信息化时代科技档案管理面临的问题和对策

孙磊

吉林省白山市科学技术馆 吉林白山 134300

成的具有一定价值的材料以及声像资料等。正因如此，要着力探索科技档案的管理新路径，保障科技档案管理质量。在信息技术、互联网技术快速发展的背景之下，要学会把这些技术充分地融入带到科技档案的创新管理之中，加快科技档案的现代化管理进程。

1 信息化时代科技档案管理面临的问题

1.1 科技档案归档仍存在诸多问题

一般来说，科研单位和科研管理部门都有着较为完善的归档制度和计划，但在信息化背景下，由于档案管理流程和方式的改变，也一定程度上影响了归档工作，主要表现在：第一是技术资料归档不及时。由于科研管理已实现线上工作，技术资料和文档等档案的收集较为简便，也使得工作人员直接将技术文档进行归档，没有对其进行编写和整理，导致后续分类和检索的不便；二是对科研档案的价值认识不清，将科研过程中产生的所有文档都进行归档，一些无使用价值的文档也作为档案资料进行归档；三是归档不规范，在存储格式、名称、文件夹设置方面缺乏统一的标准。

1.2 相关法规不健全

在当下，我国的相关法规中针对档案管理，尤其是科技档案管理的相关规定还有待进一步完善，这也是导致很多企事业单位无法对科技档案管理工作模式进行全面创新的重要原因之一。在具体表现方面，首先，在现行的法律法规中，针对档案管理工作制定的专门法规为《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》以及具体的实施办法。然而这些法规制定于2010年之前，其中的部分规定已经无法适应信息技术高速发展带来的变化。因此，只有对其进行进一步完善，才能保障科技档案管理工作模式创新的顺利进行，并促使其取得应有的效果。

1.3 档案利用有待开发

与其他科研单位有所不同的是，科技管理部门面对的档案资源和种类都较为丰富，但整体上看还存在着“庞而不精”的问题，同时也缺乏对科技档案的开发和利用，主要表现在以下连个方面：一是档案管理系统功能单一，仅能够满足基础的档案收集、归档、整理、分类和检索等功能，缺乏更为深入的系统大家，这也使得科技档案的利用缺乏技术支撑。二是利用方式较为单一。当前科技档案最为常见的利用就是查询，这实际上只发挥了科技档案的参考价值，不利于科技档案管理工作的创新与发展。

2 信息化时代加强科技档案管理的对策

2.1 加强电子档案管理制度的建设

纸质科技档案管理模式是经过不断的工作实践总结出来的档案管理流程，与科技档案的国家标准、行业标准以及企业标准的工作实践相一致，并且具有一定的科学性和规范性。但随着数字化背景下计算机和网络技术的不断发展，科技档案的信息化建设步伐的逐渐加快，电子档案的大量出现，科技档案的管理工作实现了信息化的转变，科技档案的管理也有了新的载体，传统的纸质档案已经不能满足当前数字化背景下档案管理的发展趋势，因此需要建立一套完善的科技档案管理制度来对档案信息化管理的流程和操作进行统一的规范，对新的管理业务进行指导。因此在数字化背景下科技档案的信息化建设需要建议一套完善的配套制度，指导电子档案的归档、保存和管理，从而指导档案信息化建设的顺利展开。

2.2 创新科技档案信息化服务

在信息化背景下，科技档案信息资源得以丰富，开发和利用的渠道也进一步拓展。针对科技档案利用不足的问题，应首先运用信息化建设的成果和新兴技术创新传统科技档案的利用，扭转“重保管轻利用”的思想，将传统科技档案的静态服务逐渐发展住现代化的动态服务。如在科技馆设置终端设备，利用VR技术增强参观者的视听体验。此外，还可以借助微信、等新兴自媒体开展在线咨询业务，提高科技档案的利用率。

2.3 提升科技档案的信息安全防护水平

当前，我们已经全面步入了信息化时代，新形势下要想确保科技档案的信息安全，应该从以下三方面着手：首先，针对实体科技档案，可以采用驱虫保护法、装帧保护法、建筑保护法等等，确保实体科技档案完好，延长其保存时间。其次，做好数字科技档案的重点防护，要应用数据安全技术、系统安全技术、网络安全技术来构建档案管理平台。最后，定期加强档案管理系统的维护，注意查缺补漏，定期对系统的稳定性与bug进行测试，以便提前制定应对措施，另外关于数据安全方面还运用应急处理、数据加密、备份技术等等，保护具有较高价值的科技档案。

2.4 重视人才培训，打造一支复合型档案管理队伍

在档案管理队伍中，绝大多数员工都能够熟练的做好科技资料收录归档、科技档案保存管理等基础性的业务，但是真正能够胜任科技档案资源开挖、整合利用的复合型人才相对匮乏。针对这一现象，企业要提供多样化的培训教育机会，顺应档案信息化管理趋势，将大数据等前沿技术，作为日常培训的内容，组建一支现代化的档案管理队伍。在今后的工作考核中，将信息化管理水平作为衡量员工业务能力的重要指标。通过“培训+考核”的组合模式，逐渐推动档案管理向信息化方向转变。密切关注档案管理事业中信息技术的应用情况，体现出培训的针对性、创新性，切实提升档案管理队伍的信息素养。

3 结语

面对日益激烈的行业竞争，必须要重视科技档案在支持和推进前沿技术创新方面的参考作用。从这一点出发，通过增加资金投入、做好人员培训和采取安全防护措施，全方位、立体化的支持档案信息化管理建设。利用信息管理系统，在保证科技档案资料完整性的前提下，充分依托大数据等技术手段，结合科技工作需要，对档案资源进行整合、利用，利用前人的工作经验和成果，为当前科技创新的开展提供助力。