计算机网络技术在计生药具档案管理中的价值分析

郭兰省

摘要：伴随着我国经济飞跃式发展，当前计算机网络技术已经被广泛应用在各行各业中，给人们的生产生活带来了诸多便利。计生药具档案管理作为计划生育管理中不可或缺的组成部分，其在改善和促进计划生育工作方面具有重要意义，但是纵观当前我国计生药具档案管理现状，还存在各种问题。若能将计算机网络技术应用在计生药具档案管理中，不但可以为计生药具档案管理提供便利，而且还能提高计生药具档案的利用率。本文就计算机网络技术在计生药具档案管理中的价值展开探讨。

关键词：计算机网络技术;计生药具;档案管理

计生药具作为开展计划生育工作的基本物质保障，其在药具发放、人口控制以及推动经济发展方面具有重要作用。而在计生药具工作过程中形成的能够反映不同时期药具工作情况的信息便是计生药具档案。计生药具档案作为历史的缩影，同时还是还原历史真实面貌以及反映计生药具工作发展情况的重要历史文献。进入二十世纪之后，计算机的出现，拉开了全球信息变革的序幕，人类社会也进入到了信息社会、计算机在最初的发明目的在于对各类繁琐的计算问题予以解决，促进计算速度的提升，随着计算机技术的不断完善，以及人类对于计算机的需求不断增高，计算机网络技术应运而生，人类社会也因计算机及计算机网络技术有了重大变化。因此，在新形势下计生药具档案管理要充分利用计算机网络技术的诸多优势来提高管理的效率和水平，以便实现计生药具档案的高效利用。

一、计算机网络技术概述

就计算机网络而言，指的是将连接多台计算机同时进行工作，并立足于多链条以及节点的方式，让整个网络能够连接在一起。现阶段，因特网属于规模最为庞大的一个网络系统，主要通过路由器行驶连接计算机，实现对资源以及信息的传播、共享等。并且，计算机网络步入到了交流与互相连接的过程中，拥有极强的开放性、系统性，对软件、硬件系统予以更新，可推动计算机网络共享能力的全面提升[1]。

二、计生药具档案管理现状

就当前我国计划生育协会计生药具档案管理现状来看，还存在以下问题，具体表现在：

（一）计生药具档案管理手段落后

当前我们已经步入了信息化网络时代，计算机网络技术被广泛应用在档案管理中，并且相关机構和部门还购置了信息化管理设备，实现了档案的信息化管理。虽然近年来我协会也针对计生药具档案管理购置一些硬件和软件设备，但是从整体上看，管理手段依然落后，主要体现在两个方面。其一，计生药具档案管理虽然实现了数据库管理，但是仅仅局限在条目数据库上，缺少多媒体数据库和全文数据库;其二，计生药具档案以文字档案占多数，以声音和图像作为载体的档案非常少，并且因为保存制度不统一，导致计生药具档案无法得到统一的归纳和分类，如此一来不仅导致重复的档案多，而且浪费了资源，增加了查询档案的工作量，严重时还可能致使计生药具档案重要信息被遗漏。

（二）档案管理人员的整体素质有待提高

档案管理人员整体素质高低直接影响了计生药具档案管理水平高低，特别是在当前网络时代下，需要从事计生药具档案管理的工作人员拥有一定的计算机知识和技能，如此才能提高计生药具档案的水平和效率。但是当前由于对计生药具档案管理的重视程度还不高，很多从事计生药具档案管理的人员上岗之前未接受系统培训，整体素质不高，计算机网络技术应用水平不足，这些均在一定程度上影响了计生药具档案的水平，阻碍了档案的信息化建设[2]。

三、计算机网络技术在档案信息管理中的应用价值分析

（一）实现了计生药具档案信息的共享

在计算机网络技术的推动下，能够实现计生药具档案管理的自动化和数字化，如此一来计生药具档案管理的部门便可以应用计算机网络技术在自身的网站平台上构建档案信息数据库，方便查询档案信息的人员能够迅速检索相关内容。另外，在计生药具档案管理中应用计算机网络技术，打破了以往纸质档案管理存在的不足和局限，实现了计生药具档案信息的共享，打破时间与空间的限制。

