档案信息化建设

范继华

本文从确保档案安全性、明确管理主体和建立信息化服务机制这三个方面，简要分析档案信息化建设与管理的重要性，然后阐述当前的档案管理工作现状，提出了存在的一些问题。最后结合实际情况，提出了档案信息化建设与档案管理的具体措施，并指出要如何针对退役军人的档案管理实施信息化建设。

现阶段，我国已经建立了退役军人事务部，助力于加强退役军人的管理服务建设工作，真正实现了退役军人管理模式的创新。在此之中，退役军人档案管理便是综合服务的主要内容之一，必须要加大力度带动档案管理朝着信息化方向发展，如此有利于整合档案信息资源，提升管理效率，让退役军人中的人才得到更高效的开发与挖掘。

一、档案信息化建设与档案管理的重要性分析

（一）可以确保档案的安全性

进行档案信息化建设与管理，可以显著提升档案信息的安全性，避免其外泄与灭失的风险。尤其是退役军人的档案管理，当军人退出现役之后，就会出现工作单位变更的情况，但可能其没有主动和档案管理部门取得联系，如此便使得档案资料产生了断层的问题。另外，有少数档案管理人员不具备较高的综合素养，在实践工作中发生了一些低级错误，致使档案在交接的过程中被泄露甚至灭失。由此便可以看出，传统的纸质档案信息很难长期保存下去，并且要实现规范化管理也存在着较大困难，容易出现档案管理断层乃至于档案丢失的现象。所以，必须要集中力量开展档案信息化建设工作，对退役军人的档案信息实施备份和修复处理，减少其泄漏与丢失的可能性。

（二）有助于明确管理主体

就档案管理工作而言，必须要树立清晰明确的管理主体，如此才能达到统一化管理的目标。此前我国尚未成立专门的退役军人服务管理机构，所以在当时，退役军人的档案管理工作经常需要面对多头管理的难题。有许多部门和单位，如民政部门、组织人事部门，还有机关企事业单位等，都会牵涉到退役军人档案接收与处理的过程当中。如此一来，退役军人在办理手续的时候，就很难快速、准确地获得有关档案信息，使得业务开展遭受严重阻碍。而实现档案信息化建设和管理，有利于明确查询权限，给退役军人档案信息的提取及调阅提供了很大的方便，如此也能显著提高档案管理的针对性，使其综合效率大幅度上升。

（三）有利于信息化服务机制的建立

客观来看，档案信息化建设与管理有助于挖掘出更为丰富的军人人才信息，在此基础上建立数字信息资源库，把退役军人的工作变更和实际生活情况都详细记载下来。此后，档案管理工作人员就可以从信息资源库中提取并筛选出有用的信息，构建相应的数据模型，并逐步对数据分析模型进行优化和完善，从而给职业分析与培训活动提供重要的数据支撑。另外，在信息化时代下，可以进行跨区域的信息沟通，如此也方便开展对退役军人的异地管理，在提高退役军人档案管理水平的同时，还能为其提供更为精确与个性化的服务。

二、现状分析

首先，对于档案信息化管理的重视程度不足。有的档案管理人员并不是科班出生，没有专门参与过相关业务培训活动，所以也并未掌握档案信息化管理的专业知识与技术。还有的档案人员责任心相对较弱，没有切实地认知到档案信息化管理的重要作用，在实践工作中粗心大意而致使档案管理出现漏洞，乃至于使重要档案资料丢失或遭受损害。另外，也有一些单位认为档案信息化建设需要花费较多成本，为了达到节约成本的目的，而不愿意积极开展档案信息化建设工作，这样的认知也导致档案信息化发展受阻。

其次，档案信息化建设受到传统管理工作的影响。档案管理涉及到巨大的信息量，且其中涵盖的内容也十分复杂。因此在对退役军人档案实施信息化管理时，就会牵涉到对以往信息的录入，由此便带来了很大的工作压力。加上部分档案管理工作人员信息化水平不足，对于相关管理设备的使用还不够熟练，于是便影响了档案信息化建设的发展进程。

