科研院所OA系统使用问题及应对措施

邓伦栋

科研院所是我国科技研发的重要部门，通过提高工作效率，不仅可促进科研工作的快速进行，也可在科研决策过程中提供更具科学性的依据。但是办公自动化目前尚未发展成熟，办公自动化系统与科研院所的融合依然存在一些问题，因此采取一系列措施解决目前存在的问题极为重要[1]。

1 OA系统的定义及办公优势

随着我国互联网和信息化的发展，越来越多的企事业单位及政府部门实现了基于互联网的办公自动化。办公自动化OA（Office Automation）是在设备、通信逐步实现自动化的基础上，通过管理信息系统的发展而兴起的一门综合性技术[2]。它是将计算机网络与现代化办公相结合的一种新型办公方式，不仅可以实现办公事务的自动化处理，而且可以极大地提高工作效率，为管理与决策提供科学的依据。

OA系统适用于多种行业，相比传统办公方式具有以下几点优势：其一，在企业或单位的办公管理当中，通常会涉及到秘书与行政要务，OA系统的融入，可对行政事务和人事关系进行更为直接的了解，从而提高了事务处理的准确性；其二，传统办公管理期间需要对每一份文件进行细致的分析与解读，并且文件多以纸制为主，多次的修改不仅降低了工作人员的办公效率，同时也容易导致文件信息丢失的现象发生，OA系统可通过计算机技术和信息技术对文件进行自动管理，既可降低成本办公效率，也可提高文件安全性与私密性；其三，OA系统可对涉及决策的资料进行科学分析，根据分析结果做出具有建设性的决策建议，使得决策更具科学性，同时也确保了数据的精准性。

科研院所信息化建设一般由科学院办公室或科技信息管理部门牵头，协调各个单位配合，网络IP地址统一规划，网络分区管理，各单位采用虚拟专用网络VPN（Virtual Private Network）互联互通，形成一体化，同时加强防火墙、入侵检测、杀病毒等网络安全防护工作[3]。

2 科研院所OA系统使用存在的问题

科研院所的办公自动化系统已经投入使用几年，但目前使用率不高。通过OA系统后台应用日志数据情况显示，OA系统总登录操作次数、平均每天操作次数、登录使用用户数量、平均日在线人数仍然较低，科研院所OA系统使用情况不尽如人意，主要是存在以下问题：

2.1 习惯传统办公方式

通过研究调查发现，一些单位部门或个人由于长期在传统的办公管理方式下办公，对传统的办公方式已经形成习惯，然而OA系统虽然可大幅度提高工作人员的办公效率，但是OA系统拥有严格的流程，致使这些单位部门或个人无法适应OA系统，甚至还存在“先办事，后补流程”的不规范想象发生，而这不仅会显著降低工作人员对OA系统的适应能力，也会导致很多工作流程无法顺利完成，进而一定程度上对OA系统的正常使用造成影响，而这反而会降低工作效率，同时也没有将OA系统的潜力和优势充分发挥出来。

2.2 固有思维模式影响

人们在面对新鲜事物时，都会有一种思维惯性，对原有的思维模式较为依靠。相比传统办公管理方式，OA系统是一种全新的管理理念，是发展信息化社会的重要手段，将其应用于科研院所中不仅是响应我国对信息化发展的号召，同时也是对人们传统观念、固有思维的一种挑战。工作人员长期在传统办公管理模式下工作，工作流程已经“深入人心”，OA系统的思维模式与传统思维模式具有较大差异，因此需要对科研院所内工作人员的思想进行改变，但是老中青工作人员对计算机的了解程度各不相同，计算机水平也参差不齐，对待新事物的接受能力、适应能力亦各不相同，造成部分工作人员“不愿意”使用OA系统，从而使得OA系统无法在科研院所中顺利施行。