（二）提升计生药具档案信息管理的实时性

在计生药具档案管理中应用计算机网络技术，还能提高计生药具档案收集——整理——存档——传输的速度，从而为管理人员提供诸多便利。作为计生药具档案的管理者在计算机网络技术的辅助下能够随时在互联网上开展档案信息的更正、查询、删除、存档等等，实现了档案信息管理的时效性。另外，应用计算机网络技术通过互联网发送电子文档便可以完成档案信息的收集，打破了传统纸质档案需要人工现场送达或者领取的模式，极大地减少了收集档案所需的时间，提高了档案管理的效率。另外，在计生药具档案管理中应用计算机网络技术还确保了档案信息内容的完整性与安全性，同时具备备份保存的功效，避免了档案被损坏、内容缺失等问题。

（三）实现了档案信息服务社会化

传统的纸质档案管理，在同一个时间段档案信息只能被一个用户查询和使用，档案的使用效率非常低。而将计算机网络技术应用在计生药具档案管理中，可以将档案信息传输至网络管理平台上，这样所有需要查询档案信息的用户均可以通过网络管理平台查询到自己所需的档案信息，打破了时间与空间的限制。另外，在计生药具档案管理中应用计算机网络技术，提升了档案信息流动的开放性，提高了信息流通的速度，为计划生育协会计生药具管理部门和社会机构的交流提供了良好的通道，实现了计生药具档案信息服务的社会化[。

四、计算机网络技术在计生药具档案管理中的应用分析

（一）计生药具档案信息管理自动化

计算机网络技术作为信息化时代下最具代表性的一项技术，在计生药具档案的管理中应用该技术能够极大地提升档案管理的效率和档案信息处理的能力，通过应用数据采集技术、分析技术、存储技术、处理技术等等，实现了计生药具档案管理的自动化。在计生药具档案的管理过程中，借助计算机网络技术，成功地将档案管理人员、档案信息的使用者、纸质档案信息以及数字档案信息等相关的人与物有机结合起来，构成了一个完整的档案流通循环系统。另外，将计算机网络技术应用在计生药具档案管理中，不但能够迅速地完成信息的录入、存储、输入等，并且能够在档案信息的使用者应用信息之前开展合理推断，辅助档案管理人员更好地管理文字、影像、图表等信息内容，赋予了档案信息管理系统既往不能实现的功能。由此可见，在计生药具档案信息的采集、录入、归档、移交、储存、查询等流程中应用计算机网络技术，实现了这些操作的自动化和简单化。

（二）计生药具档案信息传输网络化

伴随着互联网通信技术的不断发展和进步，赋予了计算机网络技术更多、更强大的功能。因此将计算机网络技术应用到档案信息计算机搜索体系中，便能够通过智能搜索、互联网搜索等各项功能来代替以往的脱机搜索或者联机搜索，实现了计生药具档案管理和传输的网络化，极大地提升了档案信息共享的效率。特别是近年来，计算机技术与互联网技术不断得以优化和创新，公众对不同信息的需求量和信息的利用率也呈现出不断上涨的趋势，并且对提供档案信息资源的效率和质量的要求越来越高，越来越渴望计生药具档案信息管理系统可以提供有价值的信息，而在计算机网络技术的辅助下，实现了计生药具档案信息资源的主动分类、精炼、分析以及加工，不仅极大地提升了公众使用计生药具档案信息资源的效率，而且还进一步提升了计生药具档案管理的经济效益与社会效益。

（三）计生药具档案信息数字化

在计算机网络技术、计算机技术、互联网技术等技术的推动下，实现了计生药具档案管理朝着数字化方向发展，通过改良计生药具档案管理的软件、硬件设施，研发并制造出用户所需的信息产品。纵观传统的纸质计生用具档案，其无论是在档案的收集、存储方面还是在利用方面均存在一定缺陷，为此计生用具档案必须顺应时代的发展步伐，灵活地将计算机网络技术应用在计生药具档案管理中，实现档案管理的数字化，推动计生用具档案管理的发展。在计生药具档案管理过程中，便可以借助计算机扫描技术将传统的纸质档案转变成电子档案，然后将其保存在计算机档案库中。例如：当前最常见的数字档案管理系统为ES-OAIS数字档案系统，该系统在管理档案信息时拥有诸多优势，计生药具档案管理可以积极引入该系统[4]。由此可见，应用计算机网络技术实现计生药具档案管理的信息化，能够在提高档案信息利用效率的基础上，打破时间与空间的束缚，方便不同的用户在不同地点、任意时刻查询档案信息，并且应用计算机网络技术还极大地减少的计生药具档案管理的成本。

