人事档案信息化建设的重要性

2020-11-18 11:01:09 时代人物 2020年22期

姚霞

摘要:近年来我国计算机网络基本实现了区域覆盖,信息化技术已经在各个行业中得到普及应用。伴随着办公自动化的不断发展,将人事档案进行信息化建设已经成为推动人事工作进步和发展的动力。人事档案信息化建设的实质是利用信息化手段将人事资源进行规划、管理以及再利用,实现人事档案信息化可以更好的实现人事资源的再利用。本文主要通过研究企业人事档案信息化建设所存在的问题,并且就如何提高企业人事档案信息化建设进行对策分析,为推动企业人事档案信息化建设提供理论依据。

关键词:人事档案;信息化建设;重要性

1 引言

随着企业的不断发展,企业人事档案会不断的增多,因此企业需要利用信息化手段对人事档案进行归纳,以便更好的进行利用。人事档案主要包括员工在企业中所产生的各项信息,是企业发生人力变动的根本依据,因此需要对其进行长久妥善保存。以往的人事档案多以纸质档案形式存在,无法进行长期有效保存,同时企业在发展的过程中会存在大量的人事档案,这也为档案整理工作带来一定难度。目前绝大部分企业已经实现了人事档案信息化管理,然而在进行人事档案信息化建设的过程中还有一定的问题,需要引起相关部门的重视。

2 人事档案信息化建设对于企业的重要性研究

有利于提升企业人事档案管理水平。人事档案记录了员工的主要经历以及在任职期间的奖惩状况,是企业进行人事变动的主要参考依据,对于企业的长期发展有重要意义,但是部分企业缺乏对其的重视,从而导致企业人事档案管理水平较低。企业进行人事档案信息化建设一方面可以使企业人事档案管理进入科学合理化轨道,另一方面也有利于档案的长期保存,使整个人事档案管理水平得到提升。在当前互联网的时代背景下,通过利用计算机程序对档案进行整合管理,为人事档案的应用提供了更多的可能性,让人事档案更加好服务于企业。

有利于实现档案资源共享。在大数据的时代背景下,资源的共享利用成为大趋势,企业可以通过建设人事档案信息化来实现档案资源共享,这对企业发掘人才,提高企业经济效益有着重要意义。加强企业人事档案信息化建设,有利于帮助企业更加快速全面的了解人事信息,以此来为企业进行人事变动提供更好的参考依据,帮助企业员工更好的发展。此外,进行企业人事档案信息化建设可以改变传统纸质化信息档案,传统的信息档案不利于长期保存,也不利于对档案信息进行分析,通过利用信息化可以更好的进行档案管理,有助于企业的长久发展。

3 目前企业人事档案信息化建设中常见问题分析

企业对人事档案信息化建设不够重视。虽然目前大多数企业已经意识到要进行人事档案信息化建设,但是由于建设人事档案信息化需要足够的人力和资金支持,因此就导致企业望而却步。大多企业希望在市场经济中占有一定地位,因此其唯一目标是为了实现经济效益最大化,从而忽视了建设信息化档案,导致了企业无法提供更好的条件进行信息化建设。由于企业重视程度不够,从而导致很多人事档案管理以人工纸质形式出现,无法推动企业人事档案信息化建设的发展。

企业人事档案信息化建设方式单一。目前大多数企业都进行了人事档案信息化建设,虽然已经取得了初步成效,但是可以发现部分企业缺乏对人事档案信息化建设进行规划管理,忽视了人事档案信息化的作用,只是将其单一性认为是保存档案的工具,不能将其应用推广。部分企业虽然投入大量的资金进行信息化建设,但是其建设完成后仅仅对档案进行录入以及查询,没有最大限度发挥人事档案的作用,导致人事档案信息化建设缺乏系统性,不能更好的服务于企业。

4 企业人事档案信息化建设的对策分析

企业加大对人事档案信息化建设的投入。企业加大对人事档案信息化建设的投入不仅仅是在资金上给予投入,更要投入人力资源,人力和物力的相互配合才能够建设更加系统化的人事档案信息化系统。企业要做好人事档案信息化建设就必须将人事档案信息化建设融入到企业管理体系之中,实现人事档案资源共享,让其能够为企业发展提供一定的帮助。企业在进行人事档案信息化建设时需要计算机、打印机等硬件设施,同时也需要专业人才利用符合企业实际情况的软件进行档案管理,让信息化建设更加全面系统。与此同时,企业还需要加大对信息化建设软件投入,让企业上下一心共同为人事档案信息化建设出力。

健全企业人事档案信息化建设体系。企业要完成人事档案信息化建设,就必须各个部门相互配合协调,单单依靠某一个部门是不能够实现的,因此企业需要健全人事档案信息化建设体系,让各个部门相互配合,确保信息化建设的顺利開展。构建信息化建设体系,首先需要设立协调机制,企业需要建立以档案管理部门为主导,其他部门相互协调的机制,这样能够更好的明确各个部门的责任以及目标,更好的实现档案管理。其次企业还需要加大建设人事档案数据库,对人事档案进行数据分析,以便于公司能够利用分析结果进行决策,让企业人事档案真正的服务于企业,充分发挥人事档案的作用。

构建人事档案信息化建设机制。构建人事档案信息化建设机制可以更好的推动信息化建设,同时制度的设立也可以让企业的人事档案信息化建设更加的规范合理。企业需要对自身的发展状况进行了解,在此基础之上结合目前企业进行人事档案信息化建设的状况进行进度分析,进一步构建人事档案信息化建设机制,以便更好的进行人事档案信息化建设。企业构建人事档案信息化建设机制主要包括信息化建设目标、程序、应用等,这些计划的设立要具有一定的合理性。制度的设立也是为了规范员工行为,档案从录入系统到后续的利用这一系列过程都需要依据制度要求进行,这不但有利于保护员工信息,还有利于人事档案信息化建设更加标准。通过建立人事档案信息化建设机制,可以更好的发现档案建设中存在的问题,并且能够及时地给予解决措施,确保信息化系统稳定运行。

企业实行人事档案信息化建设,不仅有利于企业的发展和进步,也有利于企业员工长期发展。建设信息化人事档案管理,可以提高人事档案管理水平,扩大人事档案的应用范围,使企业能够更好地发现人才。

参考文献

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