新时期人事档案管理信息化建设分析

2020-11-18 11:01:09 时代人物 2020年22期

李慧霞

摘要:目前,我国社会信息化管理水平逐渐提升,在人事档案管理方面,传统的管理方式将无法满足社会的需求。基于此,该文将探讨如何提高新时期人事档案管理信息化建设这一问题,提出几个有助于促进人事档案管理信息化建设的策略,有效促进社会经济快速发展。

关键词:人事档案;管理信息化;信息化建设

改革开放以来,我国社会居民的生活方式和生活水平发生改变,互联网时代的到来给社会各个领域带来了新的发展机遇和挑战。因此,为了快速适应社会的变革,在信息化时代,想要推动社会各企业单位的快速发展,就需要做好人事档案管理信息化建设。

1 人事档案信息化管理的重要意义

信息时代的到来使得人们足不出户就能通过互联网收集到社会各方面的信息资源,节省了大量工作时间。人事档案管理信息化就是通过互联网科学技术,对人事资源进行规范化处理和信息化管理,使得管理人员后期能够更方便的使用人事资源。

在信息化发展快速的当今社会,大数据时代的到来使得信息管理极为重要,信息的价值不可估量。因此,合理利用并管理信息数据,能够更快推进单位甚至国家的快速发展。在人事档案方面,有效的管理人事档案信息能够快速推进部门各方面的发展。社会各部门需要摒弃传统的人事档案管理方法,引进科学的信息化管理技术,对人事档案信息进行动态化存储管理,摒弃传统的纸质信息存储管理,改用电子信息存储管理,进入全面的信息数字化操作模式,减轻部门工作人员的工作压力,提高工作效率。

引用信息化的人事檔案管理方式,有助于信息资源的共享,加强各部门之间的信息联系,对信息加以利用,能够给公司创造出更多的价值。和传统的人事档案信息管理方法相比较,新时期的人事档案信息化管理更加简单方便,具有流动性和高效性,人事档案信息化管理给更多的社会人才创造了机会,能够保证公司人才最大化利用,有效推动各部门经济快速发展。

2 新时期人事档案管理中存在的不足

首先,社会各部门对人事档案管理的重视程度不够,认为传统的管理方法就能合理的管理好人事档案,殊不知采用传统的管理方法,不积极引用信息化管理技术,给公司造成了很大的损失,严重阻碍社会的进步。其次,由于不够重视企业人事档案的管理,导致当下的人事档案和以前的人事档案混淆在一起,使得无法合理的完善和建立管理制度。由于之前对人事档案管理不合理,使得一些信息资源不准确、不完整,导致工作人员无法精确的保存档案信息。因此,要想合理管理人事档案信息,需要各部门切实关注这个问题。再次,由于信息化人事档案管理技术还没有渗透到各部门内部,使得新时期人事档案管理基础设施缺乏,人事档案信息数据系统不完整,存在较大的信息安全漏洞。当前我国各个单位信息数据库存在很多不足,人事信息数据不完整,而且工作人员对信息的更新不及时,没有意识到信息化人事档案管理的重要性,从而没有着手制定行之有效的管理策略,使得各单位无法快速适应当下的科技发展速度。最后,由于不重视人事档案的信息化管理,当前社会各单位人事档案管理人员素质普遍不高,管理技术和方法有很大的欠缺,工作人员整体管理水平达不到社会的发展所需水平。

3 新时期人事档案信息化管理策略

完善人事档案管理制度。传统的人事档案管理效率和效果低下,究其原因,是因为没有制定科学合理的管理制度,长期下来,档案管理工作人员工作水平得不到提升,企业的经济发展就受到了很大的影响。因此,要想推动企业经济快速发展,就需要从企业的人事档案管理方面入手,对企业的人事档案资源进行合理规划和存储,最大化利用公司人才,培养其长处为公司带来最大的效益。

