新时期成人学校人事档案管理的发展策略

李永战

摘要：人事档案承载着成人学校教职员工的信息，关系到成人学校人事制度的深入改革，直接影响到组织人事工作的开展质量。因此，成人学校需充分意识到档案管理工作的开展价值，结合新时期发展特点与要求，积极创新人事档案管理制度与模式，全面改善档案管理效果，将人事档案的价值和作用充分发挥出来，服务于成人学校的进一步发展。

关键词：成人学校;档案管理;发展策略

人事档案对个人成长经历等进行了真实、全面的记录，应用价值较高。近些年来，成人学校人事档案管理水平得到了显著提高，促进了教职工管理、人事制度改革等工作的开展。但受主客观因素的综合作用，档案管理职能依然没有得到全面、彻底的发挥。针对这种情况，成人学校需遵循科学的创新原则，稳步发展人事档案管理工作，增强人事档案管理的规范化和制度化，提高人事档案资料的利用率，以便与成人学校新时期的发展需求所适应。

一、成人学校人事档案管理创新发展的意义

（一）人事管理水平得到提升

成人学校具有较多的教职工数量，涵盖了十分复杂的类型，如授课教师、行政人员等，加大了人力资源管理的难度。因此，需通过创新发展人事档案管理模式，增强管理的规范化水平，全面、准确记录各个人员的信息，客观反映教职工的实际情况[1]。这样相关领导依据这些档案信息，即可对各个教职工的情况进行详细了解，进而科学安排管理活动，促使成人学校人事管理水平得到稳步提高。

（二）成人学校综合竞争力得到增强

通过高效调配人力资源，可以促使成人学校的稳定运行得到保障，综合竞争力也能够得到提升。而通过创新发展人事档案管理工作，成人学校的领导能够对各位教职工的特点、特长等全面了解，进而配置于适当岗位中，这样教职工的才能、潜能可以得到充分发挥，有效促进成人学校的整体发展。

（三）促进教职工的个人发展

通过规范管理人事档案，能够对教职工的信息、经历等全面如实的记录，进而帮助学校领导制定科学的人事管理决策，满足教职工的发展需求。即便教职工出现离职情况，其他单位也能够对教职工的详细情况全面了解，促进教职工的再就业。此外，教职工通过查阅个人档案信息，能够及时总结与反思过去的工作经验、教训等，设定科学的发展方向与目标，加快个人成长步伐。

二、新时期成人学校人事档案管理的发展原则

（一）服务性

人事档案抽象记录着教职工的自然状况，能够促进人事管理工作的科学实施，具有较强的应用价值。但部分人员并没有正确认知人事档案，在人事档案管理实践中，对其他院校盲目模仿，导致人事档案管理工作实效性大大降低[2]。为解决这一问题，成人学校需将服务性原则贯彻于创新实践中，对人事档案的应用价值充分关注，大力完善人事档案的收集、保存、利用等诸多环节，促使成人学校人事管理工作的需求得到切实满足。此外，人事档案影响到教职工的个人利益，因此，人事档案管理工作需高效服务教职工个体，结合相关规定要求，公开非保密性的档案信息，这样能够将外部监督作用发挥出来，促使人事档案信息的真实性得到保证。同时，教职工的信息查询需求也得到满足，帮助其更好的维护个人权益。

（二）技术性

新时期下，档案管理领域的现代化水平显著提高，广泛应用了诸多的现代化科学技术。成人学校在创新发展人事档案管理的过程中，需积极推进信息化建设工作，深度应用一系列先进技术，如大数据、互联网技术等，同步创新人事档案管理的模式、流程和方法，进而全面提高人事档案管理的效率和质量。如通过合理应用大数据技术，能够分类储存海量的人事档案信息，增强了档案信息查询、利用的便捷性。

