创新优化合同档案的管理实践探析

?吴蕾

摘 要：对于每一个企业而言，签署的合同和需要存档的文件很多，而这些合同和档案都十分重要，由此可见，公司中的合同归档工作是尤为关键的。本文结合合同档案日常工作中的一些问题，提出更合理化和科学化的解决方案和实践模式，与同行工作者共同探讨合理管理档案的创新，以便运用更少的时间来进行档案的归档、收集、分类等工作。

关键词：合同;合同档案;管理

随着我国社会的不断发展，合同的应用也越来越广泛。1999年，我国颁布了《合同法》，该法律文献凸显了合同在单位企业中的重要地位。合同作为经济活动的规范和载体，对企业单位的经营生产提供了很多的便利。因此，对企事业中的合同进行档案合理化、科学化管理，建设完善的科学管理制度是十分必要的。

1 合同及合同档案的概念

1）合同的概念。合同在企业经营运作的过程中有着十分重要的凭借和记载作用，合同，让双方当事人了解自己的义务以及对方的目的，在保护双方权益的同时，也让双方合作有了法律依据，合同的重要性也就在概念上彰显出来了。

2）合同档案的概念。整个签署合同的过程从开始到形成，最后到签署合同，其中包含很多文件材料，而这些文件材料总称为合同档案。从法律的角度讲，合同档案具有绝对的法律效益。因此，在企业交易的过程中，合同方案有着十分重要的作用，它是企业合作和运用的重要保证和维权凭借。

2 合同档案管理的特点

1）合同的分类。（1）书面合同形式。《合同法》中对书面合同的形式进行了准确的定义，面合同的形式也是在颁布法律之前一直被倡导使用的合同形式。相比起口头合同书，面合同需要履行的义务多，金额大，内容复杂，若双方发生争执，可以依据合同上的内容进行责任划分，有效避免了一些不必要的矛盾。相比口头合同，书面合同更为规范和正式，同时也被赋予法律时效性。（2）口头合同形式。所谓口头合同，实际上是指双方当事人进行口头上的约定，不需要任何文字记载。这种口头交易基本上交易金额小，交易内容简单。其主要的优点是方便快捷，简单易操作。该种合同方式适用于相互信任的合作双方。这种合同方式就需要双方承担一定的风险，后期发生纠纷，很难通过口头合同进行解决。因此，相比之下，书面合同的优势就得以体现。（3）其他合同形式。随着社会的发展，各种合同类型层出不穷，社会生活中使用的各种合同也极端复杂。因此，《合同法》为此做出了新的规定，除口头合同和书面合同外，其他类型的合同也同样具有法律效益。

2）合同档案的价值。档案可以记载人类历史发展的过程，也可以记载个人人生发展的历程。档案对人类社会发展来说，有十分重要的记录作用。在研究过程中，我们就会发现，档案其实具有凭证价值，历史价值，教育感化价值等多种价值。合同档案也同样具有十分重要的价值，具有法律实效性，也是非常重要的凭证。

3 合同档案管理工作中存在的问题

1）合同档案的收集难题。在日常工作中，合同档案的收集是十分困难的，这是一个普遍现象。从这一现象出现的原因有以下几种：没有专业的合同档案管理人员。相关工作人员因各种原因对档案的价值没有充分了解，导致其在档案整理工作上有认知的偏差。管理档案的人员在进行合同归档时，对相关的知识了解很少。对于合同的形成过程和相关特点没有明确的认知。合同文件需要由不同职能部门或技术部门进行相关的拟定和承办，在经过起草，审核，审批，到最后两方签署完毕才算合同成立。其流程复杂，周期性长，而且利用力极高，经办的人员也多，对合同文件的流程不清晰，同时对其法律时效性和价值也不甚了解，这就很容易发生遗漏或归档错误。领导人员对档案管理不重视，并没有将合同管理工作纳入各部门工作人员的岗位职责中，合同管理制度缺失，也没有确立完善的归档情況监督检查制度，以至于后期合同归档收集难。

