对提升档案管理效能的思考

李晓婷

摘  要：档案管理是每个单位必须面临和从事的一项专业性基础工作，这项工作对单位管理会起到一定的辅助性作用。通过档案资料可以为领导科学决策，进一步提升领导水平，为工作人员寻求问题解决办法，总结成功的经验教训都将起到重要的依据和参考性作用。本文针对如何更好地做好事业单位档案管理做了一定的思考，以期与档案工作同仁进行交流，达到促进工作，提升业务水平的目的。

关键词：档案管理;效能;发展

档案管理是每个单位必须面临和从事的一项专业性基础工作，这项工作对单位管理会起到一定的辅助性作用。通过档案资料可以为领导科学决策，进一步提升领导水平，为工作人员寻求问题解决办法，总结成功的经验教训都将起到重要的依据和参考性作用，而强化档案资源发掘管理从中梳理业务数据，更好地服务于日常业务工作，这些都是档案作用发挥的基本方面。本文针对如何更好地做好事业单位档案管理做了一定的思考，以期与档案工作同仁进行交流，达到促进工作，提升业务水平的目的。

一、档案管理存在的主要问题

1.对做好档案管理工作意识不强，重视不够。档案工作在整个单位管理中是一项服务性工作，不能直接产生经济效益，社会效益的产生也是间接的通过业务工作或其他工作才可以实现。这种状况下，逐渐导致了人们对档案工作的不正确认识和看法，档案管理工作自然很难放到单位的主要方面来考虑和安排。有的单位档案管理没用专门人员，没有符合要求的档案厨具和档案库房，档案管理制度，应当配备的基础设施防火设备温湿度调节设备都没有或者达不到安全管理的基本标准;有的单位安排老弱病残等即将退休的人员从事档案管理工作，没有工作经验，不懂业务知识，思想老化保守，直接导致了档案质量严重降低，档案管理水平的落后现象。

2.没有建立健全切实可行的档案管理制度。结合单位实际制定形成符合上级要求的档案管理制度，对档案管理工作进行约束和规范是做好档案管理工作必不可少的重要一環。而现实情况是有的单位照搬照抄外单位工作制度，挂在墙上，写在纸上，没有起码的可操作性和现实性;有的单位没有形成档案管理制度，日常管理工作无据可循，任由自己的认识进行管理和处置，导致档案管理工作散乱无序。比如起码的档案收集制度没有形成，单位各部门形成的文件材料不知道整理归档什么内容，应该什么时间移交，移交归档的标准要求是什么，应该做什么工作等等一塌糊涂;在档案整理工作中不按照规范标准整理分类，组成的档案不合律，没有必要的联系和形成规律，档案文件无从查找，相反为利用增添负担和障碍，与档案利用的初衷和目的背道而驰。

3.管理技术和水平陈旧落后。当下，信息技术和现代化网络技术的快速发展，需要档案管理工作不断运用这些新的技术手段进行档案管理，以适应社会和新技术对档案管理工作的要求。但是目前很多单位仍然沿用过去传统的手工档案管理方式就行整理和手工查阅利用，不仅工作效率低下，还不利于档案的安全管理，容易损毁档案甚至丢失档案，为档案管理带来很大的难度;有的单位配备了一定的现代化管理设备，不是因为没人使用就是因为常年不用，年代久远逐步被淘汰落后。种种原因导致了目前普遍存在的管理技术和管理水平陈旧落后的不良局面。

二、提升档案管理水平的有效措施

1.提高档案管理重要性的认识与提升专业人员素质并重。首先，做好档案管理工作提升对档案管理工作重要性的认识，这是解决做好档案管理工作的第一步，在一定程度上思想意识决定了实际行动，只有从思想上真正认识到档案工作的重要性才能真正安心专心用心做好具体的档案管理工作。其次，要注重档案人员的选配，政治素质过硬是前提，除此之外就是自身所具备的专业素质是否适应档案岗位工作要求。选配年富力强有档案专业背景或工作经验的人员从事档案管理工作，这些人员在工作岗位上知道怎么干，知道应该干什么，还会运用新的技术理念改进档案管理工作中的弊端，必将促进单位档案管理工作整体水平的的不断提升。

2.健全制度，持之以恒做好档案管理工作。合理的档案管理制度是档案管理的守则，具有约束力和现实可操作性，在实际档案管理工作中作用明显。按照既定的档案管理制度做好档案的收、管、用，持之以恒，久而久之形成习惯，档案管理工作成效就会明显显现。

3.强化培训，提升能力与水平。现形势下的档案管理工作是一项传统与现代技术相结合运用的工作，信息技术和新媒体技术日新月异，档案工作受到巨大冲击。管理好档案工作不仅需要档案人员懂传统业务知识，也需要档案人员具备新媒体信息管理技术，要有与时代发展同步的战略眼光与思维方式。这些要求不是哪个人与生俱来的，只有加强学习培训才能跟上发展要求，不断提升自身业务能力和业务水平。

4.合理配置档案管理人员。档案工作是一项细致而严肃的工作，需要档案管理人员热爱这项工作，从内心喜欢，起码是有不排斥的态度，这样才能确保档案人员的稳定性，避免走马灯似的频繁更换，进而影响到档案管理岗位职责的有效履行。管理人员的配备要根据档案管理的数量和工作量进行合理配置，避免人少事多，疲于应付，这样档案管理工作的质量将无从谈起。

综上所述，做好单位档案管理工作是单位的一项较为重要的基础性工作，做好这项工作单位领导重视很关键，同时要进一步完善各项制度，提升管理认识，合理配置档案管理人员，强化业务培训，增强业务锻炼和培训，不断提升综合管理水平，不断推进单位档案管理水平的有效提升。

参考文献

[1]  吴新发. 浅谈档案管理水平的提升[J].决策与信息;2016（01）.23-24.

[2]  刘明. 档案管理理念与效能作用[J].科学时代;2017：（08）.18-19.

[3]  沈照来. 论档案作用的发挥[J].科技导报;2018（03）.20-21.