破产企业档案管理：权属与责任

摘  要：随着国家“僵尸企业”出清工作的加速，越来越多的企业通过破产方式予以注销，破产企业档案的管理问题急需得到解决。当前破产企业档案的管理模式多属权宜之计，实践中已逐渐丧失了落实执行的基础和条件。本文建议将公司制度中的股权关系、股东责任作为理论研究的出发点，以明确破产企业档案的管理主體，进而探讨合理的管理制度，实现破产企业档案的优化管理。

关键词：破产企业;档案管理;权属;责任

Abstract： With the acceleration of the 'zombie enterprise' clearing work， more and more enterprises have been canceled through bankruptcy， and the management of bankrupt enterprise archives needs to be resolved urgently. At present， the current management model of bankrupt enterprise archives is mostly expedient， and actually， the basis and conditions for implementing them are gradually lost. This paper proposes to take the equity relationship and shareholder responsibility in the company system as the starting point of theoretical research， so as to clarify the management subject of the bankrupt enterprise， and then explore a reasonable management system to achieve a optimum management of the bankrupt enterprise archives.

Keywords： Bankrupt enterprise; Archival management; Ownership; Responsibilities

2018年12月4日，国家发展改革委、工业和信息化部、财政部等11个部门联合发布《关于进一步做好“僵尸企业”及去产能企业债务处置工作的通知》，要求加快“僵尸企业”出清，有效防范化解企业债务风险，助推经济提质增效，这意味着“僵尸企业”的出清工作已到了冲刺阶段。最高人民法院则于2019年3月27日发布《关于适用〈中华人民共和国企业破产法〉若干问题的规定（三）》，对审理企业破产案件持续提供司法支持。

“僵尸企业”以清算、破产方式进行出清，是实现国家深化经济改革战略目的的主要路径，随着该项工作的深入开展，企业破产程序中的诸多难点都陆续得到解决，但企业破产后的档案管理问题迟迟没有对策，因此，实践中的破产企业档案管理混杂，而学术界对该类档案管理的相关理论也缺乏深入的研究。

1 概念澄清：是“破产企业档案”还是“企业破产档案”？

学界不多的讨论当中，大部分学者都使用“破产企业档案”一词，[1]但笔者在日常教学、交流活动中，也常遇到使用“企业破产档案”的现象，究竟二者哪个更准确？

从广义上来讲，“破产企业档案”是一个具有独立法人资格的企业被宣布进入破产后的属于企业所有的档案，狭义上则指破产程序结束、被破产的企业主体资格消亡后的原属于企业所有的档案。尽管该类档案的管理焦点基本聚焦在破产程序结束之后，但因存在国家和社会层面的企业档案价值审查和鉴定问题，因此笔者认为应该采用广义的概念，以利对管理措施进行宏观的考量。

有必要说明的是，有观点认为“破产企业档案”还包括破产程序中形成的法院档案、管理人档案、清算组档案以及律所档案等，笔者认为是不对的，这些档案是在企业破产程序中相关机构形成的工作记录，均有对应的归档制度、接收保管部门和监督管理机制，不应该纳入进来。“属于企业所有”是一个明确的前提。

2 管理缘由：破产企业档案价值的扩展

有观点认为破产企业档案只有在破产程序中才有价值，管理人及法院等机构据此厘清破产财产的范围、向企业债务人追讨财物、确认债权人的债权、区分债权的优先级别等，破产程序宣告结束也意味着档案价值用尽，因此无继续管理的必要。

显然，这种观点是不正确的。由于破产企业档案价值的扩展率，破产企业档案的利用需求会呈现出多样层次性和延伸性，破产程序虽然结束，但破产企业档案的价值还待发掘。

首先，企业破产程序是有时效要求的法律程序，为能尽快帮助债权人作出财务安排、排除社会经济活动快速发展的障碍，对债权申报、债权人大会、清算受偿等程序均有明确的时间要求，整个破产程序一般不超过2年，因此难免遗漏个别未申报的债权，破产程序结束后仍然存在对个别债权继续甄别清偿的情况。

另外，企业破产还往往暴露出企业管理人员的管理责任，有些责任需依法进行追究，如职务侵占、非法挪用、贪污受贿、股东隐匿破产企业财产等，这些追责程序往往与破产程序不同步，需要继续保留企业档案以作证据筛查之用。

更为重要的是，企业破产程序仅适用于企业债权债务的清理和清算，算的是“经济账”，看重的是企业财产的变现偿债能力，对经济价值以外的其他价值不做处理，如文化价值、历史价值等，需要对此制定评价和管理规则。

可见，破产企业档案价值大小及存续时间长短根据不同的情形呈现不同的需求层次，不会随企业破产程序结束而终结。正因为如此，优化管理破产企业档案成为共识。但实践中，由于缺乏统一的规划和管理，出于对破产企业档案价值的不同认知，出现了破产企业档案管理职责不清、责任不明、管理混杂的状况。

