推进企业档案工作规范化和标准化措施

2020-11-18 11:01:09 时代人物 2020年22期

吴蓉

摘要:在企业生产与管理过程中,档案管理是其重要组成部分,也是企业生产运营的真实记录,尤其是新时代发展背景下,档案管理更是发挥着重要的作用。基于此,该文主要从企业档案工作规范化与标准化为基点,进一步对管理措施进行分析,从而更好地推进企业档案工作。

关键词:企业;档案工作;规范化;标准化

1引言

在新时期发展背景下,企业档案工作规划化与标准化是发展的趋势,因此,如何有效地进行档案标准化与规范化管理,对企业的发展有着极其重要的作用。有效的档案建设能够为企业的发展提供更加高效的服务,是企业档案管理的重要课题。

2搭建档案管理平台和模板,用硬标准来促进规范化和标准化

构建档案管理平台,就需要“立规矩、定标准”,构建有效的档案管理标准,是促进企业档案管理工作标准化与规范化的重要基础与前提。

分门别类,科学划归。在企业档案管理中,不论是对于传统的档案管理,还是信息化档案管理,要想实现档案规范化的关键就是科学分类。对于企业而言,需要构建各自的档案管理单元,如规划系统、招标系统、工程技术管理系统、项目建设系统、资金管理系统等,每个单元又是相互独立的体系,形成纵向到底、横向到边的档案管理网络。在繁杂的档案网络管理中,必须要做到科学划分合理归类,将企业所从事的生产经营活动进行分门别类,构建档案库,这样才能为之后的档案标准化与规范化提供有效的支撑。

规范操作,理顺流程。对于现代企业来说,档案标准化管理的趋势就是建立标准化流程,并且严格规范流程,从建档到归档,各个环节都需要建立统一的标准,例如需要对关键词信息、目录信息、检索信息等进行规范统一,只有让各环节都能实现快速地入档、归档,才能促使档案管理效率的提升。1.标准客观,也就是制定的制度与考核标准要满足客观的要求。标准越客观,受到的人为干扰的影响就越小,管理标准更加规范化,才能更加准确、真实地反映出相关档案管理人员的工作状况,促使评价结果更加公平、公正、具有说服力。2.标准科学,也就是说对于制定的标准,要进行科学的责任划分与职能划分。只有将标准进行更细致的划分,职能才会更具体并落实到每个人,责任的归属也就更加明确,使得档案管理更加的标准化与规范化。3.标准使用,不同的企业其特点都是不尽相同,企业在管理中,必然有着多个部门,且各部分所从事的活动也不相同,因此,各部门的管理规章与考核标准也是有所不同,需要结合各部门的实际情况建立符合本部门的档案管理标准。要广泛采取部门工作人员的意见,建立一套能被员工所接受的管理标准与体系,从而调动档案工作人员的积极性,实现档案管理的标准化与规范化。

无缝对接,上下联动。对于任何一个企业而言,其都不是单独存在的,而是处于产业链的环节中,都会有上级主管部门、监管部门、甲方单位,也有下级组成部门。当各单位的标准不一致时,很容易导致衔接混乱,甚至有时候会由于标准不一致,导致衔接失误,甚至会出现档案管理事故。故此,在企业档案管理中,一定要进行标准化与规范化管理,从而实现上下级档案管理平台的有效衔接。在企业中,建立统一的档案管理标准,形成上下联动机制,促使企业档案信息与上下游各部门之间无缝衔接,让档案管理系统承接企业参与生产经营的所有环节,从而让企业档案标准化管理由线性转变到立体化。

3加强人文档案管理制度体系建设,以软环境来推进规范化和标准化

建立健全工作考核机制。为了能够将各标准规范与制度有效的落实,必须要建立完善的档案考核机制,同时建立的考核体系应与标准相配套。对于企业而言,其一般分为分管领导主导、绩效考核考评组负责、人力资源等部门配合、档案管理人员配合的检查体系,在进行档案管理督查工作时,要检查问题导向,以改善问题为主要的工作目标,此以来促使企业完善档案管理工作,促使档案的规范化管理,有利于加强对企业绩效考核的管理,便于让档案工作更加的标准化。

加强对档案管理人员的人文关怀。对于企业的档案管理人员而言,其工作较为繁琐劳累、工作压力与强度较大,同时需要加强保密工作,因此,档案管理人员承担着精神与工作的双重压力。所以,必须要加强档案工作人员的后勤服务工作,提高其薪酬待遇与福利,落实国家休假政策,让工作人员切实地感受到企业的人文关怀,有利于提升其工作的积极性,提高工作质量,从而推动档案工作的标准与规范化。

落实企业档案工作人员的培训工作。建立与完善企业的档案管理培训体系,是促使档案管理人员进行规范化培训的有效措施,培训内容应多样化,主要包括现代档案管理理念的认识、管理的新方法与新工具、檔案管理的规范化标注化与数字化等,加强对档案管理人员的培训,能够提升其职业素质,促使档案管理人员摒弃传统的档案管理模式,在日常的档案管理中自觉落实标准化与规范化。此外,还可以加强各企业之间、各部门之间的交流,促使档案管理人员的工作经验与管理理念得到进一步提升,从而促使档案管理工作的标准化与规范化。同时,企业应积极鼓励档案管理人员到一些先进的企业进行交流与参观学习,开阔自身的知识面、管理理念,从而将更优秀的管理理念与管理模式应用到本企业的发展中,提升企业档案工作的标准化与规范化。

4应用“互联网+档案管理”模式,借信息化来促进规范化和标准化

充实资源,全面覆盖基础档案资料。对于企业而言,其所经营的生产活动,都是一个完善的系统项目,期间包含了大量的信息与数据,而档案管理工作就是对企业经营生产的所有环节都要进行详细地记录,然后归档并保存。而对于信息化档案建设,其实就是将这个系统项目的各种信息和所有环节,包括生产经营状况、采购信息等信息,全面地录入电子信息系统,实现电子化档案管理。为了能够有效地发挥出档案信息化管理的作用,要在信息数据录入时,要对各个环节进行有效的梳理,确保信息准确可靠、无遗漏,全面覆盖,保障所有的信息数据都能准确入档。

为了能够规范企业的档案管理工作,必须要建立一套行之有效的标准,不断优化软环境,从而促使企业档案管理的规范化与标准化,为企业的日常生产运营提供强有力的保障。

参考文献

[1]王巍.如何推进企业档案工作规范化和标准化[J]城建档案,2018, 000(010):75-79.

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