加强信息化和标准化，推进事业单位人事档案管理的规范化

张欣

我国人事档案起步较早，纸质档案材质以及人工管理的模式，存在着档案材料易损毁、丢失、造假等弊端，给人事管理工作带来了较大的障碍。随着近几年国家对事业单位人事档案管理工作的重视，对人事档案管理工作也提出了更高的要求，随着信息技术的不断发展，信息化手段逐渐应用到人事档案管理工作中来，事业单位人事档案的管理水平得到了较大的提高。

一、事业单位概况

事业单位不属于政府机构，是指由政府利用国有资产设立的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。《中共中央关于深化党和国家机构改革的决定》指出，目前，我国有事业单位110多万个、从业人员3000多万人。

二、人事档案的作用

人事档案记录了一个人一生的经历，既包括从求学到参加工作的经历，又包括入团入党的经历，还包括所得到的奖励、所受的处分，如实客观的反映了一个人的人生状态。人事档案对于单位和个人都具有十分重要的作用，加强人事档案的管理显得尤为重要，人事档案管理规范得当，不但可以发挥人事档案的作用，也可以为人事管理提供良好的支撑。

三、事业单位人事档案的特点

（一） 现实性

事业单位的性质决定了很多工作结果都要记录在人事档案中，事业单位工作人员入职、调动、加/降薪、晋升、奖惩、考核、辞退、退休等整个过程，都需要与人事档案资料紧密结合来进行。因此可以说，人事档案具有很高的现实意义。

（二）真实性

事业单位人事档案资料要求真实客观，档案材料造假将作为很严肃的问题进行追责。事业单位人事部门更是从人事档案的材料收集入档、档案审核等环节进行把关，通过档案材料分析比对，甚至通过调查分析、综合研判等工作来确保人事档案资料的真实性。

（三）机密性

人事档案全面客观的反应了一个人的真实情况，里面涉及个人的很多重要信息，很多信息都是不可泄露的。因此可以说，事业单位人事档案管理工作安全性要求很高，具备很强的机密性。

（四）动态性

事业单位工作人员的职位、工资以及工作经历等情况都是处于不断变化的状态的，人事档案管理不能仅仅进行简单的档案材料归档，更需要通过人事档案的动态化管理来客观反映人员的成长。

四、事业单位人事档案管理的现状

事业单位人事档案管理工作严谨、规范，但随着管理时间的不断增加，人事档案管理工作在很多事业单位管理实践中都产生了很多的问题。

从事业单位内部来看，以下因素都会加大了事业单位人事档案管理的工作量：事业单位名称的变更、隶属关系的调整等的变化；单位人员的增多，要管理的人事档案的册数增加；个人档案每年入档材料的增加；档案管理人员的调整变更等。

从事业单位外部来看，事业单位数量众多，所属行业类别差异大，事业单位级别有高有低，人员规模又大有小，再加上不同单位人事档案管理人员素质和管理水平参差不齐，导致了目前各事業单位之间人事档案差异很大。

从总体而言，事业单位人事档案管理水平已严重滞后于现实发展的需求，如果提高事业单位人事档案的规范化水平，发挥档案应有的作用，已成为各事业单位当前要解决的重点也是难点。

五、事业单位人事档案管理工作存在的问题

在当前大数据时代背景下，事业单位人事档案管理工作存在的问题更加突出。通过对事业单位人事档案工作的梳理及分析，当前事业单位人事档案管理工作中存在的突出问题主要有以下几点：

（一） 重视程度不高

事业单位虽然对于人事档案管理工作的重要性有一定的认识，但这种认识往往只是表面上的认识，重视的程度和认识的深度未提到应有的程度。很多事业单位领导都存在着一种观念：人事档案管理工作只是简单的材料入档，在这种错误观念的指导下，部分事业单位领导人员往往安排一些文化水平不高、年龄偏大的员工主要负责甚至无专职人员从事人事档案管理工作，因此更加剧了事业单位人事档案管理工作效率的低下，也严重影响了人事档案管理工作的质量。

（二） 管理手段单一陈旧

目前很多事业单位多采用人工管理的方式，以满足于纸质材料的归档整理为主，信息化手段在人事档案管理中的工作得不到落实和应用。再加上人事档案的严肃性和高度机密性，很多事业单位领导人员从安全角度出发，对人事档案信息化建设项目的重视程度不高，甚至人员规模小的单位更是认为没必要人事档案上信息化项目。

（三） 标准化程度低

信息化意识较强的事业单位已经开始逐渐实现了人事档案的信息化，大大提高了工作效率，降低了人事档案管理工作的压力。但也存在着一个突出问题，很多事业单位人事档案信息化项目各自建设，缺乏统一性、规范性。人事档案管理信息化方面的标准化程度较低，多为满足本单位或本系统人事档案的电子化，对人事档案信息的开发、共享和利用不足，满足不了人事档案管理工作规范化的需求。