2.3 工作落实不够主动

由于OA系统施行时间较短，且部分工作人员并没有完全接受OA系统，从而导致大部分工作人员并没有形成“登陆OA查看有无工作部署”的良好习惯，即大部分工作人员在OA系统模式下的工作落实缺乏主动性。表面上看OA系统是公文处理，而实际上是工作执行落实的整个过程[4]。公文处理的程序涉及单位部门，需要各层级管理人员对其进行及时办理。通过实践观察发现，当前科研院所的公文处理存在未及时处理的现象，待处理公文常处于积压状态，一但公文处理的某一个环节出现问题，则会对公文处理造成较大的影响，从而使得公文的决策要求、任务部署、制度规范等事项无法及时传达到单位部门及各个工作人员，导致工作落实缓慢，严重时对整个团队的执行力也会造成影响。

2.4 OA流程不够合理

由于科研院所各单位部门OA管理依然存在责任不明显的现象，致使各个单位部门、团队的工作督促责任不明确。公文的处理流程、公文事项分类等事项也缺乏科学性，各管理层批办意见不够及时，具体落实部门和具体承办人员也未明确。所有公文均通过“群发”的方式下达，部分工作人员则会出现“那些文件与我无关”“上OA是浪费时间”等消极思想，OA系统的使用意愿大大降低，致使OA系统无法得到工作人员的“喜爱”，使得OA系统无法在科研院所得到认可。

3 改进建议

3.1 明确工作责任

明确科研院所各单位部门的工作责任是保证OA系统正常运行的关键，因此应对各单位部门OA系统的使用联络员进行确定，联络员主要负责督促工作人员使用OA系统、业务督办和公文流转等工作。办公室要对各类公文进行细致分类，降低相关负责人和联络员的工作量，需要各单位部门负责人签署的公文，不必再流转到单位部门的其他工作人员手中，对于涉及不到的单位部门，不再以“群发”的方式处理。对未及时处理OA系统流转公文导致相关业务工作滞后的，约谈相关单位部门负责人，出现重大负面影响的严肃问责。

3.2 优化办事程序

良好的办事程序可保证公文能够使得公文处理更有效率，因此需要采取一定措施加快公文的办理速度和流转速度，特别是公文的拟制、审核、签发等程序，以及收、发文程序及传递程序，均需要进行优化。此外，通过对公文管理制度进行全面改进，促进公文管理更加趋于科学化、制度化及规范化。在公文流转程序的优化方面，需要通过简化内部工作环节，大力压缩办事时间，从而提高工作人员的工作效率，整体提高全体工作人员的执行力，推动各单位部门团队协作能力的发展。

3.3 完善功能模块

为确保OA系统能够在科研院所顺利施行，必须深入了解科研院所业务发展需求，不断扩充OA系统功能，增加印章、合同、请假等功能模块，逐步在OA系统实现印章、合同、请假、出差会议培训计划等审批，使OA系统更高效流畅；加强工作监控力度，办公室将通过系统记录个人工作行为、审批进度，不定期通报OA系统使用监控结果，使管理层能全面掌握工作办理状态，及时发现并解决问题，从而避免工作进展受到限制。

3.4 推进移动OA系统应用

为解决“领导出差无法审批”导致重要事项被“卡住”的问题，推进OA系统桌面办公与移动办公无缝对接，各单位部门负责人应该积极带头使用移动版OA系统，使得科研院所工作人员养成使用移动版OA系统的习惯，从而实现OA系统的桌面办公与移动办公的无缝对接。通过PC端+移动端的模式，使得科研院所内所有公文、重要事项等各业务系统审批不再受到时间和地点的限制，不仅有利于办公成本的降低，拓展办公空间，还可大幅提高办公效率。

3.5 加大宣传培训

加大科研院所OA系统的宣传与培训。宣传方面，科研院所积极开展相关知识讲座，既让工作人员能够真正了解办公自动化的重要性，转变观念，统一思想，加深工作人员对OA系统的认识，还可让工作人员积极提高其对OA系统的思想自觉和行动自觉，从而为工作人员能够积极主动的适应信息化建设奠定良好基础。培训方面，了解科研院所工作人员使用OA系统情况，收集汇总工作人员在使用OA系统时遇到的问题和困难，制定培训计划，邀请有关专家到相关科研院所进行面对面、有针对性的培训，帮助工作人员熟练掌握OA系统的操作，熟悉业务工作流程，提高工作能力和工作效率。