高校教学档案的价值挖掘

文/中国人民解放军95958部队 张建明

高校教学档案是高校档案的重要组成部分，具有重要的利用价值。随着我国高等教育事业的快速发展，高校教学档案也越来越受到广泛的重视。提升高校教学档案服务水平，需要高校档案工作者正确认识高校教学档案，准确把握用户需求发展趋势，开阔视野和思路，发挥教学档案特色，拓宽档案服务渠道，实现高校教学档案利用价值由潜在价值转化为现实价值。

一、高校教学档案的内容

高校教学档案是高校在教学活动中，直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。教学活动包含教学管理和教学实施过程中的一系列环节，涉及教师、学生、教学内容、教学方法、教学设备、教学环境等众多因素，是一种系统、复杂的实践活动。高校教学活动中形成的教学档案，种类繁多、形式多样、内容丰富。从原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》来看，高校教学档案主要包括：上级教育主管机关下达的指令性与指导性文件、综合性教学文件材料、课堂教学材料、教学实习与生产实习材料、学籍管理材料、教学计划与方案、师资培训和教学总结等十七类材料。其中，指令性与指导性文件、综合性教学文件、学籍管理、教学计划与方案等材料，一般归档比较及时，收集比较规范、完整。而教学实习与生产实习、课堂教学、教学总结和研究等材料，则归档具有一定的主观随意性，往往导致教学档案质量不尽如人意。其实，档案利用是档案工作的最终目的。教学档案中涉及教学活动重要环节的部分，是教学档案的精华所在，最具有利用价值。随着档案工作信息化建设发展，在这部分档案的归档收集上，有必要更为广泛、更为详尽。因为，这部分档案既记录了教学活动重要环节的实际情况，也反映了学校的教学质量和管理水平。

二、高校教学档案的特点

（一）专业性。高校教学档案形成于高校教学工作。教学工作的专业性，决定了教学档案具有较强的专业性、系统性和针对性。特别是高等教育是学校教育的最高层次，主要以培养各种高级专门人才为中心任务。因此，高校教学档案不可避免地涉及高校所开设专业的相关知识。而且，高校教学档案中的部分内容，具有相当的专业理论深度和较高的学术水平。

（二）广泛性。从高校教学档案的来源来看，既有来自上级教育主管部门，也有的形成于本校机关，还有的产生于基层教学一线。教学档案“源头”涉及的单位和组织比较多，而且也比较分散。同时，从内容上来看，教学档案包含了教学规章制度、教学计划、课程建设、课堂教学、实践教学、教学质量检查、教学总结等各方面文件材料，涉及面比较广，基本反映了教学组织和管理活动全过程。

（三）多样性。高校教学档案的类型比较多，包括教学综合类、学科建设类、教材类档案、招生类等等。各类型的教学档案又可以进一步划分为各种小类材料。此外，教学档案的载体也多种多样、形式丰富，主要包括纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等等，而且具有不同的规格、大小和样式。

（四）周期性。一般来说，教学活动按照一定的时间规律运作，周而复始，不断循环。每届学生的培养过程就是一个教学周期，教学活动的周期性决定了教学档案的周期性特点。当然，不同的教学档案，可能呈现出不同的周期形式。例如：上级下发的文件材料基本按照年度来划分，而课堂教学和实践教学形成的材料，则一般按照学期来划分。

（五）特色性。教学档案是教育系统特有的档案，有其自身的特点和规律，反映了教育系统中心工作的活动情况。同时，高校教学档案与初等、中等教育学校的档案相比，也具有高校自身的特色。例如：高校保存有学生毕业论文和学位档案。此外，不同高校办学理念不同，教学档案也会呈现出高校的办学特色和亮点，充分反映出学校的重点建设成果。

三、高校教学档案的利用价值

虽然，高校教学档案只是档案中的一类，但教学档案的重要作用和价值，是其他档案所无法取代的。目前，高校教学档案主要被广泛用于教学、科研、文化交流、科普教育和日常社会生活等方面。具体包括：

（一）学籍证明。根据《高等学校档案管理办法》第三十二条规定，高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。教学档案真实记录了高校学生入学情况、学习情况、毕结业和学位获得情况，是高校档案机构为本校学生因升学、就业、出国深造等原因开具证明材料的主要依据。近年来，学历学位认证已经成为高校学生利用档案的一种重要方式。

（二）工作查考。教学档案中既有上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件，又有本校制定的各种教学制度、办法、规定、条例以及教学工作的各种统计材料。这些档案信息资料是高校运行与管理的重要信息支撑。高校机关工作人员或教师，通过查考利用这部分档案材料，便于快速熟悉学校相关工作、提高事务处理效率。

（三）编史修志。档案是编修高校史志的基础。教学档案关于学校主要职能活动的文字、图表、声像等不同形式和载体的原始记录，具有权威性、可靠性、翔实性、丰富性等特征，是史志编修人员的重要参考资料。编史修志实质上是对档案信息的一种提炼和加工，通过转化为不同形式的出版物，又进一步促进档案为社会所利用。

