信息化时代高校办公室印章管理工作创新

文/李悦

“互联网+”时代的快速发展表明信息化程度的进一步提高，从生活到工作的各方各面都深受影响，在以高速、效率著称的信息化时代，科技改变了行业工作方式，也对各行各业工作方式和工作理念提出新要求[1]。高校办公室作为学校管理服务的“总开关”“总枢纽”，起着至关重要的作用，其中处于非常关键地位的印章使用问题尤其引人关注。印章作为行文、决定、函件、重要证书印鉴的凭证，是学校权威和身份的体现。作为高等学府，高校向社会展示校园文化、与外部单位沟通联系、进行文化传承等方面都离不开在相关材料上加盖代表学校发言权的印章。高校办公室印章相对于其他单位和机构来说存在较大区别，这区别源于高校的特殊性，高校印章使用范围涉及全体教师和学生群体，每年毕业季和重要评审都要大量使用印章，因此高校办公室能否主动改进印章管理办法，确保高效公正安全地使用印章，对于提高学校的服务水平具有重要意义。

一、印章管理工作中存在的不足与难点

（一）印章使用认识的误区

当前对印章使用过度随意、对印章使用认识不足成为高校办公室印章管理方面的主要问题之一[2]。在日常工作中不难发现，高校办公室作为印章保存的主要地点，每天有大量教师和学生需要使用印章，但大部分人使用印章存在认识不足的问题。很多师生觉得使用印章不过是简单的登记盖章，是个重复性很强的工作，并没有太多需要注意的地方。甚至有些教职工认为自己跟印章保管老师关系较好，因此不经过正规手续使用印章，使得一旦出现问题很难界定责任划分；如果遇到管理人员拒绝自己使用印章的要求，则会觉得被管理人员针对而心生不满，种种情况容易导致印章管理混乱。印章代表的是学校形象，影响学校的经济利益甚至学校的名誉，用章不规范会给学校带来潜在的不利影响。因此，无论是印章保管人员还是印章使用人，都要从思想层面高度重视印章的使用。

（二）印章使用机械化、信息化程度低

传统高校印章工具一般为铜章，这种印章需要完全由人力操控，机械化程度低，信息识别度也较低。例如，我校一直以来使用频率最高的是铜章，一般工作需要用章时还能保持工作的高效性，一旦遇到大批量使用印章的情况，比如毕业季在毕业证和学位证加盖学校印章、科研项目审批进行大量材料审核、获奖证书印章等，最多需要加盖成千上万份印章，仅花费在印章工作上的时间就很漫长，需要投入大量时间成本和人力成本，效率低下且费时费力，还有可能耽误重要科研项目的审批进度。

（三）多校区办学，用章时效性差

国内不在少数的高校都拥有两个甚至更多校区，这些校区可能相邻，也有可能相距较远，导致印章的使用不便。笔者所在学校未来城校区（新校区）投入使用以后，教职工和学生使用印章难以避免来回奔波，存在诸多不便。印章管理一直本着“谁管理、谁负责”原则，印章使用需严格遵循层层批准制度，即用章人需要在官网下载《用印申请表》，经申请人填写用印事宜、类型、加盖总数后，交由二级单位领导和分管校领导签字以后方能到校办使用印章。一旦出现领导出差、开会、联系不畅等情况会增加审批时间，影响用章效率，从而出现“人等章”的局面。

（四）管理人员缺乏系统化专业培训

高校办公室日常行政工作职责之一就是印章管理，对于高校办公室而言，印章是联系学校与外部机构、高校、相关企事业单位重要凭证，合理使用印章对学校来说意义重大。高校管理人员不仅负责印章的保管与使用，还需要有处理内外行政事务的能力，这对行政管理人员的专业化技能提出更高的要求[3]。但目前我校管理模式相对固化，用印方式有待革新，管理人员缺乏学习先进管理模式的机会，需要进行系统化培训以提高相关人员综合素质和能力。

二、高校办公室印章管理工作规范化途径

（一）提高办公室管理人员的思想觉悟和责任意识

再智能化的管理也离不开人的参与，高校办公室印章从保存到使用都离不开办公室管理人员的全程参与。印章保存或者使用过程中出现的认识误区其实正是源自使用者和管理者的思想觉悟不够，认为使用印章不过是简单的步骤。要改变这种认识误区，需要提高管理人员认识水平。印章既然保存在办公室，那么办公室管理者就肩负了保护好和使用好印章的重要职责，每一次印章的使用都代表了学校，如果出现问题，影响的不仅仅是个人，甚至是学校利益。虽然很难要求每个人，包括使用印章者提高这种认识，但是办公室管理人员必须提高认识和思想，认清责任，了解印章代表的重要含义，如此才能保证最基本的印章使用意义。

（二）推动电子印章建设工作、完善智慧校园体系

构建智慧校园建设已经成为高校工作重点，快速高效的工作效率也是信息化社会必然要求[4]。传统印章使用难以跟上信息化的发展需求，因此，需要大胆引进数字化互联网技术，从技术层面推动印章的使用和管理实现质的飞跃，以技术创新推进办公室工作机械化、智能化、信息化。国家于2005年实施的《中华人民共和国电子签名法》为电子印章的使用与推广提供了法律依据，越来越多的高校开始进行办公自动化系统建设，通过利用信息化手段对校内实体印章、各级领导签名信息化，并通过电子签章与办公系统、信息系统相结合，实现管理工作信息化，将有力缓解大批量使用印章带来的人力和时间成本压力，节省时间，提升效率，也使得印章管理人员从繁琐、高重复性用章工作中解放出来。

（三）加强印章管理线上化建设，提高用印效率

通过构建智慧校园系统可以加强印章线上管理，将审批程序纳入网络系统。用印人可以从网上发起用印申请需求，使用电子版申请表格填写，通过网络发送给相关领导进行审核批复，经相关领导审核后再进行打印，确保所有程序合格以后再由用印人赴校办盖章，避免往返不同校区多次办理现象；当领导开会、出差等情况下需要用印时，需要对审批做特殊处理，办公室拥有一定审核权，经办公室审核后确定符合用章规范，可以先由用印人写一份情况说明交由办公室管理人员保存，用印后再补交申请表和相关手续，办公室对情况进行记录并跟踪后续补办手续，并将相关情况及时报给部门领导，保证用印时效性的同时不违反规定。

（四）加强印章管理系统化培训

高校需逐步建立起办公室工作人员印章管理业务系统化培训体系，将办公室印章管理培训纳入学校管理培训体系中去。相关培训工作由高校统一组织，由专业培训人员对培训资料进行编撰，将常见用章种类、用章所需材料、审批流程加以整理形成文字材料，发放给参训人员作为参考，从公章的保存、定期检查、使用、归存到印章清理入柜，每一步都要进行系统性的学习。培训使相关管理人员提高责任意识和大局意识，立足学校公共利益，合理公正管理公章。为此，每年学校可以定期组织学习经验交流会，与管理经验丰富的兄弟高校进行交流，学习其先进经验，融入本校培训体系，提高印章管理工作能力。

三、结语

随着信息化、智能化的推进，如何打造“移动智慧校园”已成为高校面临的主要发展问题，高校办公室印章管理制度势必也要进行变革改进。但高校印章管理是一项繁杂又极其重要的工作，为此，高校要制定合理完善的印章管理制度。对于管理人员而言，要从自身出发提升意识和素质，为高校科研、管理、教学提供良好的服务。