（三）开放性

近些年来，受市场经济的影响，人才交流的密切性日益增强。成人学校具有较大的专业人才需求，为更加科学的任用、管理现有职工，引入更多优秀的人才，要积极联合其他相关单位，开放共享人事档案信息[3]。这样不仅可以更加高效的引进优秀人才，又可以改善人事管理工作质量，进而服务于成人学校的进一步发展。

三、新时期成人学校人事档案管理的发展策略

（一）创新人事档案管理理念

首先，要将人事档案管理的服务功能切实凸显出来。成人学校过去在人事档案管理过程中，服务意识较为薄弱，难以满足相关部门、人员的信息需求。针对这种情况，成人学校要重构人事档案管理理念，将以人为本理念切实树立起来，促使人事档案的服务功能得到发挥。同时，要将问题的导向作用发挥出来，对现阶段人事档案管理过程中暴露的问题系统、全面的梳理，及时制定相应的解决策略。其次，要将全面化、动态化的人事档案管理理念树立起来。人事档案管理人员需对自身的管理思维进行革新，结合记录对象的变化情况，实时更新、完善人事档案数据库[4]。要增强职责意识，主动对成人学校教职工的业绩状况、政治思想动态等全面搜集，系统整合相关信息，实时反映于人事档案数据库中。要深化大数据等先进技术的综合运用，对人事档案数据库安全性、完整性直接的关系科学处理，协调发展数字化管理模式与传统文本化管理模式。这样单一管理模式的弊端能够得到克服，人事档案管理质量得到提高。

（二）强化建设人事档案管理队伍

首先，提高人事档案管理人员的专业化水平。成人學校的领导人员要充分重视档案管理队伍专业化建设工作，投入相应的财力和物力资源，完善技能培训制度。通过培训活动的定期组织开展，帮助人事档案管理人员能够对专业知识、信息化知识等充分掌握与熟练应用，不断提高人事档案管理的质量和效率。要结合人事档案管理的工作内容和发展方向，对人才招聘环节严格把关，重点审核应聘人员的专业素质技能，保证与人事档案管理岗位要求所符合。其次，强化复合型人事档案管理人才的培养工作。新时期下，对成人学校人事档案管理人员的综合能力提出了更高的要求，不仅需具备过硬的专业知识与技能，还能够熟练应用现代信息技术等。因此，成人学校要结合实际情况，构建常态化的人事档案管理综合技能培训机制，促使人事档案管理人员的综合技能得到逐步培养和发展。同时，要积极提供外出学习平台，引导人事档案管理人员对其他院校的成功经验、先进技术等充分吸收与学习，尝试应用于日常人事档案管理实践中。

（三）完善人事档案数据库建设

首先，科学开发数据库功能，避免安全风险问题的出现。受网络环境开放性的影响，人事档案数据库面临的安全隐患较多。因此，人事档案数据库建设过程中，需对安全认证系统进行完善，严格认证所有查阅人员，避免遭到非法人员的入侵。部分人事档案信息的私密性较强，则需适当提高授权、许可的等级，限制查询范围。通过认证系统、授权系统的完善构建，能够促使数据库信息泄露问题得到很大程度的规避，人事档案当事人的隐私权益得到切实维护[5]。此外，要深化技术研究，将具有更高安全性能的数据库系统开发出来。要对数据库存储格式等进行统一和规范，促使数据库分析、处理功能的高效发挥得到满足。人事档案管理人员要定期升级维护软件系统，及时查找、修复各种漏洞问题，降低安全风险的发生率。其次，对人事档案管理人员进行规范，避免人为操作风险的发生。部分人事档案管理人员的信息安全意识薄弱，出现一些错误、不当操作，将很容易有损坏或丢失部分信息。因此，要结合信息安全管理目标，对人事档案数据库管理制度、细则条例等进行完善制定，促使管理人员的各項行为得到规范。要加强信息安全教育，促使管理人员的安全防范意识得到提高，能够对潜在的数据库风险进行高效防范。最后，推进人事档案数据库软硬件设施建设，促使人事档案信息存储、应用安全得到保障。成人学校要结合实际情况，将专项资金设立出来，对人事档案数据库的软硬件设施进行完善建设，如扫描仪、计算机、移动硬盘等，这样可促使数据库的安全风险得到进一步降低。

