浅析会计档案数字化建设与管理

1 会计档案数字化建设与管理的作用

1.1 提高了工作效率

会计档案数字化的优点主要在于对会计基础资料的自动化处理。在实际工作中，计算机会计资料处理系统可以快速准确的对工作人员的日常会计资料的输入输出、整理、核算、储存及提取进行及时的自动化处理，可以按照会计资料使用者的要求自动生成相关的数据、报表、账簿等，还可以对相关的会计资料及数据进行自动审核，确保会计核算的准确性，使会计日常业务实现了自动化处理，大大降低了工作人员的工作劳动强度，提高了工作效率。

1.2 为管理者提供便捷的管理信息，提升管理水平

管理者在管理的过程中总想快速、准确的得到有助于制定管理决策的信息，以提高管理决策的有效性和正确性，力求以最小的劳动获取最大的社会效益和经济效益。因为计算机系统能对数字化后的会计档案进行高效的分类、保存和使用，和传统的纸质会计档案相比，大大提高了管理者对会计档案的使用效率，并给管理者提供更为全面、详细、准确、及时的会计信息，给管理和决策提供了有利依据。

2 会计档案数字化建设与管理存在的问题

2.1 在意识方面，没有加以重视

长期以来，会计档案只做为单位内部的事后资料来处理，对会计档案的作用及运用在意识上得不到重视，对会计档案资料及工作的认识都存在着或多或少的误区，认为会计档案只是记录单位内部以前发生的事务，认为所谓的会计档案工作就是能做到能查询、不遗失、不损坏、不泄密就可以了，没有真正认识到会计档案对管理的作用，从而忽视了会计档案数字化建设与管理的重要性。

2.2 在工作人员方面，专业技能薄弱

由于长期以来对相关人才培养的投入不足等诸多原因，导致会计档案数字化建设与管理从业人员整体专业技能水平不高，管理的方式方法及手段相对落后。大部分从业人员没有经过会计档案数字化管理相关知识的培训，对会计档案的相关业务不了解，导致会计档案管理不规范、不统一，管理欠缺科学性及合理性。

2.3 在管理制度方面，有待完善

随着会计档案的建设与管理工作的方式、方法的革新，相关的管理制度也应进行必要的革新和完善，以适应新的工作及管理要求。但在实际工作中，制度往往滞后于工作，滞后于管理。很多单位依然延用着传统的已不适合的管理制度来管理数字化背景下的会计档案，这必为数字化后的会计档案的自然损坏和人为的破坏以及会计档案数字化建设与管理的不规范、不完善，带来制度上的隐患。

3 怎样完善会计档案数字化建设与管理

3.1 加强会计档案数字化建设与管理的意识，从意识形态上认识会计档案建设与管理的重要性，让档案的建设者、管理者及使用者认清档案对个人、对单位、对国家所起的重要作用，从思想上重视档案，在工作中管好档案、用好档案，使档案发挥其应有的不可替代的作用。

3.2 加大会计档案数字化建设与管理的投入

1）加大和完善硬件基础设施、设备的建设

在硬件建设方面，一是要设置环境整洁、温湿度适宜的会计档案专用储存库房，以确保储存会计档案的各种介质的安全及质量；二是要配置性能稳定可靠的输入输出设备；三是要结合单位自身的实际，选用功能适合自己本单位的、安全的、正规的会计电算化软件；四是要强化计算机系统及应用软件的安全性及防护性，力防非法登录及骇客入侵，力保档案数据的安全性、完整性、真实性及保密性。

2）加强会计工作人员的专业技能岗位培训，提高会计档案数字化建设与管理的质量

会计档案数字化建设与管理的质量，最终还是要体现在会计工作人员的具体工作中，数字化会计档案的质量取决于会计工作人员的专业技能水平，因此为了使数字化会计档案能够发挥其应有的作用，就必需建立一支高素质、高水平的会计档案数字化建设与管理的人才队伍，完善人员配置。

3）完善会计档案数字化建设与管理的规章制度，严格按规章制度开展工作

要根据国家相关的法律法规，结合实际，制定适合自己本单位本部门的规章制度，让每一个工作流程都在规章制度下运行。要做到规章制度不留于表面而有效实施，一是要加大规章制度的宣传力度，让制度入心，让制度律行；二是加大规章制度的执行力度，让员工严格按规章制度规范工作，奖惩分明，执行及时、到位，提高员工的律自性及工作积极性。

4 结语

时代在发展，社会在进步，数据化在我国各行各业以得广泛有效应用，完善会计档案数字化建设与管理的工作是趋势所需。各职工、各部门、各单位都应重视起来、行动起来，认真建设和管理好会计档案数字化工作，切实提高会计工作和管理的水平及质量，更好地为职工、为单位、为社会服务。