ERP软件系统在企业财务管理中的设计与应用

李彦槐

摘      要：企业财务管理自动化、信息化程度越来越高，ERP软件系统成了大中型企业不可或缺的工具。企业在ERP设计与应用中财务部分是软件系统的核心，由于企业的组织形式、业务模式不同，企业在ERP软件财务部分的设计多种多样，因而作为企业，在ERP软件系统财务部分设计中应该关注那些设计关键点，使ERP软件财务部分发挥更大的作用，为经营预测、决策、控制、绩效考评提供有效依据，是本章研究重点。本章阐述了ERP软件系统的概述，设计环境，设计目标，系统实施，对财务负责人的要求及内控管理的应用及成果进行分析。

关键词：ERP软件系统;财务系统设计;财务管理应用

一、ERP软件系统概述

现在企业管理电子信息化日新月异，企业管理利用电子信息系统将企业管理数据化，用数据对企业管理，把传统的企业管理向数据科学智能驱动发展，以适应数字时代。企业价值最大化要求企业对其资源合理配置，以提高其自身价值，企业在此基础上，对其决策、计划、控制、经营业绩进行全面、系统的管理，ERP系统管理在此基础应运而生。ERP是英文企业资源计划的简称（Enterprise Resource Planning），是建立在信息化技术应用基础上系统。ERP系统在企业应用应追溯到1995年，以后不断升级完善，到现在，主要有用友、金蝶、8thManage、Oracle ERP、智邦国际ERP、Sage Accpac ERP、Epicor ERP、Epicor ERP等品牌推出的ERP系统，国内市场应用最多的是用友和金蝶ERP软件，到现在已使用20多年。

ERP系统的起源是20世纪80年代由MRP系统（Material Requirement Planning）物料需求计划建立起来的，主要应用在制造企业，主要引入了时间分段和产品结构物料清单BOM（Bill Of Materials），主要解决库存管理和生产控制中物料消耗需求的问题，主要由如几个模块组成：采购管理、库存管理、生产管理、财务管理（含资产管理、往来账管理）、销售管理、质量管理、人力资源管理、供应链管理、客户关系管理、计划管理等分、子模块。

本章研究的主要是ERP系统中的财务管理在设计、应用的问题。

二、ERP软件系统的设计环境

ERP软件系统在设计财务部分时要充分考虑设计环境，主要是单位组织架构、企业战略或目标、高管层的意愿或愿景、信息化建设、企业文化等几方面。

组织架构：ERP设计时，要对企业组织架构在基础资料的进行设置，主要目标是财务在进行财务核算时，能够准确对企业经济业务进行部门核算的需求。无论企业是否进行部门核算，组织架构的设计是必不可少的，即使现在不需要，也要为将来预留核算空间，以备不时之需。组织架构设计的过程中对各组织部门的人员也要按组织架构进行维护，以便适应财务核算的需要，如涉及个人借款、个人经办的事项核算。

企业战略或目标：企业战略是企业的终极目标，其中经营战略是企业经营实现效益的最主要手段和目标，经营战略中涉及各种效益指标，如销售增长率、营业利润率、净资产收益率、库存周转率、期间费用率、产品成本费用率等指标，这些指标均要求在ERP财务核算模块中进行数据基础核算，为绩效考评、决策、预测提供依据。企業的战略或目标需要有明确的计划或目标，并且需要以数据予以呈现，这样财务在设计核算架构时，应当充分考虑，经营过程中可以有多种样报表，而财务报告是以国家法定报表予以体现，因而财务在设计核算时在国家法定报表的基础上，适应经营报表的需求，以使财务报表与经营报表相融合，以实现企业战略或目标。

高管层的意愿或愿景：企业在ERP设计中要重点对高管层对ERP设计进行协调沟通，寻求其支持。ERP系统从调研、立项、实施、验收，涉及的部门、人员很多，对相关的业务流程进行梳理、调整，各部门、岗位职责予以明确，并对部门、岗位工作量进行判断、整合，合理确定用工人员。ERP系统的设计不仅适应业务管理需要，更要为业务管理提供数据支持，高管层的意愿或愿景对财务核算起到至关重要的作用。

信息化建设：ERP系统建设需要有专业的信息化人员与专业的管理人员共同设计、实施，信息专业管理人员对ERP系统的设计、运行进行维护，保障ERP系统能正常运行，对关键控制节点进行权限设定及维护，保证信息系统风险能够有效控制，为财务数据信息安全保驾护航。

企业文化：ERP系统是个全方位的管理系统，需要企业每一位员工的有效地执行，因而良好的企业文化是ERP系统有效运行的保证，企业高管人员在ERP系统有效运行中起率先垂范的作用，有力地推进了企业文化的建设。企业文化为财务系统建设营造了良好的内部环境。

三、ERP软件系统的设计目标

1.满足销售业务模式的需要

目前企业的销售业务模式是平台化的多种经济实体、经营主体并存的模式，不仅关注效益，更要关注投资利润率。因而ERP软件系统要满足其需求，建立多组织架构与单组织架构并存的财务核算模式。

2.满足生产成本管理的需要

产品生产成本是生产企业最重要的财务核算指标，为利润计算、产品定价、采购管理、生产管理提供有效数据支持。ERP软件系统构造要满足生产制造的需求、原材料购、领、存及产成品管理的需求，建立按生产组织核算产品成本，按研发组织进行产品利润核算的管理模式。

