行政事务辅助性工作经验分析

2020-11-18 11:01:09 时代人物 2020年22期

赖瑞龙

摘要:行政事务工作是一个古老的职业和工作门类,近年来为了适应各行业的需要,行业行政事务人员的门类越来越多,工作分工也越来越细,辅助性工作是行政事务工作最重要的特点,行政事务工作的主要内容就是辅助领导完成工作,辅助性对于领导来说非常重要,因此,辅助性工作做好了,领导就能作出正确的管理和决策。

关键词:行政事务;辅助性工作;经验

从事行政事务工作30多年来,相处过很多领导,碰到过不少意想不到的事件,处理好许多日常工作中繁琐的事务,也为领导提供了一些的合理化建议。至目前为止,我认为,辅助性工作是行政事务工作最重要的特点,行政事务人员在日常工作中主要是辅助领导完成工作,辅助领导工作一定要及时、主动、周密,还要充当好领导的“手足”和“耳目”,当好领导的参谋和助手。领导由于不可能把握全部相关知识,精力也不可能花在所有的事务性工作上,决策和管理也不可能完美无缺。因此,就需要行政事务人员来辅助决策,提供相关建议,让领导的决策更精准,辅助领导完成工作。

一、要有必要的专业知识和工作技巧。

专与广。行政事务工作没有盲区,只要领导工作有可能涉及的领域,行政事务人员就不能說“不”(行政工作内容如图1)。比如,作为一名分管工业经济的政府领导人的行政事务人员,首先要具备作为行政事务人员的一些基本素质,如语言文字表达能力、办事能力、应变能力、心理调适能力、洞察能力、文电处理能力、会务接待能力等等。其次,要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方的相关政策法规、本地区经济运行状况等方面的知识,不能句句是“外行话”。再次,要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。因此,行政事务人员必须是多面手,不仅要对其他相关方面的知识有所了解,而且要做到专与广相结合,只专不广或只广不专都难以胜任行政事务工作。

前与后。行政事务人员的主要职责是为领导服务。为此,要做到前与后的协调统一。所谓前,就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成,留有一定的提前量。这其中包括两方面含义:一是领导布置的工作要赶在领导规定的时间之前完成,以给领导一个缓冲的时间;二是领导尚未布置但根据自已判即将要开展的工作,要超前谋划,想在领导前面,走在领导前面。所谓后,就是完成工作之后,对前面的工作进行回顾总结,对做的不够好的或不到位的工作,要进行补缺补漏,好的要记在心里保留下来,做到前后协调一致,有始有终。

内与外。由于行政事务人员往往跟领导走得很近,在许多方面直接参与领导决策,所以,行政事务人员在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸,对什么该说、什么不该说,必须心中有数,不能为了哗从取宠、一时兴趣而口无遮拦。否则,不仅会泄露一些工作秘密,而且还可能损害领导者的形象,于工作、于已都不利。

二、要有较高素质修养和必备的自身能力。

树立良好的职业形象、高尚的职业道德。行政事务人员的职业比较特殊,必须忠于职守,敬业爱岗,忠于自己的单位,忠于自己的上级,忠于自己的工作,认真负责一丝不苟,充分发挥自己的聪明才智,进而做好工作。由于行政事务人员在领导身边的机会多,接触的机密文件多,因而要严守机密,不该说的不说,不该知道的不问,不该看的不看。同时,作为行政事务人员,还必须恪守信用,严谨细致,接受各项任务,不但要按期完成,还必须时时刻刻、时时处处坚持认真细致的原则,做到面对千头万绪的工作不错办、不漏办、不误办,对领导交办的事项,不论多少都务必分清轻重缓急,认真细致去办理,然后做到事事有回音、件件有着落

理顺与领导、有关部门及人员的关系。总的原则是以事业为重,从工作出发,从领导与被领导的地位出发,对正职和副职领导的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、协助,尽力维护领导班子的团结和威信,不能从感情出发、看人行事;更不能当甲领导面吹捧乙领导,要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。同时,行政事务人员办理领导交办事项时,一定要注意态度和蔼,尽量与有关部门和人员平等协商,既要转达领导的意图,又要尊重各部门和有关人员的意见。既要把事情办成,又要给有关部门和人员留一个好印象。千万不要打着领导的旗号,发号施令,为所欲为。

