浅析事业单位人事档案管理现状及对策

摘 要：随信息时代的不断深入发展，事业单位的人事档案管理亟需改进以适应工作的需要。为提高事业单位人事档案管理的效率，本文客观分析研究事业单位人事管理现状，并提出了有效对策以规范人事档案管理，促进事业单位IDE长足发展。

关键词：事业单位;人事档案管理;对策

随事业单位人事结构调整不断精细化与合理化，对人事档案的管理提出了更严格的要求与标准，传统人事档案管理的改进与调整势在必行。人事档案管理中详细收录每个在事业单位中工作的人员信息，包括学历、过往工作经历与个人荣誉等，是事业单位评价员工的有效依据，能规范引导事业单位员工的成长。因此，对人事档案的科学有效的管理，是保证企业合理配置人力资源，正常运行的必要手段。

1 事业单位人事档案管理的必要性

1）优化人力资源结构。事业单位的人事档案构成内容涉及人员详细基本信息，有利于组织考核和评价。因此，多数机构在招聘或者评价人才时，必经途径是审查人才的人事档案的具体内容，并确定人才的背景是否符合单位的标准或发展需要。但为了保障公共事业单位招聘工作的公正与严格，事业单位的人事档案管理亟需进一步改进与完善。事业单位往往通过对人事档案系统的操作与应用，提升对人员数据的理解与汇编速度，精简冗杂的管理流程[1]。另外，由于事业单位人事结构的调整，人员职位升迁，人事档案管理需要及时专业的调整。与此同时，对于档案中存在负面内容的人员应及时做出惩罚，以维护单位的稳定運行。

2）加强事业单位内部控制。现阶段我国事业单位内部控制建设是将三大模块包括财务管理、人资管理、工作管理相互制约与运转，统一为一个巨大的控制体系。对于公共机构社会职能能否得到履行，非常重要的一点是依赖于在人事档案管理过程中人力资源管理计划的健全程度。另外，内部控制的建设也要贯彻以人为本的重要思想，主要就是加强对内部人员的管理与控制。事业单位若在改善内部人事档案管理制度方面进程步伐加快，将很大程度提升事业单位的人事管理的质量水平与工作效果。由此可得，公共机构的控制能力的提高是促进工作人员积极主动地参与工作的关键。

2 事业单位人事档案管理的现状分析

1）事业单位对档案管理工作关注度低。管理人员存在人事档案管理意识薄弱，主要原因是管理层没有对人事档案工作有形成清晰的认知，片面认为人事档案只有简单记录员工基本信息和汇总员工的简历资料的作用，无法为事业单位和社会创造明显的价值。相比其他单位的业务和工作，对人事档案管理工作的重视程度偏低。

由于管理层缺乏对人事档案管理的关注，所以在这方面投资的经费较少，导致档案管理的基础设施缺少，例如缺少独立的人事档案室。在硬件设施的不完善的情况下，人事档案管理工作流于形式效率低下，严重影响了人事管理工作的开展。部分单位即使成立专门的档案室，但往往缺少防火防盗等基础设施，例如防尘条件和湿度控制，导致人事档案文件不仅随意堆放，还存在巨大的安全隐患。

管理层普遍认为档案管理的工作是简单易操作的工作，几乎不关注档案管理的水平，从而对档案管理人员的培训与考核工作也是缺失的[2]。部分事业单位组织规模较小，分配给档案管理工作的人员未经过专业的培训和业务的学习，或者选用兼职外人担任，以应付单位内部的日常工作，缺少相应的精力和时间进行档案管理。另外，档案管理人员潜意识地认为工作就是简单的收集档案，增删信息等枯燥繁琐的内容，不重视对档案的开发利用和有效管理，一定程度上打击了工作的积极性和创新性。

2）人事档案相关内容质量低。人事档案内容普遍存在旧材料较多的填充，缺少对新材料的补充，导致档案内容不全面，人员的近期面貌无法得到彰显。旧材料包括对个人经历、家庭社会关系的历史材料，随时间推移大多没有考究的价值，应着重增添新材料体现人员近期业绩、能力的提升、经历的丰富等内容，全面真实反映人员的具体情况。