3 当前的管理困境：落伍的依据和杂乱的现状

破产程序结束之后的企业档案应当由谁管理呢？

学界基本主张应由当地档案管理机构承担该项管理职责，这种由来已久的传统观点有其法律依据。笔者曾经对企业档案管理规定进行过一次梳理，[2][3]针对单位主体发生变更而明确档案管理的规定最早出现在1983年，至2013年的30年间，涉及主体变化的档案法律法规共出台了7部，尽管原则性、参照性条款居多，但基本上都遵循了移交当地国家档案管理机构的管理路径。

需要指出的是，这7部档案法律法规中，除有1部未加强调外，其余6部明确其规制的企业对象是国有企业，民营企业破产后的档案管理其实一直无法可依，移交档案管理机构的观点和做法不过是继续沿袭参照执行的管理惯例罢了，在法律上的适用障碍并没有得到完全的解决。

有学者为解决民营破产企业档案应与国有破产企业档案同样管理的问题，认为破产企业档案属于法律上的无主物，理由是企业破产程序结束之后，其法人资格正式注销，企业主体资格既然消亡，遗留的档案便失去了主人，如同法律上的遗弃物，依法归国家所有。通过这样界定，破产企业档案就无需区分民营与国有，全部纳入国家档案管理制度和体系即可。笔者认为无主物的观点因忽视了破产企业档案真正的主人而不能成立，个中理由将在后文阐述。

但问题是，不论理论和规定如何，现状却是档案管理机构已经难以应对急剧增长的管理需求了。

笔者曾经分析过，档案管理机构面临接收、处置大规模企业档案的状况可以追溯至1980年，彼时正是我国第一阶段国有企业改制浪潮，发生了大量改制企业的档案急需接收处置的情况。2000年以后，国有企业改制进入实质性资本改革的第二阶段，档案机构就已呈无力接收之态。2008年开始，我国企业破产风潮愈演愈烈，破产企业档案急需妥善处置的社会需求对本已捉襟见肘的档案机构接收处置能力更是雪上加霜。

落伍的制度无法解决不断叠加的实际困难，破产企业档案被迫寻求其他的管理模式。社会上陆续出现的能够提供破产企业档案保管的机构正是对这种状况的补救，如早期的“改制企业档案托管中心”对企业档案进行保管，“人才交流中心”“人才市场”对人事档案进行保管等，零散而杂乱。

苏州市探索出“苏州模式”，成立“工商档案管理中心”对全市改制企业档案资源进行集中统一管理。近些年，档案服务机构等社会档案企业也从初始提供档案信息咨询、档案整理服务，逐步参与到破产企业档案托管工作中来。当前，随着企业破产制度和程序愈加规范，律师事务所担任破产清算人已經成为常态，也不可避免地被迫承担部分破产企业档案管理的任务。

由于破产企业档案管理制度严重滞后甚至缺失，现实中破产企业档案的管理随意性大，缺乏统一规制，管理的效果良莠不齐。造成这种情况的根本原因在于缺乏正确的理论研讨和引导，缺少符合实际情况的制度规范，最终导致各个环节职责不明、衔接困难。

4 寻解思路：股东的权利与责任

企业破产是将企业的财产进行评估清算，用于偿还债权人的各类债权。破产程序结束意味着企业主体资格注销、权利义务全部灭失、企业从此消亡。对于已经不存在的企业，其遗留下来的企业档案归谁所有？是不是无主物？这既对潜在权利人的权益及责任至关重要，也与管理模式的设计密切相关。

笔者之所以认为无主物的观点不能成立，根本原因就在于这种观点忽视了企业与股东的关系。

在公司法框架下，股东以各种法律允许的财产或权利出资以设立公司，公司对股东出资的财产或权利享有法人财产权。公司经营期间实现的盈利，以分红的方式反馈给股东，是为股东收益。当公司经营亏损，无法给股东带来收益，股东权益持续受损时，股东有权决定公司是否停止经营进行清算解散，而破产只是资不抵债情况下的特殊清算程序而已。

依照公司法的规定，股东在决议清算后，对企业的主要资产、账册、重要文件等负有妥善保管的义务，如因灭失导致无法清算，将承担连带清偿责任。可见股东保管重要档案的义务从清算开始就产生了，而企业重要档案是保护债权人利益的重要证据，保管之责作为清算后义务是顺理成章的，不应简单随清算程序的结束而结束。

根据公司法理论，作为清算主体的股东对债权人承担的民事责任主要有：清算责任;补充责任;赔偿责任;担保责任;无限责任。[4]

除清算责任是解散企业的程序责任外，其余都是属于股东的直接责任，而不是为企业承担的替代责任，这些责任适用的事实条件，都不能保证在清算程序中就被发现，法律因此做了清算结束后可以继续追究股东责任的安排。

落实这些制度安排的根本，则是清算程序结束后的企业档案依然需要妥善保管、随时备查。司法实践中，当债权人与股东发生纠纷时，法院往往将大部分举证责任分配给股东，要求股东提供被清算企业的档案证据，通过适用举证责任倒置来明确股东保管被清算企业档案的责任。

