探析档案管理的重要性

1 档案管理工作的意义

档案是人类社会进行各种理论及实践活动的真实记录，是最初的原生信息。档案工作深入于人类日常社会生活，伴随社会文明水平的提升，逐渐体现至社会生活的方方面面，表现出相当重要的作用。所以，加速推动档案管理信息化、规范化、法制化和科学化发展，连续加强档案基础建设，档案管理当务之急必须不断增加工作力度。目前，档案工作已成为企业不可或缺的部分。从一个角度讲，它既可较高的提升工作品质及效率，又有利于保证原始资料的真实性。从另一个角度讲，档案管理逐步规范，是检验一个企业的管理能力的标准。档案管理工作的好与不好，直接体现企业领导是不是能将整体运营情况和及时调整运营政策。因此，加强管理的理念，就是要加强研究新出现的档案管理方法，如实地反映出企业的整个运营成果及发展情况，关于提升市场竞争能力，不断促进社会的经济发展，具有深远的现实意义。在信息化迅速发展下，人们对办公室档案工作的管理意识逐渐淡薄，忽略其在社会发展里的现实作用及长远的战略意义。随着人们逐渐进入信息社会后，档案对于人们了解客观及主观世界，对于经济发展、传承文明及科技创新，具有无可代替的作用。所以，档案工作迅速融入信息社会，加快信息档案建设仍是档案部门和档案工作者当务之急的重要任务。档案信息化、规范化、法制化及科学化是档案工作迈向现代化建设的必经之路，是逐步将档案工作与未来档案工作结合起来的重要举措。

2 档案管理中存在的问题

2.1 对档案管理工作的重视程度不够

从宏观层面来看，很多单位的工作重心完全偏向于更容易产生成绩的业务工作，或者和单位考核挂钩的行政工作；从微观层面来看，一方面，大部分单位的主要领导普遍认为档案管理只是简单的收集、整理、归卷、存档、移交等按部就班的工作，对其不重视；另一方面，单位档案管理员基本上都是兼职担任，他们往往身兼数职，分身乏术，难以专门开展档案管理工作。因此，档案管理工作长期被边缘化，工作质量难以提升。

2.2 管理人员从业素质不高

在很多单位中，档案管理工作由于不受重视，大都由老弱职工担任，有的小单位基本上只能兼任，同时档案管理人员的流动性也很大，这导致档案管理人员从业素质不高，主要表现三个方面：一是对档案工作重要性认知不足。管理人员没有深刻的理解档案管理工作背后的内涵和意义，对自身要求偏低，缺乏档案保密意识，管理档案随意性较大；二是档案管理专业能力不强。随着社会发展和技术进步，档案管理理念和技术手段也发生了巨大的变革，信息化程度越来越高，兼职管理员难以跟进学习并及时掌握专业技能。三是主动服务意识不高。大部分档案管理人员往往觉得只要及时把档案整理归档、确保档案安全就万事大吉，但对于档案价值的利用、档案价值的再实现和档案重要性的宣传等方面，缺乏主动作为的意识，档案利用率不高。

2.3 管理制度落后信息化建设停滞不前。在当前的档案管理过程中，信息化建设是档案管理工作发展的关键。传统的档案管理工作模式，对于工作人员有着较高的要求，而且工作效率低下准确率较低，在信息化的建设模式下，档案管理工作的工作效率和工作质量能够得到提升。

3 强化档案管理应采取的措施

3.1 增强对档案管理工作重要性的认识

认识的高度决定行动的力度，增强对档案管理工作重要性的认识，笔者认为可以从以下几个方面着手：一是单位要强化党管档案的政治意识，坚持领导主抓的工作方向，才能保证档案管理各项工作顺利、有序、高效地推进。二是单位主要领导在充分认识到做好档案管理工作的现实意义的基础上，还要把档案管理工作纳入本单位重要议事日程，明确分管领导，并指定专人负责，把如何做好档案管理工作具体落到实处。三是开展档案管理重要意义的教育工作，组织全体干部职工认真学习《档案法》，通过了解档案管理工作的重要性，纠正认知偏差，增强自身档案法律意识，无形之中提升档案管理工作的整体地位。

3.2 提升档案管理人员素质

档案管理人员的工作能力和素质直接决定档案管理工作的效率。单位要重视档案管理人员的培养，定期组织工作人员进行培训，小单位可以外派档案管理人员参加档案行政管理部门组织的档案业务技能培训班。大单位则可以聘请理论基础扎实、管理经验丰富的专家讲师定期开展系统的档案管理专业培训班。有条件的地区可以开发档案管理人员线上业务知识培训课程和考试系统，让档案管理人员随时随地都可以接受档案业务知识的在职继续教育。在不断的学习过程中，管理人员业务技能得到有效提升，责任心逐渐增强，档案管理水平才能发生质的飞跃。

3.2 推动档案管理信息化建设。信息化是当前档案管理的发展方向，借助互联网这一平台，能够对档案信息进行更好的处理全方位的提升管理工作的效率和工作质量。要想完善机关事业单位的信息化建设应当从以下几方面入手：首先应当提升工作管理人员的素质，要求工作人员有着基本的计算机使用能力，以便更好的适应新的工作岗位。其实应当完善计算机系统的建设工作，加强对计算机系统的软件研发和投入。最后应当制定详细的发展规划，根据单位的实际情况制定科学的发展方向，推动各方面的工作发展和建设。

4 结语

目前许多单位正处于发展和变革的新时期，档案管理工作能够为单位的发展和改革提供重要的发展思路和依据。档案管理工作发展和改革的过程中，应当加强专业人员的培训和教育，推动信息化的发展和建设，营造良好的档案管理工作氛围和环境。