事业单位档案信息资源共享现存问题与应对之策

档案属于以静态形式存在的文献资料，形成后按照最初的样子保存几年、几十年或上百年。在时代发展过程中，档案资源的使用价值日渐凸显，各种管理新技术出现，档案信息资源通过动态方式供人们使用或分享，为需要的人提供了大量有价值的信息，确保单位各项工作顺利开展，发挥了其管理保存的价值。但随着事业单位业务量的增加，所产生的档案信息资源数量变多，档案信息资源共享过程中也日渐暴露出一些问题，有必要引起重视，总结出相应的解决之策，确保事业单位能稳步良性发展。

1 事业单位档案信息资源共享存在的问题

1.1 档案信息资源共享意识较差

事业单位内部分领导或档案管理者思想保守未意识到信息化发展进程里落实好档案资源信息化共享的必要性，相关工作的开展未提上日程，这必然会影响到档案资源共享工作的开展。

1.2 信息系统间难以实现资源共享

因事业单位内档案的保密性较高，以致于单位内部档案管理期间在档案信息系统引进时，采用了不一样的信息系统标准，使得档案信息系统混乱，增加了系统信息共享难度，对档案信息资源网络化发展不利，同时也阻碍到信息资源的有效开发与利用。

1.3 档案管理人才队伍素质不高

一直以来虽各级事业单位档案管理部门在优秀人才吸纳上较为重视，也采取了相应的措施来进行人才队伍建设，但单位内部真正接受过正规教育与培训的专职档案人员或拥有中高级专业技术职务的人员非常少，人员结构相对单一，高层专业人才不足，人员流向不够合理，队伍整体素质不高，这对推进档案信息资源共享建设不利。

1.4 档案资源共享资金不足

事业单位档案信息资源共享建设的资金成本投入高，要求软硬件基础设施建设以及后期维护保养，人才培训与软件开发的方面投入的资金都是相当多的，这对事业单位来讲还是一笔不小的“开支”，在资金得不到保障的情况下档案信息资源共享也就无法有效实施。

1.5 档案资源信息管理与共享中信息安全保障不到位

事业单位档案信息资源保密性强，机密信息多，可能涉及到教育、文化、卫生等多个领域，若这些档案信息泄露可能会带来无法弥补的危害，引起严重经济损失。部分事业单位档案管理基础设施建设薄弱，数字化扫描设备仍未配齐全，在档案资源信息管理与共享中可能会出现档案丢失、损坏或被篡改的情况。

同时，部分事业单位未对档案信息资源实施安全保密处理，档案信息资源共享审批环节没有严格把关，使档案保密信息泄露风险提高，需引起高度重视。

2 做好事业单位档案信息资源共享的几点策略

2.1 领导高度重视并支持档案资源信息共享

要实现事业单位档案资源共享前提即领导高度重视，将档案工作纳至工作计划议事日程，归入单位各项目标责任管理体系内，并给予人、财、物方面的支持，对存在于档案资源共享中的各种问题引起高度重视，想尽办法去解决。若档案管理人员将档案资源共享工作做的到位，领导需给予一定的表彰，并给予物质与资金上的鼓励，让他们得到心理上的满足，增强档案管理人员工作热情。唯有单位内相关人员引起重视，加上档案管理人员的认真负责工作，其它部门人员相互配合，方可确保单位档案资源共享工作做好、做细，方可满足事业单位发展需要。

2.2 进行资源共享区域总模式建构实现档案资源的联机检索

事业单位档案信息资源共享区域总模式即单位决策者进行档案信息资源整合总项目制定，且把该项目向各职能部门分配，由职能部门展开资源信息数据的整合后由档案管理部门创设出相应咨询界面供使用者使用。期间可经单位档案内网完成数据资源搜索，或把已审核的档案资源存放到网络平台内，根据相应数据格式，进行档案信息资源检索入口创建，便于单位内部人员展开网上信息检索，确保档案馆内的所有资源信息均可得到充分使用。对于一些能对公众开放的档案信息，应经互联网进行专门的检索工具创建，避免重要信息泄露。

2.3 提高档案管理人才队伍素质

事业单位档案信息资源共享建设为档案工作人员知识结构以及素养等的要求均较高，除了需要一批能力较强的专业技术人员来确保设备的正常运行外，还需吸纳懂得档案管理知识的人员来开展工作，上岗前实施岗前培训（培训内容包括网络知识、计算机知识、电子文件管理知识、数据管理知识等），促其能在岗位上更好开展工作，为档案资源共享提供人才保障。

2.4 多措并举解决单位档案资源共享建设资金不足问题

事业单位档案信息资源整合和共享的实现，需要推进数字化档案信息资源建设、网络基础设施建设、档案信息安全保障、档案标准化建设与档案工作人才队伍建设等，这些均需要大量资金费用的投入。那么单位可从如下几方面解决资金不足的问题：①向上级政府部门申请资金补助；②事业单位内部精简人员，提高办事效率，优化岗位结构；③注重设备购买时的成本控制，购入先进且价格实惠的设备，确保档案信息资源共享建设正常推进。

2.5 保障档案资源信息管理与共享中信息安全

保障档案资源信息安全是档案管理过程中相当关键的环节，在资源共享过程中有权限的人均可浏览到需要的档案信息资料，故而更应加强信息安全维护，具体做法为：①将档案资料分类进行集成数据库内网建构，经内网来对档案信息展开整理与上传，方便在网站上进行信息查阅，并且该专线的形式也更安全；②进行特定IP终端可访问档案信息设置，或进行口令或密码访问形式创建，该方式成本低的同时也能保障档案信息共享安全。

3 小结

在社会形势不断变化的今天，各事业单位均在摸索符合自身特征的发展之路。档案管理虽仅属于其发展中的一部分，但同样需对档案资料的利用以及资源共享的必要性引起高度重视，多措并举解决档案资源共享建设中存在的问题，使其在促单位发展中发挥更大价值。