最后，管理知识与技能没有跟上信息化时代的步伐。在信息化背景下，有的单位虽然开展了档案信息化建设，但却并未完善升级再造与系统维护工作，同时也没有掌握先进的知识与技能，存在信息化水平偏低的问题，这样也难以满足新时代发展的需要。

三、档案信息化建设与档案管理的具体措施

（一）优化数字资源库建设工作

在信息化背景下进行档案建设与管理，尤其是退役军人的档案管理，一定要优化数字资源库建设工作，对档案信息进行严密的筛查。首先，档案管理人员和相关领导一定要对退役军人的档案管理工作引起高度重视，明确其档案管理的意义所在。要广泛学习相关知识与条例，比如我国的《档案法》《退役义务兵安置条例》等，让自身的法律素养水平得到进一步提升。同时要把退役军人的人才库数据信息纳入到主要的办事议程当中，实现数据库的有效建设，并积极构建内部与外部沟通联系的机制，将退役军人档案接收、传递和查阅的相关规定明确到位，把责任落实到人头上。此外还要重视档案管理细节的处理，必须确保相应工作按照既定的规范来进行，避免档案信息丢失的情况出现。其次，要对退役军人的档案信息进行严格筛查，构建并完善档案信息分析的程序。只有确保档案信息正确、完整，才能够充分体现出档案应有的价值和作用。总体来看，退役军人的档案信息具备了多重维度的特点，其内容涵盖了军种、职级、专业向和求职倾向等等。只有对这些数据信息进行细分化的处理，才能够确保其可通过关键词的检索被搜查出来，增加信息的曝光率。如此方能为退役军人的政策性安置、求职和创业提供良好条件，并为其带来精准化的服务。

（二）增强信息化技能培训力度

对于负责退役军人档案管理的相关人员，应当要加强信息化技能的培训力度，不断提升其综合素养与业务水平。首先，退役军人的档案内容是比较复杂的，档案管理工作人员，一定要先全面而深入地了解与之有关的信息资料，主要包含军人在服役期间的生活情况，掌握的技术能力等等，同时将其中涉及到的关键事项记载下来。档案管理工作人员一定要严格遵守保密原则，不可将退役军人的档案信息泄露出去。与此同时，还应当不断完善操作规范流程，严禁私自下载和复制档案信息，确保工作人员的行为符合标准。其次，要逐步提升档案信息的录入与检索能力，构建完善的工作机制。在信息化背景下，档案管理人员应当对退役军人档案的检索关键词进行拓展与丰富，要做到随时更新。例如增加服役时间、工龄、文化水平、伤残情况、补助等一系列信息，让退役军人的档案信息检索变得更加确切和完整，强化档案数据信息的使用价值。

（三）积极开展档案信息化基础设施建设

进行退役军人的档案管理，必须要重视信息安全。对此就需要积极开展档案信息化的基础设施建设，从根本上确保档案信息的安全性。总体来看，档案信息化基础设施建设是确保档案信息资源被合理利用的基础所在，各级部门都应当对此重视，加大对信息化基础设施建设的投入。面对当前的信息化背景，退役军人档案管理工作也需要处理好一些新的问题，在不断加强基础设施建设的同时，切实保障信息安全。首先，要加强对机房的管理。包括监測与评估门禁系统、温湿度控制模块以及环境监测模块的运作情况，尽量提升软硬件配置水平。其次，要结合目前退役军人档案管理的现实状况，针对已有的档案管理系统实施改造和升级，让其功能得到进一步增强。可以在接收、管理、保存和调用这几个环节当中，全面构建起精细化的电子文档处理机制，以此实现高效的智能库房管理，对虚拟数字档案管理方式实施进一步完善和优化。

进行退役军人的档案信息化建设与管理，需要优化数字资源库建设工作，增强信息化技能培训力度，同时积极开展档案信息化基础设施建设。在保障档案信息安全性的同时，切实达到统一化、规范化管理的目标。

（作者供职于河南省新蔡县孙召镇社会治安综合治理中心）