（四） 外包模式存在弊端

有的单位由于人员数量少、工作任务重等方面的考虑，将人事档案管理工作委托给了第三方进行外包，外包模式虽然省心省力，但外包模式存在着一些难以克服的弊端：如人事档案具有连续性和持久性的特点，外包容易使人事档案管理缺乏连贯性；档案原件易损毁或丢失，且存在泄密的风险；外包模式严重影响了本单位人事档案管理人员的培养和成长。

（五） 工作人员水平参差不齐，主动意识不强

各事业单位具体从事人事档案管理工作的人员多为兼职，档案管理能力和水平参差不齐，总体上来看，人事档案管理工作人员虽然认真负责，但普遍缺少主动管理的意识，仅仅进行简单的档案材料入档收集，只关心人事档案材料是否完整齐全，这种“浮于表面”人事档案管理的极大制约了人事档案管理工作的规范化和创新。

六、加强信息化、标准化的必要性

众所周知，信息化、标准化管理显著的特征就在于规范化以及便捷化。针对人事档案管理工作中存在的突出问题，要想提升人事档案管理的质量，提高规范化水平，就需要要采取信息化、标准化的技术手段来提升管理水平，让人事档案管理可以实现规范化，促进人事档案的利用，充分发挥出人事档案应有的作用。

事业单位人事档案管理工作繁琐而复杂，而且很多工作往往需要调取历史资料作为参考，只有将信息化、标准化运用到人事档案管理工作中来，建立人事档案管理工作的相应规范、标准，全面推进人事档案管理的信息化和标准化，才能从根本上减轻人事档案管理人员的工作量，提高办公效率。当前大数据、云计算等新一代信息技术的发展，给人事档案管理工作带来的极大的便捷，也为人事档案信息化建设提供了技术支撑。

七、推进事业单位人事档案管理工作规范化开展的措施

（一） 提高认识为前提

要想实现事业单位人事档案管理的规范化，就需要事业单位全面引入信息化、标准化的手段，全面引入业务管事、流程管人的管理理念，面向事业单位领导人员、所有职工加大人事档案管理规范化、标准化的宣传教育，使得各个部门所有职工都能够主动配合人事档案管理工作规范化的开展。

（二） 依法依规为保障

人事档案管理工作头绪多、琐碎繁杂，必须以制度来制约，否则就会无章可循、无所适从。事业单位要以《档案法》为基础，不断完善人事档案的各项管理制度，使人事档案管理的更加科学、全面，提供真实准确的个人信息，在人事档案管理依法依规管理的轨道上，朝着规范化和标准化的方向发展。

（三） 信息化技术为手段

在人事档案信息化建设过程中要充分利用大数据、云计算等先进信息技术，针对事业单位人事档案管理工作要求和事业单位自身的实际情况，建立完善的电子档案信息系統，实现分类建档、全面动态管理，借助信息挖掘技术，能够结合风险点进行查找问题及预警。

（四） 标准化为工具

运用标准化的思维和手段，对原有人事档案管理工作业务流程进行梳理和流程再造，在以后人事档案管理操作过程中，基于统一的标准、规范的处理体系，提升人事档案管理的效率与质量。

（五） 网络安全为支撑

人事档案的特殊性，决定了网络安全在人事档案信息化建设的地位尤为重要。人事档案信息化建设一定要把安全防范措施放在首位，同时要加强档案安全意识，并采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制，加强网络安全管理工作等。

（六） 人员是关键

人事档案工作是一项系统性的工作，不仅仅是人事部门的事情，涉及到每个人。人事档案管理具体工作人员更是关键中的关键，其各方面的素质要求都较高，事业单位要通过培训与再教育等手段，不断提高人事档案管理人员综合素质，提升其人事档案管理业务能力，帮助其形成较强的服务意识，进一步推进人事档案管理工作的规范化开展。

（七） 明确职责，加强监督检查

事业单位要明确涉及人事档案管理工作相关人员的职责，并进行规范化指导，实现合理分工。此外，事业单位除了要完成上级部门对本单位人事档案的监督检查工作外，更要开展定期或不定期的自我检查，进行风险点的排查。

八、结束语

信息化和标准化的管理模式，是人事档案管理方式的进一步升级，这种人事档案管理的方式使得记录的内容更加丰富，完整。信息化、标准化的加强，必将更好地推进事业单位人事档案管理工作规范化的发展，全面提升人事档案管理的效率与质量。

作者单位： 山东省标准化研究院