结合分析结果在需要调节时下达控制指令进行调节。同时还可以通过主控微机来显示、储存和记录库房环境中的温湿度数据，形成相应的日报表、月报表或季度报表等统计报表用于管理。

其次是具有自动防盗报警的功能。通过在库房中安装红外探测器的方式，可以在设防时段内监测到非法入侵行为时则会向中央控制台发出警报，同时通过软件电子地图显示入侵位置，并对此次入侵事件进行自动记录。在此自动防盗报警系统的应用时，还可以智能设置设防时间，智能识别工作日和节假日，保证在非工作日时间内的安防报警作用发挥。

最后是自动消毒灭菌功能。对于库房中的实体档案资料来说，容易由于携带传染性病毒而造成库房环境中充满病毒和细菌等，因此可以在库房中设置臭氧消毒设备，通过控制模块、利用计算机对此消毒设备进行智能远程控制，可以智能设置在监测到库房中长时间无人时则自动启动，或者是设置自动控制时间进行设备操作，无需人员干预实现对库房空气的净化。

此外，还可以在此管理系统中增加通风换气、漏水检测等功能模块，保证满足库房管理实际需求，保证此智能化管理系统作用的发挥，切实保障档案管理安全和质量。

4 发挥档案库房智能化作用的措施

4.1 推行以人为本的管理理念

通过档案库房智能化管理系统的应用，可以构建完善和人性化的管理制度，创建和谐和舒适的工作环境，构建积极健康与和谐的人际关系，同时也有助于不同部门之间的团结协作，调动人员参与培训和学习的积极性，实现管理人员自身专业素质的提升，充分发挥管理人员的作用，调动其工作积极性与主动性。

4.2 强化绩效管理

为了推动团队和个人实现管理和工作目标，并且提升工作人员的能力和素质，通过此智能化管理系统的应用，可以开展绩效管理，也就是通过持续开放的沟通和规范化管理，及时发现和解决管理人员的职业懈怠问题。通过绩效管理系统的建立和应用，加强绩效管理培训，分析产生职业倦怠问题的原因，确保管理和工作目标的实现，达到组织所期望的利益和产出。具体地说，在开展绩效管理时，可以通过工作数量和质量对绩效工资进行确定，还可以对短期和长期目标进行确定，并实施相应的目标激励机制。同时可以采取职称评定和招聘分开的策略，通过绩效反馈机制来调动管理人员的工作热情，减少或避免出现职业倦怠的问题，有利于推进档案管理工作的健康发展。

4.3 档案管理系统和库房智能化联动

通过档案管理系统的应用可以查询档案内容并对所需资料进行输出打印，如果是对档案实体进行查询和使用，则需要通过管理系统联动库房，显示档案所处的位置，便于调档人员快速和准确找到档案。在档案被取出之后，系统就会自动记录所取出档案的信息并且在库房中密集架上的LED屏幕上显示。还可以在档案长时间未归还时提醒工作人员还有未归还的档案，工作人员则可以根据信息提醒相关人员按时归还。还可以定期对档案资料进行盘查管理，经过统计分析之后做出分析报表，提升管理效率并确保档案安全。

5 结语

将智能化管理系统引入档案库房管理工作中，可以发挥其自动调节温湿度、自动防盗报警以及自动消毒灭菌等作用，同时也发挥档案库房智能化作用，实施以人为本的管理方式，强化绩效管理，加强原有档案管理系统与智能库房管理系统之间的联动，提升档案管理效率，为民众和企业等需求者提供更为便捷和高质量的档案管理服务，也大幅度降低了管理人员的工作量和难度，有利于保障档案库房安全管理。

参考文献

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