（四）优化人事档案管理制度体系

首先，要将服务导向作用发挥出来，总体设计人事档案管理制度。过去成人学校将“管控”作为制度设计的根本原则，这样不仅人事档案管理效率得不到保证，也会影响到人事档案管理人员主动性的发挥。因此，在优化设计人事档案管理制度体系的过程中，需对传统控制功能进行削弱，对服务功能进行强化，从宏观层面规范和约束管理人员，促使各个人员的主动性、创新性得到发挥。要将成人学校人事档案管理发展需求、人力资源配置需求等充分纳入考虑范围，科学设计管理制度框架体系。其次，要科学建设日常管理制度，增强人事档案管理的规范化和有序性。管理人员需对人事档案管理归档、转换、保管、利用等各个环节的工作内容、工作目标等全面分析，制定可操作性较强的细化条例，用以指导、规范人事档案管理过程。特别是信息技术的广泛应用，人事档案的载体形式日趋丰富，管理人员要注重把握纸质档案、音箱档案、电子档案等不同形式之间的差异，分类制定规范制度，促使人事档案管理工作的整体效率与质量得到提高。最后，要大力完善配套制度体系，从环境角度服务于人事档案管理的发展。广泛宣传服务文化，加强引导和教育，促使人事档案管理人员的服务意识得到增强，将更多的数据库、信息系统服务功能开发出来。要对配套制度体系进行完善，传统人事档案管理人员的绩效考核制度粗放性较强，导致容易出现随意管理等不良问题。因此，要紧密结合人事档案管理的工作任务与目标，对管理责任、考核指标等进行细化，促使人事档案管理人员的意识、行为得到规范，更加顺利的落实各项人事档案管理制度。

（五）推进人事档案管理基础设施建设

首先，推进硬件设备建设。成人学校需对经费支持力度适当增加，将基础设施建设方面的专项资金设立起来，及时购置各种现代化的人事档案管理设备，促使人事档案管理的办公条件得到改善。管理人员需结合制度要求，定期维护管理各种硬件设施，保证硬件设备的稳定运行。其次，推进软件系统建设。要结合实际情况，科学引进技术研发人才，或者与外部技术单位合作，进一步研发与完善人事档案管理系统的功能。要加大培训力度，帮助人事档案管理人员能够对各种系统熟练操作与维护，避免各类故障、安全隐患的发生。最后，推进网络设施建设。为更加高效的整理、利用人事档案信息资料，需对网络服务质量进行提高。要对路由器、转换器等基础设备及时购置，扩大网络带宽，促使网络数据传输、处理速度得到提高。同时，要完善构建局域网络，这样不仅人事档案信息资源的共享需求可以得到满足，安全性也可得到进一步增强。

四、结语

综上所述，人事档案管理是成人学校档案管理体系的重要组成，也是人事管理工作、人事制度改革的关键依据。因此，成人学校要进一步增强重视程度，从理念、制度、人才等多个角度着手，循序渐进的创新、发展人事档案管理工作。要注重总结人事档案管理的发展经验，梳理人事档案管理实践中暴露的不足，持续改进和优化管理模式，促使成人学校人事档案管理水平得到稳步提高。

参考文献：

[1]何丽芬.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中国管理信息化，2018（5）：172-173.

[2]胡珊珊.事业单位干部人事档案信息化管理研究[J].湖北成人教育学院学报，2019（4）：66-68.

[3]苏颖超.论新时期高校人事档案的开发利用策略[J].兰台内外，2019（6）：71-72.

[4]杨阳，关英慧.新时期高校人事档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务，2019（3）：155-155.

[5]于永胜.大数据时代高校人事档案管理的应对策略初析[J].山海经：教育前沿，2019（4）：382-382.