当好参谋和助手。作为领导工作的参谋和助手,应当严格按照领导的指示和意图办事,主动做好准备工作,主动思考,离开领导自行其是,别出心裁,都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥,更多地限于建议、献策等方面。其中特别要注意,不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见,去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋,就是要发挥参谋作用,为领导出谋献策。在日常事务中,捕捉有价值的信息,提供给领导,从而优化领导的工作。在领导决策民主化、科学化的今天,行政事务人员尤其要改变以往办事即是称职的旧观念,要提高参谋意识的能力,明确不能出谋献策者就不是好的行政事务人员的新观念。在日常工作中,要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项,明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等,按计划列出明细运行图。行政事务工作的全部成果,往往以其服务的机构、群体或领导人的名义出现。因些,行政事务人员应任劳任怨,不计得失,牢固树立服务观念,为领导服务,为机关服务,为社会服务。

要富有主动性和创新意识而不越位越轨。行政事务都以领导工作为轴心,进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了行政事务工作的被动性。从六个方面变被动为主动,要看行政事务人员的工作艺术。一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作,能够分清工作的轻重缓急;三是研究领导工作的思路,分析领导的意图,并加以理解、完善和落实,四是主动为领导将要进行的工作作好准备,主动思考,捕捉有价值的信息,提供给领导。五是勇于创新,不空谈、重实干,不断提出新问题,走出新路子。六是积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。同时,行政事务人员必须摆正自已的位置,言谈一定要谨慎。未经领导允许,行政事务人员对任何问题都无权表态,更不能信口开河,随意许愿;领导对某些问题的不成熟看法和尚未形成的决定,行政事务人员不得随意透露。

服从而不盲从附和。行政事务工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。行政事务人员处在这样一个重要位置,就得和领导拉一套马车,按领导者的意图前进。但是,服从并不等于盲从和不加分析的附和。“分析”有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图,增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺,起进一步完善的作用。按领导的意见办事,也必须坚持原则,按章办事,决不能超越原则,要执行正确的意见,对一些不正确的违法乱纪、以权谋私的点子或行为,不仅不能办,还要坚决抵制和反对,千万不要好心办坏事,给领导帮倒忙。

三、要有良好的人际关系、端庄得体的仪容仪表和任劳任怨的服务意识。

行政事务人员每天都要和领导、同事、外单位领导干部等接触和打交道,因此必须乐业敬群,以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系,人际关系搞好了工作开展起来就顺利,从这个意义上说,行政事务人员应当是一位出色的公关人员。

在一些单位里,行政事务人员还兼做接待员。外单位领导往往是通过行政事务人员的接待获得单位的第一印象。因此其服饰、打扮、行为举止直接关系到单位的形象。即使不做接待员,行政事务人员也不可避免地要同单位内外各种人接触,为此个人形象十分重要。衣着整洁、得体、。仪态要自然大方,态度和蔼,时时處处表现出文雅的谈吐和风度。

在行政事务这个岗位上,大多是一些琐碎重复的工作,因而行政事务人员在工作中遇到的挫折主要表现为,与领导沟通不好,或领导给的某份工作感觉吃力难以胜任,或对琐碎重复的工作感到怨烦;或与领导发生争执等情感方面。因此,遇到挫折时应进行冷静分析,从客观、主观、目标、环境、条件等方面,找出受挫的原因,采取有效的补救措施。树立一个辨证的挫折观,调整心态,摆正位置,要谦虚,多学习,提升个人素养,耐心细致做好工作。经常保持自信、乐观和健康的态度,要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟,正是失败本身才最终造就了成功。

总之,做好辅助性工作,就要有必要的专业知识和工作技巧、较高的素质修养和必备的自身能力以及良好的人际关系、端庄得体的仪容仪表和任劳任怨的服务意识,在工作中与同事建立融洽的协作关系,增强同事之间的信任感和认同感,与大家和谐相处,只有这样,才能把辅助性工作做好,为机关领导服务,为机关服务,为社会服务,真正成为一名合格的行政事务人员。