2）合同档案的管理分类。大多数单位是将合同归档作为一个单独的管理部门进行安排，在管理的过程中，笔者发现合同档案有许多不完整，而且合同档案分散混乱，很容易存在其他门类的档案中。馆藏合同档案的数量很大，随着时代的发展和公司不断的运营，单项的经营项目日益增多，原有的档案只能按照序号的大小进行排列归档，这样的管理方式早已无法满足现在企业的档案管理需求。

3）合同档案管理模式难以满足当前的利用现状。在十八大以后，党中央号召反腐倡廉，对审计工作进行了前所未有的强化。纪检监察部门对于笔者单位进行了相关内容的审查工作，而在这过程中，合同档案就体现了他优秀的本质属性，它可以让监察机关人员直观的看到各个项目的相关负责人、金额、对方单位等多种信息，为检查工作提供了便利，也为公司的正常运营提供了有力的证据。

4 适应时代要求创新优化合同档案管理模式

1）增强合同档案管理的规范性。合同对整个企业来说有着十分重要的意义，及时完成合同归档工作，对公司企业的发展做了很好的保障。针对合同档案归档难的问题，可采取以下几种方法：一，向各部门工作人员宣传合同档案的重要性和法律时效性，帮助工作人员树立观念，从而极力配合合同归档工作，让其真正将该工作划分到自己的工作职责当中并给予重视，从而减少合同归档工作的难度。同时在以后的工作中，可以将合同进行系统分发，这样既不耽误归档，也不耽误正常的工作需求;二，必须保留合同完整。合同管理部门将合同归档时，需要出具体书面合同执行情况说明，经由合同经理确认，部门领导审核后最终结束合同，以此保证合同的完整归档。

过上述两种方法可以更好的实现合同的归档，从而解决合同归档难的问题。但其主要还是需要领导在该方面树立观念，将合同档案的归档工作加以重视，并赋予相关工作完善的管理制度，从而使整个合同归档工作在所有员工的努力和配合下更好的完成。

2）合同档案的科学分类。为了避免合同存在混交、分散的状况，需要交合同归档以专业人士进行统一的归纳和管理。传统的按照合同大小进行编号归档的方式。已经无法满足现代合同档案归档的需求，我们需要根据合同的性质和其特点，遵循合理科学的原则对合同进行重新分类，在保证合同档案内容完善的同时，也实现了合同统一、规范的保存和管理，为以后的审查工作提供便利。

3）适应时代发展优化合同档案利用管理。合同档案的存在是为检查工作提供有力的证据，是最为准确和完整的法律依据。合同档案为纪检监察部门实施工作提供了便利。随着纪检监察工作的深入开展，合同档案归档工作人员也面临了前所未有的挑战。笔者所在单位对于合同归档管理模式进行了优化和完善，利用合同的档案号，序号，合同名称等多个内容，进行合同的整理和分类，以确保为纪检工作提供更便利的档案查询服务。在纪检工作中，公关人员提出稽查方向，我们就需要根据其需求，对相关的合同档案进行按类别、乙方单位以及项目名称等内容进行检索查询，以便为纪检和审查部门提供更有效的法律依据。

5 结束语

从上述内容可以看出，合同管理的分类优化对于企业管理来说是十分重要的工作内容。合同管理也是保证企业持续发展的重要一环，其拥有的法律时效性对公司和企业来说至关重要。针对相关的管理问题需要，领导人员应制定规范管理制度，提高档案管理人员的业务水平和综合能力，让工作人员更好的进行合同归档工作，从而更好展现合同档案的价值。

参考文献

[1]陈升荣.建设工程项目合同管理及风险防范研究[J].工程建设与设计，2020（06）：216-217.

[2]白玲玲.浅谈企业合同类档案管理[J].办公室业务，2019（20）：135.

[3]施高燕.浅析合同档案的管理[J].经营管理者，2019（06）：78-79.

[4]张琳.浅谈合同档案的管理模式[J].兰台世界，2019（S1）：69.