大数据时代档案管理工作面临的问题和对策

文/广西壮族自治区柳州市第二职业技术学校 廖霞

一、大数据时代的含义

大数据概念的提出最早要追溯到2012年美国政府发布的《大数据研究和发展倡议》这一文件中。当时这篇文章主要是美国为了宣布斥资两亿美元启动“大数据研究和发展计划”，旨在增强美国政府的收集、萃取、分析、利用数据等方面的能力，从而大幅度地提高美国政府的预见力和控制力。同年11月，我国政府在广州率先开启了“大数据战略工作方案”，同时也意味着我国大数据时代的正式开启。就目前而言，学术界之间对于大数据时代的定义和划分都具有一定的争议性，并不能形成统一的概念或者理论。但其中最具有代表性的还是3V定义，3V定义是从大数据的基本特征出发，即各行各业要同时满足三个最为基本的特征：规模性、高速性和多样性。

综上所述，大数据是由庞大的数据和数据量激增而产生的新的数据管理方式，它不仅是当前社会需要的产物，同时也是未来社会发展的趋势代表。在对于数据的采集、整理和分析中，大数据有着不可估量的价值和作用，相较于传统的数据管理而言，大数据的信息管理还能够大幅度地促进各行各业的转型与发展。

二、档案管理大数据化的必要性

随着信息技术的飞速发展，数据信息快速增长的时代已经到来。大数据不仅仅是时代变革的标志，同时也是新阶段的开始。就目前而言，大数据作为各行各业发展的重心和焦点，与传统的处理方式和运作机制都大不相同。这些新的技术手段不仅为整个社会的发展带来了巨大的冲击，同时也使档案资源的管理和整理难度急剧增加。传统的档案检索、利用和服务功能已经不能满足社会和用户的需求，改革管理体制和方式，已经成为当前档案管理工作的首要任务和必要途径。因此，面对新时期的转型挑战，档案管理部门和管理者对于当前档案管理工作的现有问题和管理途径都要有一定的创新。一方面要打破传统的管理方式，摆脱传统思维的制约；另一方面要紧跟当前大数据时代的发展，充分利用社会资源和力量，建立新型档案管理方式，从而达到创新档案服务的要求和目的。大数据时代档案管理的创新已经成为当前档案管理创新的必然趋势和必要任务。截至目前，我国在基于大数据时代对档案管理方式的革新已经有了很大的进步，但在未来的发展中，大数据管理仍然是时代发展的主流趋势。因此，背靠时代背景，发展档案管理新模式势在必行。

（一）大数据时代档案管理方式由纸质化向数字化转变。其具体表现为档案管理的理论变化，传统的纸质管理理论向电子信息档案管理方向转变，成为档案管理新的基本操作方式。

（二）信息数据服务的广泛性。纸质的档案信息局限性较大，在对个人资料的审查和核实中，都具有较强的单一性，远不能满足当前社会发展的需要，因此，更新档案管理模式，采用更为社会化、多元化、网络化、先进性发展的新型服务手段不仅能够使档案管理的存储、整合、分析等内容都在数字环境中进行，同时还能够通过建立档案云平台，为企业提供更有价值的信息。

（三）在管理人员的选择方面。由于大多数内容都需要信息技术来完成，在提高可管理人员专业素质的同时，也为档案的准确率提供了一定的保证。

三、大数据时代档案管理工作面临的问题

（一）档案管理信息的种类和数量增加。就目前大数据发展情况来看，档案管理工作的最大挑战首先就是信息数量不断增长。这也是大数据时代被称为信息爆炸时代的主要原因之一。目前，我国档案管理工作已经在逐步走向电子化和信息化。总的来看，档案管理工作的开展已经在稳步发展，但就实际而言，海量资源的存储和记录以及分类、归档等各项程序之间没有较为完美的衔接方式。一方面，大量的信息涌入使得档案管理工作对于信息的处理和分类不能够有一个较为明确的标准，在大量的信息中并不能及时获取到真正有用、有价值的信息资源；另一方面，相较于传统的档案管理方式而言，当下的档案管理模式结构复杂且混乱，这也是寻求新的管理方式所面临的主要问题之一。

首先是就信息的数量而言，在上文中我们已经提到了关于信息激增的问题。随着无纸化办公的逐渐推行，电子文件传输方式逐渐盛行起来，但目前对于电子文件的识别和归档并不成熟，过量的数据信息给档案管理的存储能力带来了巨大的挑战。

其次是信息种类的繁多。就目前而言，大数据内部的信息传递和信息分类是极为复杂的。这些信息的交互为档案管理的分类和归档带来了一定的困难，因此，档案管理在更新和优化过程中，必须要借助现代技术手段，扩大档案管理的存储平台和资料分析能力，为打开档案管理的新局面奠定基础。

