高校科研档案精细化管理探究

付海龙?崔伟

摘 要：科研档案在高校发展中发挥着重要作用，做好科研档案的管理工作，能够有效地保护高校的科研成果，将科研档案的价值最大限度地发挥出来。本文立足相关概念，就高校科研档案精细化管理的有效策略进行了探究，希望能够促进科研档案管理水平的提高。

关键词：高校;科研档案;精细化管理

新的发展环境下，高校面临着巨大的竞争压力，想要保证自身的生存和发展，不仅需要具备良好的师资力量和教学水平，还必须具备较强的科研能力。科学研究管理以及实践活动中产生的科研档案是高校科研能力的一种直观体现，有着相应的保存价值和开发利用价值，做好科研档案管理，对于高校的可持续发展非常重要。

1 相关概念

1）科研档案。科研档案简单来讲，是单位在开展科研活动以及实践活动中形成的，具有相应保存价值的文字、图像以及声音影像材料，高校科研档案则是高校师生在从事科学研究过程中查三横的，具有保存价值和开发利用价值的原始记录，可以分为科研文书档案、科研项目档案和科研成果档案[1]。做好科研档案管理工作，能够促进教学质量和科研水平的提高，在高校发展中有着非常积极的作用。

2）精细化管理。精细化管理作为一种先进的管理理念，在实际应用过程中，主要通过对规则的细化，构筑规范化、系统化的规章制度，配合标准化的管理手段，显著提升管理效果和质量，以此确保组织各单元能够实现精确的运行[2]。精细化管理具备几个非常显著的特征，一是可操作性，在进行管理的过程中，强调将精细操作作为基本特征，通过提升员工综合素质的方式，保证工作效果，实现整体效益的提高;二是全员参与，精细化管理要求全体员工的共同参与，以保证精细化管理的有效落实;三是持续创新，在开展精细化管理的过程中，应该重视持续创新，对精细化管理的内容和灵魂进行改良[3]。

2 高校科研档案精细化管理策略

1）构建档案管理机构。高校在进行科研档案管理的过程中，应该建立起专门的档案管理机构，即通常所述的档案室，实现档案管理的专业化和精细化[4]。在对档案管理机构进行建设时，应该关注两个比较关键的问题，一是保证人员配备的专业性。科研档案管理是一项专业性较强的工作，并非常规的文件资料管理，因此要求管理人员必须具备相应的专业知识和丰富的管理经验，高校可以通过对外或者对内人才招聘的形式，实现竞争上岗;二是保证硬件设备的完备性。在建设科研档案室的过程中，应该对硬件进行合理配置，做好相关设备的采购工作，完善物质条件，配合健全的档案机制[5]，实现对于科研档案的精细化管理。

2）强化精细管理意识。应该加强对于档案管理人员的教育和培训，促进其精细化管理意识的强化[6]，对科研档案精细化管理的实质及目标进行明确。应该进一步深化各级领导以及执行人员的精细化管理思想，在保证全员接受和认同的前提下，对思想认识进行统一，确保科研档案的管理能够真正实现精细化，配合服务层面的精耕细作以及技术层面的精益求精，为教学工作提供更加细致的服务。

3）完善档案管理机制。精细化管理在高校科研档案管理中的应用，可以推动档案管理的精细化、规范化和个性化，而想要保证管理效果，高校需要对档案管理的相关机制进行完善，制定出具体可行的系统业务处理流程，对各个岗位的职责进行明确，做好责任划分的同时，也需要推动岗位与程序之间的统一及互动，构建起标准规范的档案管理系统，并以完善的管理制度保障系统的正常运转[7]。高校档案管理制度大致可以分为几个组成部分：一是法律法规。要求参照国家相关法律法规的要求，对高校档案管理的目标、任务、方法都能够进行明确，具体包括了管理机构和相关业务部门设置的基本原则、职责的合理划分、隶属关系的确定以及相关材料的编制等;二是岗位制度。在岗位制度中，应该包含对于档案馆管理人员和一般员工的岗位要求以及责任认定等的说明，并将之作为开展科研档案管理工作实施的标准;三是行政管理制度。行政管理的主要事务包括了考评标准、奖惩措施、晋升条件、经费申请以及设备使用准则等，需要按照不同类别（人、财、物、环境等）进行详细划分，制定出切实可行的管理制度，对工作人员的行为进行规范和约束;四是业务流程制度。业务流程制度是针对具体业务流程而言，包含的内容众多，如日常教学、教研成果、人文历史、校园规划等资料文献的收集和整理。高校科研档案具有连续性和丰富性的特点[8]，要求工作人员投入大量的时间和精力，这也使得业务流程制度在管理制度中占据了较大的比重;五是利用服务制度。建设档案室或者档案馆的核心目的，是为科研档案的管理服务，需要关注两个方面的内容：一方面，应该对档案查阅人员的权力和义务进行明确，就档案馆的职责进行公开，将其在档案管理中的作用充分发挥出来;另一方面，应该制定出相应的人员服务标准，强调服务至上，为档案馆工作人员定制统一的制服，配合定期培训来提升人员素质，实现科研档案管理的专业化，对实际存在的问题进行解决[9]。

