数字化技术在档案管理工作中的运用研究

文/冶金工业教育资源开发中心 刘静

目前属于信息大爆炸时代，数据量不断攀升，信息产生的种类也复杂多样。随着人们对信息的需求量加大，数字化技术应运而生，有效地满足了人们的需求。从事业单位档案管理工作出发，随着数据统计的难度加大，传统纸质档案的功能性弱化，传统的管理方法已经无法顺应时代的潮流。只有进行档案管理工作的革新，确保数字化技术的全面运用，才能有利于档案管理工作的有序开展。

一、数字化技术概述

在计算机技术的全面应用下，衍生出数字化技术，其应用领域广泛，具有针对性的优势，主要体现为虚拟化的载体。针对复杂的信息数据，利用数字化技术进行加工和传输，其存储信息的载体为虚拟化的载体，便于数据的容纳和查阅。虚拟化成为了数字化技术的重要特点。数字化技术还具有信息处理快的优势，在日常使用过程中，面对大量的综合性数据，其传递和分析能力较强。计算机高效处理性明显，数字化技术应用下，处理速率提高，满足了事业单位档案管理信息化要求。

二、数字化技术在档案管理工作中的运用意义

传统的档案管理工作主要针对纸质类档案文件，需要对纸质进行良好保存，为其提供合适的环境，耗费的人力物力较大。随着时代的发展，数字化技术在档案管理工作中的运用优势明显。在事业单位中，档案主要是记录单位发展，其承载着历史使命，数据的变迁是档案管理工作发展的动力。全面应用科学技术，实现数字化发展，改用电子文件记录，有利于信息数据的收集和存储，也是当前时代发展的必然现象。将数字化技术应用于档案管理工作中，有利于提高管理工作效率。针对复杂的管理工作，数字化技术提供了便捷，促使更多工作人员对其工作内容产生新的认知。在对档案资料进行保管的过程中，采用数字化技术，凸显了档案资料的价值。做好档案管理工作，实现数据资源共享，建设相对应的数据库，促使检索、信息采集、筛选等工作的效率提高，不断地发挥出档案管理工作的最大化价值。

三、档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度不健全。当前档案管理工作中存在管理制度不健全的问题。档案管理工作者需要明确管理制度是工作有序开展的标准，制定出规范的操作流程，才能提高工作效率。有些档案管理方式还停留在传统的“信袋式”管理的阶段，不能做到科学的专业管理，导致对信息的提取和利用较为困难，并且原有的纸质档案管理方式和设备还存有不足。随着市场化要求的更替，事业单位的发展目标也存在变化，信息更新缓慢，导致档案管理工作中数据更新不及时，不利于档案管理工作的全面开展。事业单位档案信息库的及时更新，有利于事业单位的长远发展。提升档案管理理念，探索新形势下有效的档案管理途径，能够促进社会经济的健全发展，提高事业单位的市场竞争力。

（二）管理工作相对复杂。档案管理工作相对复杂。事业单位内档案管理工作不仅是摆放书籍等数据文件，还需要对档案进行系统化的保管、编制、归类等工作。尤其是收集、整理、筛选档案资料，操作起来相对复杂，面对不完整的档案资料，管理工作更加复杂，导致档案资料的利用率不高。在信息化时代背景下，事业单位档案管理工作采用数字化技术，创新管理方法，提高工作人员计算机使用等综合能力，提高对信息化管理的认识。

（三）数字化管理投入少。由于部分地区事业单位对档案管理工作的重视程度不足，致使对数字化管理的投入经费较少。从预算可以看出，档案管理的投入远低于其他事项。受经费不足的影响，不利于数字化技术在档案管理中的实际应用，也将降低档案管理工作效率。

（四）信息化建设不足。目前事业单位档案管理工作还存在信息化建设不足的问题。设备相对落后，对档案资料库建设投入不足。基础设施无法满足现代化需求，设备未及时更新。随着科学的进步，数字化技术的全面应用，传统的档案管理方式不能实现信息化处理，导致事业单位档案管理工作无法满足网络化发展。受信息化建设不足影响，档案管理工作效率下降，质量降低。传统的档案管理工作以人力为主，进行资料数据的筛选，工作任务重，复杂的数据信息容易造成纰漏。