因此，股东承担被清算企业重要档案的保管之责，无论从保障清算程序顺利进行的角度，还是从维护未及主张债权的债权人利益角度，都是责无旁贷的。这一保管档案的责任，自然也适用于破产程序，更因为破产程序的特殊性，股东承担保管责任的行为要受到多方位的监督。

所以，笔者认为破产企业档案归股东所有，只有当企业破产之时没有股东时，才属于无主物而归国家所有。

笔者之所以认为无主物观点不成立，原因是当企业股东都是法人的情况下，法人股东清算或破产，依法会将对外投资形成的股权评估作价给予处置，不会出现没有股东或股东债权人承接股权的情况。只有当企业股东是自然人，而且数个自然人股东同时死亡且均无继承人的情况时，才可能出现企业没有股东，股权作为无主物归于国家的情形，而这种概率实在是太低了。

5 管理设想：基于股东权责的管理环节设定

明确股东的保管责任。股东承担保管责任是一项股东的新增义务，首先应在《公司法》中作为股东的一项法定义务明确在清算责任里，然后由《档案法》等专门法律法规对股东保管破产企业档案的责任进一步予以明确，并应强调股东安全保管、定期维护、接受监督检查的义务。由此完成法律层面的规定和衔接，实现有法可依。

破产企业档案价值鉴定的时机和侧重。对于破产企业档案的价值，业界争论一直很激烈。如前所述，笔者认为对破产企业档案的价值应持多角度、开放式的看法。的确，绝大部分破产企业档案以体现经济价值为主，但不可否认，企业档案也具有一定的企业文化价值和社会记忆价值。

从企业破产程序看，破产企业档案的价值鉴定应当在法院裁定受理破产申请时启动最为适当，将提请鉴定并督促获取结论作为管理人的一项工作职责，也作为法院终结破产程序的一个前提条件，从而保证价值鉴定程序不被疏漏。

对于鉴定的内容，笔者主张仅从国家和社会层面出发，限定在文化价值、历史价值、社会记忆等方面，对经济价值的判断留给破产企业债权人，国家层面不宜多做干涉。因为，经济方面的价值通过合理的保管期限就可以实现自然的实现和过滤，与破产企业档案有经济利害关系的当事人，必会积极行使档案权利，在合理的时间内实现利益目的。

确定合理的破产企业档案的保管期限，是判断其价值的最佳方式。当前国家对证券档案、会计档案等专门档案都有保管期限的规定，此外，应针对破产企业档案的类别继续完善，全面并准确地鉴定破产企业档案的价值。

破产企业档案提供利用的特殊要求。破产企业档案交由股东保管以后的提供利用是否应当做一定的限制？从股东权属角度看，似乎应当适用股东自有财产的利用原则，即由股东自行决定。但笔者认为破产企业档案有其特殊性，因为破产程序是企业存续过程中的特殊程序，该程序强行阻断了所有债权的正常实现途径，而且永不可逆，加之该程序还常触发股东、实际控制人、利害关系人的刑事、行政責任，因此提供利用程序应当给予特殊安排。

笔者认为在法院资源有限、管理人在破产程序终结后即行解散的情况下，对破产企业档案提供利用的申请应当向承担过清算人角色的中介机构提出，由该机构进行审核决定，情况复杂的由该机构决定报请法院进一步审核批准。

之所以交给清算人最为合适，一是因为破产程序中的清产核资、债权审核、债权人沟通、确定分配方案等等实际工作都是由清算人具体负责的，对企业破产情况非常熟稔;二是因为承担清算人责任的中介机构通常都稳定在破产企业所在的司法辖区内，对辖区企业和法院能保持正常的工作沟通。

破产企业档案保管费用的安排。为破产企业档案提供保管期间的费用是管理体系中最为重要的内容，目前已经成为该项工作中的最大难点。

实践中，法院联络当地档案机构或社会中介机构保管的，首先就要解决费用支付问题。由于《破产法》中没有对该项费用作出规定，法院通常勉强从为数不多的共益费用中划拨，但一来法律对共益费用的规定比较明确，档案保管费用其实并不符合，二来即便如此，可以划付的费用也很少，常引起保管机构不满，对保管不利;又因于法无据，常导致债权人纠纷，使破产程序很难顺利进行。

笔者建议仿照企业法定公积金制度，测算后确定一定的比例，作为破产档案保管费用给予计提，达到一定比例或数额后计提停止。企业一旦进入到破产程序，该项计提费用由法院划付给档案保管人，在档案管理机构的监督下使用，既从根源上给予了保障，其权属也十分明确，杜绝了不必要的纠纷。

参考文献：

[1]孙尚奇，孙璐.国家综合档案馆接收破产企业档案的思考[J].四川档案，2005（05）： 48-49.

[2]王芬娥.浅议破产企业的档案管理[J].新西部（理论版），2015（17）： 58.

[3]孙军.法律视野中的破产企业档案保管及其市场化规制[J].档案学研究2018（05）： 19-22.

[4]金晓文.中国公司法原理与适用[M].北京：法制出版社，2017：576.

（作者单位：扬州大学社会发展学院    来稿日期：2020-08-12）