最后是信息来源的多样化，也就是信息来源的复杂与混乱。大数据时代在带来了便利的信息传递的同时，也体现出了数据的弊端。由于当前档案多由不同的地方进行管理和登记，再进行档案信息的传递，这使得档案收集工作的困难程度不断增加。

（二）档案安全问题。安全问题不仅是档案管理工作中需要高度重视的问题，同时也是互联网发展的重要问题。相较于传统的纸质管理方式，信息化的档案管理在带来一定便利的同时，也带来了较大的安全隐患。数据资源是按照一定的数字格式和电子信息进行存储的，在数据分析中心，都是以密钥的形式来进行加密处理。但这样的加密方式并不能真正保证数据信息的安全。目前来说，网络平台的安全隐患主要分为两种：一是现有数据分析平台能力不足，由于同时在线或是数据本身携带有病毒就会导致数据处理平台的崩塌，从而产生数据不能使用或是数据泄露的风险。二是我们众所周知的黑客攻击。非法窃取用户的档案信息，不仅使重要的数据资源丢失，同时还会使整个档案信息安全风险增加。过于依赖于网络信息技术，同时也会产生被信息技术反噬的风险。

（三）档案管理人员职业素养的缺乏。在我国目前的档案管理体制中，对相关人员的选拔仍然采用传统的应试考试方式，导致当前信息管理工作人员对于新型的信息管理工作不适应，对于相关的技术操作不成熟，从而使档案管理工作的质量和效率都不能得到有效的提高。就目前而言，我国对于专业的档案管理人才的选拔和培训并不乐观。一方面是由于当前档案管理人员普遍年纪偏大、专业不对口，缺乏高学历的专业人才，对于现代信息技术的应用更是严重落后。另一方面是由于相关人才的培训力度不够，导致专业人才对于技能的熟悉程度和档案管理的流程并不了解，对于信息的操作技能有所欠缺。

四、大数据时代档案管理新策略

（一）实现档案管理的集中化。当前各个地区都有自己的档案管理系统和档案馆，同时各个地区之间的档案管理并不流通和交融，导致资源比较分散和独立，无法实现资源的共享和交流。因此，在面对当前多元化的信息需求，必须要建立各个地区之间档案信息的共享和交流平台。一方面将各个地区的档案进行“大档案”模式的管理，能够有效减少对冗杂信息的处理和过滤时间，提高档案管理效率。另一方面，通过互联网资源的有效整合，可以让更多的公众参与到档案整理当中来，从而保证档案管理工作能够紧跟时代的步伐。

（二）提高档案管理安全性能。数据信息的安全管理是整个档案管理工作的基础。因此，如何提高档案管理的安保能力是当前档案管理工作首要解决的问题。

首先就黑客攻击方面而言，建立和完善有效的安全系统是防止黑客攻击的第一步。在网络监管中，保证计算机网络系统的安全高效运转。一方面，建立合理有效的监督机制，不仅能够提高网络信息安全防护的能力，同时还能有效进行风险检测和监控，有效防止黑客入侵。另一方面，培养相关的技术人才，在为档案信息提供安全系统保障的同时，还能够为档案管理的专业型人才的培养奠定基础。

其次是加大对平台的研发力度和存储能力的扩大，以此来保证平台的平稳运行和不断发展，减少平台崩溃的可能和数据信息的丢失，从而达到数据保护的目的。

最后是相关档案管理工作人员要具备充分的安全防范意识。除了网络系统的信息维护和保密工作外，还应该建立相关的网络管理制度和从业人员的工作标准，对于出现的违反相关规定的行为严惩不贷。

（三）提升档案管理人员专业素质。大数据时代的发展不仅仅体现在工作内容和方式的转变上，对相关从业人员的工作能力、技能都有了新的要求。因此，这就要求我们管理人员首先要转变档案管理理念，提高对档案管理数据化的认识，实现档案管理服务大众的基本诉求。其次，在档案管理人员的技能提升方面，可以建立相应的技能考试制度，对已从业人员进行定期培训，以此来解决我国当前档案管理人才缺失的困境，为我国档案管理的发展保驾护航。

五、结语

大数据时代的到来既是机遇也是挑战。如何抓住机遇，如何应对挑战是档案管理工作开展中首要回答的问题。本文详细地阐述了当前在大数据时代，档案管理工作中出现的问题，并提出了相关的解决策略，以期能够更好地帮助我国档案管理工作的开展。大数据时代作为当前社会发展的必然趋势，拥有广阔的发展前景，各行各业都能够在大数据时代获得巨大的突破和发展。