档案材料存在不规范的问题，主要包括填写不规范和装订不规范。一、人员对档案材料的不重视导致随意填写，不符合填写要求，出现字迹模糊不清、涂改等影响辨认的现象，导致重要的信息遗漏或者错误。甚至在填写时间时，出现前后不一致，严重影响档案的真实性和完整性，为人事档案管理增加不少隐患。二、大部分事业单位的人事档案未有序分类，存在目录缺失，装订混乱等问题，很大程度上影响审核档案和查找资料的速度，使档案管理效率低下。

档案管理上管理形式落后，而归档人事材料时审查不严格。档案审查时大意，检查手续不完整，例如未盖组织规定的章，缺少需要签名证明的签名就归档，都会造成档案张冠李戴的后果，表现为同名多人、重复登记、多余材料归档等现象。

3）人事档案管理技术落后。现阶段大部分事业单位在运用在人事档案管理的技术落后，采取的大都是单一服务方式，且低信息化。档案管理者注重对档案保存的基本手工工作包括重复组卷、装订、归档等，忽视了利用信息的服务功能。对于考虑到人力物力的情况引进信息化档案管理系统的事业单位，也很少将其充分利用，单纯应用计算机做简单的目录和索引管理。人事档案依赖于手工管理与查阅，缺少电子版本及无纸化阅读的形式，发挥不出档案的考察依据功能。对于纸质档案而言，存在查询困难，占用空间大，内容更新慢且单一等问题。而在管理纸质档案过程中，重复调用原件容易导致人员档案材料的损耗，不利于档案的长期保存。

3 改进事业单位人事档案管理的对策

1）重视人事档案管理。管理层要提升对人事管理工作的认知，在保证质量和效率提高的同时，发挥出人管工作的价值。首先，要将人事档案管理工作纳入日常工作的主要部分，结合单位情况合理配置人力和财务资源。其次，在单位内部宣传档案管理的重要性，促使员工意识到档案管理的必要性。最后，加强档案管理的软硬件设施，设立专门的部门管理档案和培训专业人才开展工作，配备基础设施。

2）增强人事档案的准确性与完整性。传达员工实事求是的理念，全面了解员工的工作经历与技能水平，完善信息，避造假与浮夸。另外，提高档案管理人员对档案完整性的深刻认识，引导管理人员不断完善员工资料，提倡多渠道收集档案信息，以增强人事档案的有效性。

3）推动信息化应用于档案管理。人事档案管理中应用信息化技术能使更迅速查询到员工的信息，并有力保证信息发布的时效性[3]。通过运用高科技手段录入资料，使信息传达更及时准确;通过设置电子档案管理权限，使保密工作更加完善，提高档案管理的效率。

4）培养高水平的档案管理人才。档案管理人员的水平高低直接影响档案管理的质量水平，因而事业单位需要专门培训出高专业素质的档案管理员工或提高聘用档案管理人员的门槛，以促进管理工作的专业性。对人才的培养不仅要注重传统的基础技能培训，更要提高其信息化技能，端正服务态度，以促进员工整体素质的提升[4]。

4 结语

人事档案管理工作复杂，需要人员科学的处理工作，要求具有服务精神和政治意识。在日常档案管理的基础工作中，更要注重创新管理形式，使档案管理工作者价值最大化，以促进档案管理工作更高效与规范地运行。

参考文献

[1]鲁延红.事业单位干部人事档案管理对策分析[J].兰台内外，2020（22）：43-45.

[2]邓兵娥.事业单位干部人事档案信息化管理的现实困境与对策[J].人才资源开发，2020（13）：24-25.

[3]唐丽.对事业单位人事档案管理现状分析[J].人力资源，2020（04）：90.

[4]曲杰.事业单位人事档案管理现状分析[J].中外企业家，2019（35）：115.

作者简介

周杰（1974-），女，汉族，湖南郴州人，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。