要想达到社会人事档案信息化管理要求的水平,需要企业管理人员制定完善的人事档案管理机制,档案管理人员要明确自己的职责,充分利用当下的互联网科学技术,合理管理企业人事档案信息资源,推动企业经济发展。例如,为了有效的管理公司人事档案信息资源,合理并充分利用各部门人才,企业高层可以根据《干部人事档案管理工作条例》,并结合实际的工作需要,一步步的健全公司的《干部管理档案制度》《人事信息档案管理保密制度》《人事档案信息安全制度》以及《计算机信息管理制度》等相关制度规定,要求所有企业工作人员按照相关制度,严格执行人事档案信息管理工作,百分百避免公司人事档案信息出现丢失、混淆等情况。除了建立完善的规章制度以外,各企业还需要完善人事档案管理信息化检查制度,公司上级要严格按照制度标准,对下级档案管理人员进行监督,并定期对人事档案信息化管理工作进行检查,及时通报检查结果,保证检查结果公正公开,真正的将企业人事档案信息化管理工作落实。只有通过这样严格的制定制定和执行,才能有效避免企业人才流失,将人才用到实处,促进企业经济快速发展。

加强基础设施建设。基础设施是保证一切工作顺利进行的基础,人事档案管理也不例外。公司高层管理人员要积极加大对人事档案信息管理的资金投入力度,对各项管理技术进行升级,务必满足人事档案工作人员硬件和软件需求。例如,提供电脑和扫描仪,人事档案工作人员能够录入相关信息,并对信息进行合理的分析、整理和存储,这样一来,大大提高了工作人员工作效率,还能保证信息的安全性和完整性。企业需要定时的更新各项设备,使得设备能够满足工作人员使用需求,先进的设备对企业人事档案信息化的建立起着决定性作用,工作人员利用设备,能够出色的完成企业的档案管理任务。给人事档案工作人员提供优质的基础设备并建立完整的网络信息管理系统,能够保证且企业人事档案信息的绝对安全,通过计算机之间的信息输送,实现了人事档案数据信息的信息化管理,提高信息管理效率,让人事档案管理者认同自己。

创建优秀管理队伍。要想推动人事档案管理信息化,需要管理人员具备较高的思想道德素质,企业需要定期对人事档案管理工作者进行思想教育和技能培训,将其培养成高素质、具备专业管理技术的人才,从而推动企业人事档案的信息化管理。

如何提高企业人事档案管理人员的整体素质,是企业高层管理人员需要考虑的问题。例如,高层管理人员可以采取集中学习、自主学习以及相互研讨等方式,对企业人事档案管理者进行培训。另外,还可以定期组织讲座,邀请相关领导或者专家到企业进行思想宣讲,有效提高企业人事档案管理者素质水平,推动管理人员自身发展。

对人事档案进行有效信息化安全维护。人事档案定义为与家庭人员工作情况和个人社会经历等各方面相关的记载,,属于一个比较完整的个人信息存储档案,档案关系到每个人的自身利益。因此,为了有效保障公司人事的信息利益安全,企业需要保证各部门人事的信息安全性,加强人事档案信息安全防護。首先,为了保证人事档案的信息安全性,企业高层领导需要特别重视公司网络安全监测工作,定期对公司人事档案信息进行安全性检测,发现安全漏洞及时修正。其次,出现信息安全漏洞就需要制定有效的应对措施,比如设置安全密码等,有效防止公司人才信息外漏,造成巨大的损失。最后,建议企业高层给人事档案管理部门配备先进的信息访问控制软件系统,例如可以通过防火墙等设置访问权限,加强信息安全管理,可以有效保障人事档案信息的安全性,保证企业快速稳定的发展。

加强各部门之间的信息交流。几乎所有的企业当中,人事档案管理部门都只作为公司的一个小部门,这个部门具有很多上级部门和同一级别的部门,企业是一个大的整体,其发展离不开各个部门的协作共进。因此,要想保证人事档案管理部门的高效运行,应当将其与其他部门联络起来,进行频繁的信息沟通,建立有效的部门协调机制,从而可以保证人事档案的信息化管理。另外,企业人事档案管理各部门之间也需要加强联系和沟通,明确各级部门之间的职责权限,不得越权也不能无视自己部门的任务,其他部门需要积极配合人事档案管理部门的日常工作,好让人事管理部门进行科学的信息数据收集和管理,最终建立完善有序的人事档案信息化管理机制。

总的来说,社会经济的快速发展离不开各公司部门的信息化管理,信息化管理是人事档案管理的基本。在平时的工作当中,各领导要积极引进信息化人事档案管理制度,对人事档案管理提出严格要求,加快公司人事档案管理信息化建设,推动公司以及社会的快速发展。

参考文献

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