数字经济时代企业档案信息化转型的目标与策略

赵林夕 常飞 贾劲颂 崔洁 谷一凡 陆炫宇

20世纪90年代以来，企业档案信息化从档案资源数字化起步，逐步推进到电子文件归档与电子档案管理一体化以及企业数字档案室系统平台建设。随着数字经济时代的来临，数字信息成为企业关键性生产要素和构建核心竞争力的制高点，对企业档案信息化在更高维度提出了全新要求。当下企业档案信息化转型，必须以战略思维着眼于管理理念与技术内涵的并行并重，以此实现企业内部优势资源的整合，形成有效的企业档案信息化推进力量。

一、数字经济时代企业档案信息化转型面临的挑战和机遇

企業档案信息化是一个极为复杂的系统工程，且是在各方面支撑条件较薄弱的情况下展开的，分散推进、封闭开发、与企业信息化整体战略相脱节等现象普遍存在，长期以来都是备受关注的难点问题，其建设水平与企业自身行业特点与自觉意识关联甚密。

1.企业档案信息化转型面临新的环境

社会非连续、跳跃式变化和高度不确定性是数字经济时代的显著特征，有效获取、控制和利用数字信息，进而降低或消除不确定性，是提升企业核心竞争力的关键。

据IDC（International Data Corporation）报告显示，全球1000强企业中67%、中国1000强企业中50%已经把数字化转型作为企业战略的核心要素之一。这对企业档案管理带来的挑战是全方位的，首先是企业信息或数据产生的速度和环境发生重大的变化，由原先的系统转变为平台，且手机等移动设备产生文件的数量大大增加，电子文件的格式更加复杂，企业档案管理的技术含量越来越高；其次是数字信息正在形成推动企业数字化、网络化、智能化发展的核心驱动力，对以往企业档案主要作为凭证、存史的管理理念带来冲击，管理融合的需求愈加迫切；三是对企业档案资源的大数据应用、知识管理与服务的需求更加强烈；四是对企业档案部门的管理职能和生存空间带来挑战，企业档案部门是否能够主动作为、找准定位，在企业数字信息管理中担当什么样的角色已是当下亟需谋划的一个重要问题。

2.企业档案信息化转型已是必然

如果说已经开展的企业档案信息化实践基本遵循了循序渐进的原则，属于部分工作环节、部分门类档案管理的数字化转型，那么数字经济时代企业档案信息化转型则是全流程、全范围、全方位的，其特点是档案资源全数字化、具有保存价值的电子文件全归档、档案信息服务实现网络化。也就是说，企业档案信息化转型的内涵不再是局限于以信息技术替代传统管理方式的局部方案考量，而是基于凝聚数字信息这一企业发展核心驱动力的必然选择。以国网江苏省电力公司为例，尽管长期以来依托领先于其他行业的企业信息化进程，公司的档案信息化水平同样居于国内先进行列，不仅省公司建成了全国首家企业数字档案馆，全公司还建立了统一的档案信息管理平台，率先开展网页自动归档，积极推进档案存量数字化与增量电子化，电子文件管理系统贯通衔接12个主营业务系统。但是，应对全球能源互联网战略的实施，在更高层次、更广范围对公司档案信息平台进行优化完善，对接企业信息架构的统筹规划和业务流程的整体设计已是迫切的要求。电子文件的单套制归档由试点转向全部业务系统，以大数据技术为重点进行档案信息资源开发利用，基于档案的知识管理实质性突破，以及适应数字转型的企业档案管理体制机制调整将是下一步的工作重点。

二、推进单套制是企业档案信息化转型的突破口

电子档案单套制管理无疑是近年企业档案信息化建设的热门选项，究其原因在于新一代信息技术与实体经济深度融合的数字经济环境下，电子档案管理成为打通企业业务数据全程信息化的最后一公里。2015年，电子会计凭证的启用拉开了单套制登场的序幕；2016年，上海自贸区全面推广实施电子档案单套制管理成为标志性的节点；2018年以来，国家档案局《企业电子文件归档和电子档案管理指南》、国务院令《国务院关于在线政务服务的若干规定》以及新修订的《档案法》明确规定了电子档案的法律效力，单套制管理的热潮逐渐席卷全国。

1.单套制概念的辨析

所谓“单套制”，是指对于电子设备生成的原生电子文件，在进行归档时只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档制度。它是相对于“双套制”——即电子文件打印纸质备份归档保存的一种约定俗成的说法。而“双套制”之所以长期存在，正是在电子文件的真实性、安全性和长期可读性存在隐忧的情况下所采取的权宜之计。毋庸置疑，随着电子文件数量的急剧增长，异质备份终将面临不能承受之重。

载体形式的差异只是单套制的内涵之一，就档案的本质属性而言，单套制并非一个科学严谨的概念。其一，无论是电子文件的纸质备份，还是纸质档案的数字化，双套制中的异质备份都脱离了档案的本质属性，实际上都是副本，不完全具有档案价值；其二，单套制或双套制依赖于文件生命周期的运行路径，也就是说“单轨流转、单套归档”或“双轨流转、双套归档”是顺其自然的；其三，单套制是面对电子数据、电子文件呈现指数级增长的现状，在技术环境、法制环境较为成熟的条件下对电子文件全过程管理的一种选择，并不是对传统纸质档案管理方式的抛弃。

由此可见，单套制的本质是尊重来源这一档案管理原则的回归，不应理解为传统档案管理方式的颠覆性创新，而是对电子档案本身这一新的信息传递方式和相关运行体系的构建和完善。

2.单套制的意义和风险

如前所述，数字信息作为关键性生产要素，正在形成一种推动企业转型和发展的新的动力，即信息力。推行电子档案单套制管理并不仅仅为了提高工作效率和降低保管成本，它的根本意义在于遵循了企业信息产生、传递和获取的全新方式，是构建企业信息力底层驱动的重要一环。具体体现在：一是协助企业持续完成数据资源的采集和储存；二是顺应了企业内部和外部交互方式的根本改变，将电子档案管理融入企业管理流程与业务模式再造；三是成为引领企业档案信息化转型升级的风口，可能彻底改变“信息沙滩”“信息孤岛”“信息鸿沟”的困境。