档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法

黄炽丽

摘 要：档案主要是用于企业内部，现在，我国档案管理方式千变万化，企业内部档案整理的原则和手段也在不断更新。在档案整理理论中档案整理的原则是谈论的对象，了解档案管理的基本原则，根据我国企业档案管理在信息技术影响下的工作方式。为此，文章对档案整理与信息化管理中存在的问题进行论述，并提出有针对性的解决对策。

关键词：档案整理;信息化管理;处理技术;大数据

现在的社会是一个快速发展的社会，企业档案管理方式也发生了翻天覆地的变化，可是，在学习档案管理中有很多内容跟不上时代的潮流，需要更深层次的研究档案管理，这样才可以升级档案整理工作。

1 关于信息化档案整理技术

1.1 对原数据的处理

原数据在档案管理中地位举足轻重，档案文件在创建之前就需要建立不同档案间的联系，然后将不同档案间的关系创建一个完成的框架，需要原数据内的所有信息。现在国外通过信息技术实现了电子政务，通过平台进行了电子档案的一体化管理，所以，原数据整理技术被广泛的运用[1]。信息技术可以再最快的时间内创建办公系统，企业间所有的文件传输、整理等都是通过该框架完成，让所有信息在交流中畅通无阻。同时，我国电子文件管理方向并没有融入信息化技术，所以，档案管理做不到全国统一，原数据处理技术也不会在规定时间内得到广泛运用。

1.2 非原数据的数据处理技术

我国传统档案管理方式是非原数据处理技术。原数据整理技术与非原数据整理技术涵盖的范围不同，对于档案管理和档案联系的整理是两个不同的体系。尽管我国的电子政务平台还不完善，可是非原数据处理技术和原数据处理技术是相同的，所以，非原数据处理技术在电子文件整理中是相对完善的体系，还形成了整理技术模型。

1.3 虚拟整理技术的应用

虚拟整理技术是对历史数据进行联系整理的一种方式，档案进行分类管理中就需要虚拟整理技术的运用，在信息技术飞速发展得今天，虚拟整理技术打破了档案实体限制[2]。虚拟整理技术不仅仅是对历史数据进行整理，还可以对历史联系和逻辑联系整理为一体的综合技术，换言之虚拟整理技术与档案是否实体没有任何管事，主要是通过信息数对历史档案和逻辑联系的整理过程。虚拟整理技术可以让档案呈现逻辑联系，通过历史联系后在创建一个系统，对创建后系统内的档案做逻辑联系整理，这种档案管理方式在档案管理工作的成绩显著。电子档案整理中都会存在虚拟整理相关的内容，将不同存储位置的文件通过历史联系和逻辑联系进行整理。

2 信息技术环境下档案整理工作的解决办法

2.1 以条为基本的信息内容单位

现在档案整理中用“条”进行处理，档案之间关系是一种无形的信息，在进行信息处理中产生的结果不是通过基本单位中的一件或一卷进行的，在档案中的一卷和一件是实体计算单位，不能查找历史记录和逻辑联系，所以，在档案整理的过程中需要用“条”进行计算，这种计算方式与数据库的实体限制差距甚远，记录对象的结果是一种技术，与实体的大小无任何关系。大数据的搜集、整理是碎片性、及时性、非结构性等特征[3]。信息碎片化通过一段话就可以进行整理。倘若档案需要分类整理，就需要创建架构，新技术在面对框架后会出现条条框框，所以，通过“条”的形式对档案管理可以顺应时代的进步。

2.2 用索引取代来源

档案管理主要具有记录历史和再现历史的功效，在查找档案的过程中可以运用索引的形式用最短的时间将自己想要的档案搜索出来。通检、备检或引得统统被称为索引（index），文献中都是通过索引的形式来检索相关内同，检索出来的内容都是通过时间或者内容的形式排列下来。索引就是在数据库中的全部数据进行的一种结果，可以把全部的数据通过多维度的逻辑联系进行排列，通过索引的形式在全部数据中进行检索，以最快的形式将信息查找出来。因此，现在我国信息化档案管理的过程中需要创建一套完善的档案联系索引体系，之前我國档案管理主要是通过来源和全宗的形式管理，现在的社会是一个信息化社会，所以，我们应该遵循时代的发展吧档案的逻辑联系和历史联系进行结合，运用信息技术将历史联系和逻辑联系做多维度处理，可以让企业的档案管理工作更加便捷、快速。

2.3 以大数据思维突破全宗原则限制

之前企业档案管理工作主要是手工记录，全总原则需要融入档案管理全程，全宗原则可以让企业实体档案管理变得整齐划一、有条不紊，对于实体档案物理排序有法可依。可是，全宗原则下的实体档案管理在大数据的影响下的数据整理和档案管理的有效性比较低[4]。因为大数据的碎片化和档案虚拟化导致全宗原则档案管理工作无关紧要，数据的挖掘需要半结构化和非结构化数据的整合。所以，在大数据技术的影响下，需要把虚拟的索引和实体的档案管理进行串联，从而形成一个相对完善的搜索体系，可以帮助工作人员进行信息查询、信息分析、查找档案、以及检索。为了提升工作效率，可以在工作中运用相关技术，不仅如此，如果规则的设定还可以面向更美好的明天，我相信，通过努力档案管理可以向人工智能管理模式方向迈进。在传统档案管理的过程中运用更加先进的技术和全新的思维可以有效地推动我国档案管理工作的开展。

3 结语

总之，档案管理工作虽然比较轻松，但是是一项专业性、技术性比较高的工作，不仅如此，也需要工作人员具备高潮的实践能力。之前的档案学觉得资料是没有任何关联的，不能进行记录和内容的还原，所以档案也就不能被称作档案。可是，现在的社会是一个信息技术广泛运用得社会，信息技术的基础设施比较完善，档案学的核心理论也逐渐变化，通过时间后，大数据互联网和信息技术可以提升档案管理工作的整体效率。在档案管理的过程中应该打破传统档案管理工作思维方式，弥补现在工作中存在的不足。

参考文献

[1]杜欣欣.大数据时代背景下档案管理工作方法优化分析[J].商讯，2020（21）：156+158.

[2]滕飞.关于现代企业信息化管理模式的构建分析[J].网络安全技术与应用，2020（07）：110-111.

[3]刘郁兰.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].兰台内外，2020（19）：1-3.

[4]李娜.档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法[N].商洛日报，2019-10-12（003）.