基层城乡规划档案信息化工作存在的问题及改进策略探析

文·张鹏

（作者单位：枣庄市城乡规划事业发展中心）

城乡规划档案包括城乡规划一系列工作中形成的编制成果、建设工程资料、审批规划文件、竣工材料以及会议记录等，具有成套性、专业性和复杂性的特点。随着信息时代的发展深入，城乡规划档案工作要紧跟信息技术革命和数字化发展趋势，积极推进档案信息化建设。笔者结合基层城乡规划档案工作实践，针对档案信息化工作中发现的问题提出改进策略，以推动基层城乡规划档案工作转型升级，适应新形势下档案工作的发展要求。

一、城乡规划档案工作内容和发展需求

城乡规划工作涉及对整体国土资源的总体规划、详细规划以及专项的规划编制工作，在其档案工作中不仅是需要收集、整理的文件材料相对繁杂，还要进行审核、分类和归档，单独进行制作表格，最终汇总成《档案专项审核统计表》，便于后期调查核实、组织认定和材料收集。比如，建设工程规划许可证相关的档案，涵盖了规划审批单、日照分析以及国土证等上百个小类别，进行档案整合与归纳的过程中，需要把材料同小类之间进行一一对应，并且在著录以及数字化的过程中，还要进行分门别类处理，提升了档案管理的复杂程度和难度。在建设项目的规划选址、建设用地选址论证以及可行性研究汇总工作中，涉及利用大量的档案资料，还需要核发“一书三证”为自然资源和规划部门提供技术服务，因此在城乡规划档案整理的过程中，就需要确保各种证书以及手续文件收集的齐全性，但由于各类工程建设的周期较长，一旦没有做好文件资料的管理工作，将难以提升城乡规划档案的后期管理质量。在实际工作中，施工单位工作流动性较大，人员也不稳定，造成了文件资料管理工作脱节，过程中的资料流向不清，存在档案资料收集不齐全完整的风险。通过加强城乡规划档案信息化建设，就可以化繁为简，提高工作效率，有效防范风险。

当前，基层城乡规划中工程设计已由原来的手工绘制升级为计算机绘制，常用的设计软件有Auto CAD、UG NX、CATIA等，出现了规划设计过程无纸化的现象，大量电子档案文件需要及时归档。同时，纸质档案图纸量大且类多，无论是幅面还是类别数量，均多种多样，并因项目及建设单位等差异而有所不同。以幅面为例，有从A4到A0多种幅面，在类别划分上涵盖了规划依据、总平面以及施工等多项内容，并且审批阶段若存在差异，也会造成图幅数量等有所不同，通过纸质档案数字化工作可以大大减轻档案工作压力。基层城乡规划档案工作需要进一步标准化、规范化、现代化。

二、档案信息化在基层城乡规划工作中的应用

随着GIS技术、云技术等的飞速发展，使基层城乡规划及其档案工作的信息化进程加快推进，并在相关工作中得以运用。如在城乡规划工作中，使用OA办公自动化系统开展各级文件传输、申请、审批等一系列工作；通过信息化服务系统进行城乡规划公示以及相关信息的发布与查询；利用档案信息管理系统实现数据收集、录入、存储及传输等多项工作，使设计同规划工作能够协调并协同工作。档案工作人员在以上过程中，对各种档案资料以及相应电子文件实时进行统一的收集、分类、预立卷以及归档等管理工作。这些新技术、新方法、新模式的运用，有利于城乡规划档案信息化管理水平的提升，从而为基层城乡规划档案工作提质增效打下坚实基础。

三、基层城乡规划档案信息化工作中存在的问题

（一）标准规范相对滞后

基层城乡规划档案工作尽管已经逐步信息化，但标准制度不完善，管理体系不健全，在现实中的执行力相对不足。档案分类在合理性、科学性方面有所不足，缺乏统一性，尤其是在具体工作流程上还存在问题，案卷组合欠缺一定的标准性，资源存储也欠缺一定的合理性。以建设工程为例，在进行档案信息检索时往往无法做到及时准确，降低了档案管理效能和服务水平。

