新媒体环境与档案数字化背景下的档案利用服务

陈小春

摘要：当前新媒体快速发展，各档案馆数字化程度越来越高，为档案利用提供了新的解决途径。其中微信公众平台因其超大的用户群，良好的使用体验和高效便捷的特点，使得利用这一平台提供档案利用服务，将成为一种趋势，并将有力的促进档案事业的发展。

关键词：新媒体;档案数字化;档案利用服务

随着互联网技术的不断发展，围绕互联网发展起来的新媒体不断出现，特别是近几年随着智能手机的普及，4G、5G的到来，使手机的上网速度毫无障碍，越来越多的人借助手机平台，办理各种各样的业务，信息传播已经变得更便捷，数字化，无时空障碍。同时档案馆档案数字化工作不断推进，部分档案馆基本实现利用不进库房，完全数字化，这为档案利用服务创新更便捷的方式提供了可能或说是水到渠成。在此背景下，利用微信平台提供档案利用服务变得越来越可行。

一、微信公众平台应用于档案利用服务的可行性

微信公众平台是微信的一项功能，微信是腾讯公司产品，通过微信公众平台，企业和个人可以申请微信公众号，并对公众号进行使用、管理、更新，可发布文字、语音、图片、视频等内容，实现相应工作业务的办理。对于档案工作来讲，微信公众平台的产生，使得档案工作有了一个全新的档案信息发布平台。

（一）智能手机的普及、微信用户群体量巨大

随着智能手机的普及，各种应用程序的使用越来越多，微信做为高使用率的一款应用，自2011年它在广州诞生以来，微信在全球范围内支持20多种语言，覆盖了200多个国家和地区。截至2020年第一季度，微信及WeChat的合并月活跃帐户数达12亿之多。而且这一用户量具有一定的稳定性，可以说，我们的日常生活越来越离不开微信。越来越多的企业建立了自己的微信公众号来服务自己的用户群。

（二）信息传播模式的多样化，为档案利用服务途径的多样化提供了可能

微信公众平台信息传播方式多种多样，即可以是文字的、图片的、视频的、语音。对使用对象可以实现精准服务，有需求的对象，用微信关注公众号，即可使用，方便快捷，没有任何障碍，也不产生任何成本。

（三）档案馆档案数字化程度高，为使用微信公众号在线办理档案利用服务提供了内容上的可能

数字化是档案工作的基本要求，部分档案馆完全实现了档案的数字化，有些是部分实现了档案的数字化，例如作者所在档案馆，四川师范大学档案馆对利用率较高的档案也基本实现了数字化，这为档案的在线传输提供了可能。

（四）有偿服务项目可在線支付

微信支付已经成为一种日常生活的支付方式，已得到很大程度上的普及，当前微店，微信商场的广泛使用，微信支付以方便、快捷、安全得到用户的认可，也成为了一种支付习惯。在实际的档案利用服务中，如果涉及到部分增值业务需要收费，例如高校档案的翻译费用等，就可以在公众平台上提供学校收费的微信二维码，可以直接通过微信公众号解决服务费用的支付问题。

二、使用微信公众平台进行档案利用服务的初步探索

目前已有很多档案馆申请了微信公众号，并逐渐开始使用微信公众号向用户推送档案工作相关信息，也有部分档案馆积极探索利用微信公众平台办理档案利用服务，例如四川师范大学档案馆，在今年疫情封校的情况下，学校档案馆为了解决利用者不能到校办理档案利用服务的情况，及时推出了档案在线办理业务。档案利用者和档案工作人员不用面对面就能办理好档案利用。首先档案利用者需要关注微信公众号“川师大档案”，即可以在公众号上进行在线查档申请，利用者手持本人身份证拍照上传进行身份认证，同时填写所需要的个人档案详情，如所需要档案类型，档案产生的时间，个人在校期间的学院、专业、班级，以及联系方式，邮箱等即可。申请成功后，档案馆工作人员在后台就可以看到，即可根据利用者提供的信息在档案系统里查询，查询到利用者所需的档案后，进行打印盖章，然后扫描，发送到利用者电子邮箱，服务就结束了。这种服务方式解决了以前利用者请假来馆，长途奔波甚至有些利用乘坐飞机来查档，即费时又费钱，利用成本相当高的情况。这一利用服务方式变革，让之前的高成本行为变成了成本可忽略不计。同时还化解了好多情绪化的困境，例如有些利用者远道而来，刚找到档案馆，又已经到下班时间了，如果不给他提供利用，他情绪就会崩溃，往往工作人员还要加班给他查找档案，如果是有难度的档案，一时没查到，又免不了会出现场面紧张的情况，甚至引来对工作人员的投诉，给工作人员带来不必要的麻烦。也给利用者带来痛苦。使用微信公众号进行在线服务后，这种情况就不会发生了。

三、使用微信公众平台进行档案利用服务还需要继续探索，不断完善

从目前我校档案馆的初步尝试来看，效果非常好，也得到了利用者的肯定和赞许，但这一工作还有很多不足的地方，例如，因经费不足，技术还比较落后，往往要多次身份认证才能成功，甚至有些多次也不能成功，只能后台工作人员人工审核，增加了不必要的工作量。查到的档案虽然已经数字化了，但因没有电子签章，只能打印后，再盖档案馆的章，然后再扫描，有点费时，如果有电子签章，就可以直接使用。同时，从我校情况看，微信公众号只是完成了申请和部分回复工作，而所需档案的数字化传输仍然使用的电子邮箱，这一环节，还需要改进，如果能使用微信公众号一站式服务，效果会更好。

综上所述，档案工作的探索在不断的深化，微信公众平台的出现为档案工作带来了新的契机，档案部门应该抓住这一机遇，特别是当前受疫情影响，要尽量减少人员的流动和人员的直接接触的情况下，不断优化档案工作机制，完善档案信息资源，建立档案信息资源的共享机制，促进档案文化传播方式多样化，完善档案在线利用服务，方便利用者，更好的服务社会。

参考文献

[1]孙沁.基于互联网时代档案利用服务工作变革的同弹簧扣思考[J].北京档案，2020（02）：32-34.