4）做好信息系统建设。对比传统档案管理方式，以信息技术为支撑的信息化档案管理有着更加明显的优势，不仅数据传输速度快、空间存储容量大、数据保留时间长，而且在管理和查询方面十分便利，这也使得现代高校档案管理中，信息化发展是必然趋势。从高校的角度，想要借助先进的信息技术以及精细化管理模式，实现对于科研档案的网络化信息化管理，需要关注几个核心内容：（1）强化人员责任意识。新时期，高校面临着越发激烈的竞争，科研能力成为其实现自身稳定健康发展的关键所在，而伴随着教学科研工作的持续推进，科研档案的数量不断增长，传统手工档案管理模式已经逐渐无法满足高校在档案分类、档案编排、档案检索和档案更新等方面的现实需求，也引发了一系列问题，如档案管理过程繁琐、档案查找速度缓慢以及准确性较差等。这样的背景下，档案管理信息化建设也就显得相当迫切，必须得到管理层的高度重视[10]。高校应该重视对于档案管理人员的培训工作，强化其责任意识，鼓励档案管理人员积极参与到档案管理信息化建设的研讨工作中，提出合理化建议，制定出切实可行的建设计划，促进高校档案管理工作的开展和进步。（2）加大管理建设投入。高校应该从自身所具备的资源条件着眼，将档案管理信息化建设纳入基建项目，适当加大资金投入，制定出精细化的建设计划。信息化管理建设投入包含了两个方面的内容，一是软件投入，主要是管理人员的培训以及技术层面的交流，通过人员理念的更新以及管理机制的改善，促进工作效率的提高;二是硬件投入，要求高校结合自身的资金预算情况，做好设备采购、工作室面积拓展等。在这个过程中，应该做好投入配比的协调工作，强调软件与硬件并重，实现档案管理信息化建设投入效益的最大化。

3 结语

总而言之，在推动高校科研档案精细化管理的过程中，高校领导层应该依照精细化管理的发展思路，对档案管理中存在的缺陷和问题进行分析，找出薄弱环节，采取有效的处理和应对措施，将精细化管理的功能和作用切实发挥出来，以精细化的理念为支撑，做到细致细心、精益求精，提升科研档案管理的效果，为高校教育科研水平的提高奠定良好基础。

参考文献

[1]马秋妍.高校科研项目档案管理浅议[J].新西部，2019，（29）：123-124.

[2]彭红.信息时代高校科研档案管理工作创新模式探究[J].重庆交通大学学报（社会科学版），2019，19（05）：119-124.

[3]杨颖，聂红梅，张鑫.大数据背景下高校科研档案管理规范化路径探析[J].内蒙古科技与经济，2019，（17）：26-28.

[4]李晖.动态发展视阈下的科研档案管理[J].黑龙江档案，2019，（04）：34-35.

[5]黎丹.淺谈科研档案收集工作的现状与对策[J].办公室业务，2019，（15）：99.

[6]朱明波.文书档案的现代化管理[J].卷宗，2019，（08）：48.

[7]王越.城建档案管理现状分析及对策研究[J].卷宗，2019，（08）：43.

[8]闫婷.记忆观视角下我国传统村落档案的工作方式价值研究[J].卷宗，2019，（08）：79.

[9]王宏韬，于光松，王卓平.浅论科研档案管理在科研平台建设工作中的重要作用[J].2020，（04）：41.

[10]王宏韬，于光松，王卓平，郑蕾.科研档案在人才及团队项目申报与管理工作中的作用[J].商业2.0，2020，（02）：24.