（二）安全防护能力薄弱

网络信息化提升了信息收集和传输的便捷性，提高了城乡规划档案工作管理效率，使大量城乡规划工作相关的档案信息得以共享。然而，在这一过程中，信息安全防护问题也日益显露出来，一些不法人员会通过网络对信息管理系统进行恶意攻击，造成数据库的损害以及重要信息的泄露，将对档案信息化工作造成不良影响。

（三）人员水平参差不齐

当前，信息化办公的进程不断加快，软硬件设备不断完善，档案资源越来越丰富，档案信息化建设提升了档案管理工作效率，但也对档案工作人员的能力素质提出了更高要求。当前，基层岗位上具备档案信息化专业素养的人员相对较少，部分档案工作人员受到年龄、知识水平的限制，较难跟上信息化进程，档案信息化工作质量无法得到保障，对城乡规划项目建设进程造成影响。同时，基层兼职档案工作人员还有一定的流动性，也加大了档案泄密的风险。

四、基层城乡规划档案信息化工作的改进策略

（一）强化档案制度规范建设，提升信息化工作水平

明确相关部门、人员的岗位职责。城乡规划建设项目法人必须对项目档案工作负总责，督促、检查档案工作，确保档案管理制度的制定落实，确保档案验收工作顺利进行及资料的归档和移交。制定档案移交细则，明确移交流程，在具体移交过程中，要同时进行档案管理信息系统操作，一旦出现档案人员变动要及时做好重要资料的交接，反复检查核定，确保齐全完整。各门类、各载体档案整理要符合国家标准和地方规范，应采购或研发专业的城乡规划档案管理软件，制定电子文件分类方案、归档范围与保管期限表，用统一的数据标准存储和备份收集的档案数据。档案工作人员要利用专业软件科学编排众多的电子图像，并进行分类存储。在上传数据资料时，利用软件系统帮助实现文字识别转化、目录生成排列等工作，提高OCR识别率，使用时只需输入信息名称便可完成自动检索，满足各类用户查档利用需求。同时，加强档案管理的规范性，对竣工等关键档案的真实性、完备性进行严格审查，特别是在移交档案材料的时候，务必保证其准备、施工、竣工等各项文件资料的齐全完整，符合各类标准规范。

（二）高度重视档案信息安全，完善落实防护措施

档案信息化建设过程中，网络布局要合理，可扩展，安全可靠，实现局域网、政务网、因特网三网隔离，应设有监控设备、门禁系统，配备必要的网络安全保障措施，如防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等。档案工作人员要端正工作态度，高度重视信息安全，完善并落实防护措施，提升管理系统的防护与抵御各项入侵的水平。比如，在档案统计以及编录等操作的时候，预先设置相应的口令密码，并对访问权限进行设置，并根据保密等级的不同设置相应密级以及防护举措，特别是那些保密等级较高的档案文件，可布设多级密码，安装监控和报警等系统。

（三）打造过硬专业人才队伍，保障档案信息化建设

无论现代化技术发展到什么阶段，人的重要作用都不可替代，只有不断提升档案工作人员的信息技术能力才能保障基层城乡规划档案的信息化建设。要紧跟档案行业发展方向，加强继续教育，强化聘用及培训机制，鼓励档案管理人员多参加各种实践活动，积累工作经验，掌握并了解城乡规划工作有关内容、计算机知识以及信息化系统的技术理论，厘清城建规划档案工作各环节之间的关系，从资料收集到组卷归档做到标准化、规范化。注重加强档案工作人员对专业标准规范、安全保密工作等方面的培训，提升其工作水平以及职业素养。此外，档案工作人员也应当培养良好学习习惯，紧跟信息化进程主动进行自我工作技能的提升，不断熟悉掌握先进的科学管理方法，根据城乡规划工作中不同门类档案的特点，扎实做好信息时代的档案工作，更好服务人民群众和经济社会发展。