四、数字化技术在档案管理工作中的运用措施

（一）健全档案管理规章制度。健全档案管理规章制度，为推动数字化技术在档案管理工作中的有效运用提供支持。根据事业单位的实际情况，制定出符合现实的规章制度，确保制度的规范化和合理性。基于实际需要，还需要提高档案管理工作规章制度的实操性，便于工作人员的贯彻落实。基于统一规范的档案管理工作制度，从档案的收集工作开始，有序地整理，做好数据整合工作，编制种类不同的文档，进行排序，以便后续的查找。运用数字化技术，在线上网络管理平台中做好标记，对档案进行分门别类，做好相关鉴定工作。从实效性出发，在事业单位内对不同历史年限档案，采取针对性的保管方法。对于保留超过年限的档案进行销毁，避免复杂繁多的档案数据造成整理困难。在事业单位档案管理工作中运用数字化技术，提高工作效率。健全档案管理的规章制度，针对传统的管理模式进行革新，制定出符合现实发展需求的政策，提高档案管理工作的信息化水平。由于我国事业单位档案管理信息化建设还处于发展阶段，相关的制度还不健全，无法达到较高的服务水平。因此，健全档案管理工作规章制度，构建科学的管理体系，基于数字化技术的全面应用，提高档案管理工作的信息化水平，促使其朝科学化方向发展。

（二）做好档案管理人才培养工作。为推动数字化技术在事业单位档案管理中的应用，需要充分发挥人的主观能动性，做好档案管理人才培养工作。事业单位需要制定完善的培养体系，树立积极良好的理念，从终身学习的角度出发，促使更多工作人员为数字化档案管理贡献自己的力量。展开相关培训，指导数字化技术的使用，努力提高全体员工的综合水平。定期组织档案管理人员进行数字化管理实操培训，让他们掌握基本技能，在实际岗位中学会运用相关的数字化知识。不同地区的事业单位还可以进行相关的交流合作，推选出档案管理数字化水平较高的单位进行经验分享，共同提高数字化技术在档案管理工作中的应用水平。从考核制度出发，改革传统的考核体系，量化各类考核指标，强化考核的个性化体现，不断激发事业单位档案管理人员的工作热情。还可以与高校进行合作，针对专业水平较高的学生进行专业对口培训使其毕业后可直接参与到工作岗位中来，为事业单位数字化档案管理工作提供新鲜血液。培养一支具有专业能力和综合素养的数字化档案管理工作团队，最大化发挥数字化技术在档案管理工作中的核心价值。

（三）提高对档案管理信息化的认识。提高工作人员对信息化技术的认识，确保数字化技术下档案管理工作的有序开展。根据档案管理工作的需要，对工作人员进行档案管理数字化技术的培训，使其熟悉信息化的档案文件。数字化技术的运用，在档案管理工作中还包括设备使用和信息平台的管理，指导工作人员掌握档案数据库也是重要的工作内容之一。事业单位对年轻人才的需求量较大，网络管理中需要相关信息技术人才，提高工作人员的能力素质，有利于数字化技术合理运用在档案管理工作中。当前事业单位档案管理工作人员结构稳定，部分人员资历深且年龄大，对数字化技术不够了解，这就需要档案管理工作转变服务方向，树立良好的数字化管理意识，基于信息技术的支持，使得档案资料的收集和后续整理工作更加全面，借助信息化管理平台，全面提升事业单位档案管理工作的综合水平。

（四）实现档案的数字化管理。运用数字化技术实现档案的数字化管理。更新原有的处理设备，完善基础设施建设，为数字化技术应用下的档案管理工作提供硬件保障。传统的档案管理工作效率较低，运用数字化技术后，能够实现资源共享，有效地提高管理水平。基于数字化技术构建档案管理系统，做好档案数据收集和整合工作，做好资料检索、编目等相关工作，突出档案管理的工作价值。运用云计算技术，根据用户的指令，搜索出相关的信息资料，满足档案管理工作的日常需求。基于数字化技术的虚拟性特点，搭建云计算平台，实现信息的及时更新，并且做到快速传播。利用数字化技术，对照片、视频等电子档案文件进行收集和整理。还可以采用专业的设备，将传统的纸质档案文件转化为电子文件。电子文件的归档和整理，有效地降低了人力和物力的使用，对扫描仪的规范操作，做好信息索引，监督扫描全过程，达到档案管理要求。在进行档案检索和查询过程中，运用数字化技术，确定资料的摆放位置，便于后续查找。数字化技术在档案管理工作中的运用，打破了时间和空间的限制，大大提高了管理效率。

五、结语

档案管理工作作为事业单位的基础工作之一，需要提高对其的重视。随着时代的发展，对档案管理工作提出了更高的要求，只有与时俱进，才能符合现代化工作需求。对事业单位档案管理工作运用数字化技术，采取针对性的策略，才能提高档案管理工作的信息化水平，进而推动科学合理的档案管理工作顺利开展。