五、计算机网络技术在计生药具档案管理中的应用的注意事项

（一）积极建设档案系统工程，实现档案信息共享

为了更好地将计算机网络技术应用在计生药具档案管理中，还需要注重建设档案系统工程，考虑到每年形成的计生药具文字档案内容很多，如此便需要管理人员及时录入并保存这些文字档案，此时便需要借助高速扫描仪、磁盘、双服务器等等计算机网络技术。另外，为了提升档案信息的利用率，还应该针对计生药具档案设置对应的档案信息查询系统，通过触摸屏的方式查询档案信息，将档案信息传输至互联网实现了资源共享。

（二）加强计生药具档案管理队伍建设

将计算机网络技术应用在计生药具档案管理工作中，使得计划生育协会对于优秀档案管理人才有着更高的需求。然而，就目前實际情况而言，计划生育协会在计生药具档案管理方面存在人才缺乏的情况，尤其是复合型、高素质的管理人才，以及掌握档案管理操作技能和现代管理理论的人才。所以，加大力度培养高素质的档案管理人才，就显得迫在眉睫。一方面，要定期组织现有管理人员参与相关的培训活动，增强在职管理人员的培训力度，在丰富管理人员档案管理理论知识的同时，又要帮助他们提升运用各种档案管理软件的能力。另一方面，重视充实人力资源档案管理人才队伍，积极引进高素质的管理人才，尤其是青年人才，为计生药具档案管理注入更多的新鲜血液，夯实人才基础促进计生药具档案管理可持续发展。另外，加快计生药具档案管理人员人才激励机制的完善，针对业绩好、表现优异的档案管理人员人才，应适当调整福利待遇和工资收入，并且为其提供透明的晋升通道，如此一来才可有效避免档案管理人才的流失。

（三）同时兼顾传统纸质档案和电子档案

计算机网络技术应用在计生药具档案管理中尚不能解决所有问题，计算机网络技术同样拥有自身的弊端，因此为了充分保证计生药具档案信息的真实性和准确性，充分发挥其作用，针对电子档案和传统纸质档案实行双套制管理。关于双套制管理的保存，还应当在电子档案与纸质档案之间构建一条纽带，实现二者的共存。

（四）注重计生药具档案信息的安全性

由于计生药具档案的管理涉及各种药具的文献资料，内容繁多，管理复杂，计算机网络技术的发展为计生药具档案管理带来了诸多便利，同时也容易遭受病毒、黑客等攻击，从而威胁了计生药具档案的安全性，为此在将计算机网络技术应用在计生药具档案管理过程中时，还应该注意确保信息的安全。首先应该建立健全相关的管理制度，以制度的形式明确规定计生用具档案安全保密的要求，需要保密的信息内容，并制定对应的保密措施。针对涉及秘密的计算机，还需要安装防火墙，设置密码登录，另外还应该设置身份认证与使用权限，定期升级计算机中的病毒软件，修补漏洞，及时解决计算机电池泄露的问题。针对存在涉密内容的计算机，禁止上互联网，禁止相互访问涉密计算机，禁止非涉密的信息存储和处理涉密信息。采取有效的措施物理隔离互联网和内部网，禁用互联网传输涉密信息[5]。

六、结语

综上所述，计生药具档案管理作为计划生育工作中不可或缺的一部分，该工作是确保计划生育工作得以顺利开展的前提。伴随着计算机网络技术的诞生与发展，为计生药具档案管理注入了新鲜的血液，实现了档案信息记录、查询、使用的便捷，推动了计生药具档案管理朝着自动化、信息化、规范化的方向发展。

参考文献：

[1]谢丽霞，蒋杼林.计算机网络技术在档案信息管理中的应用探讨[J].信息技术与信息化，2020（05）：61-63.

[2]齐涛.计划生育药具档案管理工作的现状与改进措施[J].办公室业务，2019（05）：77.

[3]梁霄.计算机网络技术在档案管理工作中的作用与实践[J].电子商务，2018（09）：57-58.

[4]张霞，李心愉，宋艳.计算机网络技术在档案信息管理中的应用[J].数字通信世界，2018（08）：194.

[5]饶净.浅论如何做好基层计生药具档案管理工作[J].人口与计划生育，2016（02）：24-25.