3.满足绩效评价的需要

根据财务核算结果，为绩效评价指标计算提供依据。财务核算结果并非绩效评价指标唯一的依据，但财务核算指标是绩效评价数据最有效的参考依据，ERP软件系统财务部分为绩效评价提供了有效的数据来源。

4.满足生产经营预算的需要

根据ERP软件系统财务部分，可以对经营历史数据进行整合，通过财务定量分析对未来做出预计或判断，编制生产经营预算，进行预算管理。

5.满足企业战略实现的需要

通过ERP软件财务部分核算，利用信息数据通达数据或指标对企业经营目标进行分析，分析差距和不足，制定或调整企业战略目标，保证企业战略的实现。

四、ERP软件系统的实施

ERP软件系统在企业实施主要做好如下几步：

1.成立ERP软件系统项目组，组成由高管、信息、财务、生产、质量、研发、采购等人员参加的组织。

2.自上而下的全员培训宣贯。对管理人员重点培训ERP系统流程的目的、关键控制点，操作规则，出现各种问题的处理;对于各业务流程分模块、分人员进行专项培训，主要培训操作规则，哪些可以做哪些不可做，操作上下游之间的关系，出现问题的操作处理。

3.企业新上线ERP软件，新旧系统数据的衔接。1）新系统调试完成后，此调试结果一定是在确定业务流程基础上的满足，进行论证后的结果。2）确定新旧系统数据的衔接时间，尤其是旧系统数据衔接时间前的准备，如生产系统、财务系统、存货系统。3）制定新旧系统衔接应急预案的处理方法，保证新系统上线后的正常运行。4）新系统运行后，与旧系统数据的核查。旧系统数据的账务处理。

4.新系统运行后的跟踪核查。新系统运行后，存在操作人员对系统的应用不足;各操作节点的衔接不足;新业务模式下系统的应变及改良;业务培训的不足。因而新系统运行后，信息运维人员及财务系统主管对新系统起到保障作用，应定期培训，解决实际问题，保障新系统的正常运行。

5.新系统运行后管理制度的制定。新系统运行后，根据业务或经营管理的需要，新系统会设定相应的控制，如应收账款信息管理、存货退货管理、生产超额用料管理等相关的规定，这些规定的实施一是满足新系统设定控制权限的需求;二是满足管理的需要，通过系统对业务进行管理，确保目标的实现。

五、ERP软件系统对财务管理负责人的要求

1.财务系统负责人对ERP软件系统的熟悉与认知，财务构架的设计、财务核算方法、业务流程等。

2.ERP软件系统自身缺陷的认知。ERP软件系统并非是无所不能的，存在着一定的缺陷，作为财务系统负责人，要对缺陷有认知，比如ERP系统自身缺陷，对产品成本按性态进行核算、按阿米巴模式进行业务核算、单组织构架下的企业合并等自身缺陷。

3.随着企业业务管理模式的变更，当前ERP系统核算的判断是否适应，在业务模式发生变更后，分析ERP软件系统设计构思及相应做出调整方案。

4.ERP软件系统在财务管理中的应用，财务负责人对当前ERP软件构架下的财务管理应用，包括数据的采集、UFO报表的应用、数据调用及计算程序的编写规则、预算控制应用。

5.财务负责人对财务人员在应用ERP软件上的培训。财务负责人不仅要提升自身ERP软件的应用能力，还要对财务人员进行定期培训，做到操作熟练、应用多样化，提升财务人员整体ERP软件的操作应用能力。

六、ERP软件系统在企业内控管理上的应用

1.ERP软件系统在设计中不相融岗位设置、审批权限。减少风险，防止舞弊发生。为保证岗位及权限的严肃性，加强责任，需要有明确的管理制度进行规范。

2.ERP软件系统在操作中的权限设置，包括新增、删除、修等权限的设置。为减少操作失误，需要对相关岗位人员权限进行限制。限制条件需要有财务系统主管部门负责人提出，进行评估论证后，以规范的文件进行约束。

3.ERP软件系统的组织机构设置缺陷，财务在进行账务处理或核算时，由于组织机构设置不规范，造成财务无法处理，规范组织机构设置是财务进行核算的前提。

4.ERP软件系统业务流程设计缺陷，业务流程设计要随业务的调整及时进行改变，加速财务管理适应业务的能力。

七、ERP软件系统的实践成果

石家庄市油漆厂在ERP软件系统实践上，通过上述规划或整合，严格按照上述要点实施推进，历时3个月使ERP系统上线，做到了新旧系统的衔接、数据正确性得到保证，系统运行正常，改进、调整了部分业务流程，使之更加符合业务操作，提高了效益，保证产、供、销、存系统的数据准确，约束了不规范的操作，内部控制以ERP信息系统为主，减少人为干预，业务流程规范，管理效率提高，公司年销售收入年均由不足8%提高到20%以上，凈利润率由不足1%，增长到5%左右。人员职责权限分明，减少300多人，人力成本降低1000万元左右，人均劳效提高8万元。

随着下一步对ERP系统的优化再造，业务流程管理更加合理，产品成本消耗有效控制，成本合理下降，为客户提供有效服务;人员劳效会有更进一步的提升，人员技能不断创新，给企业降本增效提供有效工具。