（四）展览宣传。教学档案是教育系统区别于其他行业的特色档案。高校档案机构精心挑选相关档案材料，根据特定需求和主题，把教学档案通过展览会、校庆等活动方式灵活生动地呈现出来，不仅充分发挥了教学档案的独特作用和魅力，也给更多的用户留下深刻印象，进一步引起人们对教学档案和档案工作的重视。

（五）教学研究。特别是教学档案中的教学综合类、学科建设类、课堂教学与教学实践类档案，原原本本保存着各专业课程建设要求与安排、各类教学会议记录、典型教案、课程试题库、学生成绩、实践教学工作总结等等。这些档案，较为系统、完整地反映了教学组织实施全过程。高校教师认真参考研究，结合平时授课及时进行教学反思，有利于进一步提升自身教学水平。

（六）学业参考。对于高校学生来说，教学档案不仅具有凭证作用，还具有重要参考价值。例如，教学档案收藏有优秀学位论文及评审材料，一些高校学生在开题或进行毕业论文设计时，可以通过借阅往届相关材料作为借鉴；再如，档案机构一般保存有近几年的研究生入学考试试题，有意攻读研究生的学生也可以充分利用，做好复习准备。

（七）教学实践。档案资源具有独特的教育功能和效果。可以借鉴国外一些档案和教育机构在档案资源开发方面的经验和做法，让档案走进课堂，开展教学实践项目。例如：美国国家档案网站的“文献教学”项目（DocsTeach）、澳大利亚档案馆的“虚拟阅览室”项目（Virtual Reading Room）等等。高校通过积极寻求合作，发挥自身资源优势，充分利用现有的各种信息技术，以生动有趣的形式开发教学档案资源，让档案更好地为教育服务。

（八）其他。高校教学档案还可以用于教学质量评估、专业学术研究、高校建设规划等其他方面。随着信息化技术发展和人们物质文化需求的快速增长，高校教学档案的潜在社会价值、文化价值甚至经济价值，也将进一步被挖掘。

四、促进高校教学档案利用的对策

档案工作的最终目的是档案利用。新时期，高校教学档案的利用价值，既有其为社会生活提供证据的价值，又有其重要的信息和知识价值。做好高校教学档案工作，满足高校师生和社会群众日益增长的需求，必须准确把握用户需求的发展趋势，开阔视野和思路，高效运用现代信息技术，不断优化档案信息资源，促进完善档案管理，切实提升教学档案利用服务水平。

（一）加强基础建设，优化馆藏结构。当前，我国高校正在快速推进信息化建设。高校档案机构要抓住高校信息化建设发展机遇，积极争取加大经费投入，不断加强基础建设。大力改善档案利用环境不理想、阅档场所设施设备不完善、档案和档案机构开放性不足等不利条件。有效解决高校网站存在的信息资源建设滞后、网站制作粗糙、服务功能薄弱、维护更新缓慢等问题。此外，馆藏结构是否合理，馆藏档案质量是否可靠，鉴定标准是否科学，最终都离不开档案利用的检验。因此，高校档案机构要善于从档案利用需求角度入手，不断丰富和优化馆藏结构。要依法强化教学档案收集工作，确保应归档的各类教学档案及时接收入库。对重点学科专业教学档案的形成和管理，要加强监督检查。特别是教学档案中涉及教学活动重要环节的部分，要做到及时、有效地收集与补充。

（二）完善管理体系，健全协调机制。在《档案法》和《高等学校档案管理办法》的指导下，建立以促进档案利用服务为导向的高校档案工作管理体系。明确高校领导者的档案工作目标和责任，着力在具体化上下功夫，突出可操作性。同时，借助领导带头发挥引领作用和“辐射效应”，带动全校各职能部门和全体教职员工重视教学档案工作。健全高校职能部门横向协调机制，进一步理顺档案管理部门与其他职能部门在教学档案管理中的协作关系和具体职责归属。抓住关键环节，把教学档案工作任务细化分解，大力引入各种现代化信息技术，提升高校教学档案工作在收集、整理、鉴定、保管、编研和检索等环节的智能化水平，实现教学档案管理与服务功能的“升级换代”，增强教学档案对用户的吸引力，为高校档案提供利用注入新动能。

（三）建强档案队伍，提高服务质量。高校档案机构必须以服务为先，加强高校档案队伍建设，重视教学档案人员配备，建立合理的激励机制，提高档案人才的地位与待遇，确保教学档案人员队伍保持相对稳定。积极引入大学生和年轻教师志愿者，增强和用活档案利用服务工作人员力量。同时，优化档案人才管理方式，突出品德、业绩和用户满意度等评价指标，拓宽人才评价渠道，改进人才评价方法，树立档案人才正确用人导向。加大对档案利用服务工作人员培训力度，严格落实岗前和定期培训制度，完善培训内容，创新培训方法，丰富培训手段，切实提高档案利用服务工作人员的专业能力和服务水平。