新形势下事业单位办公室档案管理创新

张敏

山东省济宁市汶上县南站街道办事处 山东济宁 272508

对于事业单位而言，在档案管理的过程中，需要紧跟时代步伐，根据时代发展要求，完善档案管理工作制度，制定有效的信息建设路径，满足时代的需求，提高档案管理以及档案利用的效率，真正为公众提供高效的档案服务，以创新的视角洞悉档案管理的新方向，挖掘创新管理的路径。

1 当前办公室档案管理工作存在的问题

1.1 工作人员的专业素养有待提升

很多单位，由于领导者未全面认识档案管理工作的重要性，所以导致工作人员也未充分重视办公室档案管理工作。在部分单位，档案管理工作人员均非专业出身，以至于诸多办公室档案资料未得到妥善保存，长期随意堆放，由于管理人员没有对其进行合理规划和管理，所以具体工作不能体现出很多档案所具备的价值。另外，工作人员缺少较高的专业素养，而以技能不精，难以负责任的态度参与到档案管理相关工作中。办公室的内容繁杂，所以办公室档案管理工作对相关工作人员的要求非常高，如果他们缺乏较强的专业能力，则会让档案管理工作问题频发，进而严重影响办公室档案管理工作的效率[1]。

1.2 缺乏完善的办公室档案管理制度

在实际办公室档案管理工作中，需要具备一套适应本单位的、完善的档案管理制度，明确档案工作人员岗位职责，在文件的收集、整理、利用、销毁等重要环节都能实现制度化、规范化，做到收集齐全、分类合理、归档及时。从而实现对档案管理工作质量的优化。在实际办公室档案管理工作中，仍有部分单位没建立健全档案重审制度，这就导致办公室档案管理工作缺乏规范性。

1.3 管理方式不够科学合理

在办公室档案信息管理工作中，以往的管理方式仅仅依靠工作人员的手头工作以及相关操作，然而这样的工作容易造成很大的漏洞。首先，致使大量的档案材料难以进行及时的更新与汇总。其次，由于其档案管理资料的调取十分有限，使其作用难以发挥。最后，相关的管理工作人员的素质存在不足，专业技术能力不强，所以导致信息化档案管理工作难以顺利进行。一些单位尤其是规模较小的单位，对于档案管理的规定并不科学，缺少有关的详细规定，例如档案管理中的责任制度以及奖惩制度并不完善，致使各类文件较为混乱，号码编制也不科学合理，对单位的生产经营产生了一定的影响，档案的管理与收集等步骤不科学，使得在资料获取的过程中花费大量的时间与精力。

2 事业单位办公室档案管理创新策略

2.1 利用多媒体提升档案管理效率

随着社会日益发展，传统的档案管理方式已经远远不能满足事业单位办公室的档案管理工作。传统管理方式采用一笔一纸的方式对档案进行人工记录，这种方法效果慢、效率低，而且由于档案数量繁多，对存放工作也造成了一定的麻烦，无形中增加了工作人员的工作难度与强度，并且在书写过程中，工作人员对不甚出现的错别字改正较为困难。而利用多媒体对档案进行管理，在书写档案方面可采取键盘录入代替手写录入，这样不仅大大缩短了书写时间，同时对于出现的错别字也很好改正不留痕迹。在档案管理保存方面也极大节省了保存空间，只需将档案存放在电脑系统中就可以了，工作人员还可以将档案存放在U盘中，这样可以对档案进行备份，加强档案保存的力度。在查阅档案方面，多媒体也发挥了其特有的价值，工作人员只需在屏幕前输入需要查找人员的相关资料，关于该人员的所有信息就会一目了然的呈现在电脑屏幕上。这相对于传统的纸质档案查找要简便快捷得多。

2.2 加强档案管理工作意识

长时间以来，因为传统观念的影响，大部分单位均未对办公室档案管理工作进行较多的投入与研究，所以导致管理者没有重视档案管理工作中所具备的时代信息。对此，在今后的工作中，办公室档案管理工作人员一定要立足于档案管理理论，将自身对管理工作的认识提高，积极主动去了解单位现阶段的发展情况，并在平时的工作中把档案的收集与整理做好，完成相关工作后，向办公室领导汇报管理的成果。之所以这样做，主要是为了改变档案管理工作者独立的局面，实现优势互补，防止档案管理工作者盲目随意开展工作，让办公室管理的信息结果在单位发展中得到应用，促进档案管理工作效率和质量的提升，以自己的微薄之力助推单位的可持续发展[2]。

2.3 创新管理理念

随着信息时代的发展，如果想要使得档案管理工作得到有效的落实，首先应当不断更新档案管理的理念，培养更多的管理人才，激励其进行创新研究，才能有效的促进档案管理工作的开展。其次，对于档案管理工作人员来说，不仅要在心理上给与高度重视，明确自身工作的重点内容，还应当掌握信息化的档案管理工作。为此，要想在信息时代的作用下提高档案管理工作的水平，就必须不断更新管理理念[3]。

3 结语

综上所述，在当前形势下，对于事业单位自身而言，要想提高自身的发展水平，需要重视对于自身档案管理工作的创新，其中有效的方法是引入信息化的管理方式，培养相关的专业人员，科学分析，合理运用，将档案管理精准细分到每一个部门，细分到每一个责任人，把握与时俱进的管理方式，提高事业单位的档案管理水平，提高事业单位的服务水平。