新时期下事业单位档案管理创新与服务模式的改革探析

张晏榕

摘 要：进入新时期以来，信息技术的不断发展和应用加快了我国社会经济的变革。同样作为我国事业单位重要工作环节的档案管理工作也需朝着数字化、智能化发展，不断提高其在民生安定、国家结构优化等方面发挥的重要作用。本文以新时期事业单位档案管理现状着手，在分析了事业单位档案管理创新与服务模式改革必要性的基础上，探讨了其创新与改革的具体措施。

关键词：新时期;事业单位;档案管理;创新与改革

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.047

事业单位的档案是真实记录和反映事业单位历史发展，现实情况的重要信息资源，也是事业单位十分重要的无形资产。新时期下，伴随信息技术的不断普及与应用，过去以手工管理的体系早已无法适应时代发展需要，想要实现事业单位档案管理工作的高效，提供优质档案服务，就必须要加强事业单位档案管理的创新与改革。

1 新时期下事业单位档案管理的现状

1.1 事业单位人才流动频繁

新时期下的事业单位通过体制深化改革，加速了人才流动，新老员工的交替、上岗离职现象是很普遍的。人才流动频繁反映的是基层事业单位人少事多的现象，常常出现一人同时胜任多个岗位工作的情况。而对事业单位档案管理工作来说，由于频繁的人员流动和人少事多，大部分档案工作都为兼职管理，因此很难抽取多余的精力和时间做好档案管理工作。加之，在信息档案管理技术的普及与应用下，档案管理新技术虽得到了应用，但却因基层事业单位档案管理人员的缺乏，存在无人参与新技术培训，无人会用的情况。

1.2 档案使用多样

无论是在人才招聘的公务员考试、事业单位考试，还是在人事考核的岗位测评上，以及其他的人才培养、在岗培训等工作上，都离不开档案管理工作的支持。在“以人为本”的新时期下，要求加快档案管理资源的改进，确保人民群众的档案资源得到全面完善，也就是说在今后的事业单位档案管理中涉及人民群众的档案会越来越多，有的档案还会涉及国家社会经济的发展，甚至部分档案还被选进国家基本档案目录，可见档案管理工作的重要性不言而喻。但从当前事业单位档案管理来看，档案资源管理体系仍不完善，突出表现在档案利用不高，档案服务不完善两方面。同时，部分事业单位的档案管理仍停留在原始资料的提供利用上，这与当前我国社会发展所提供的服务模式并不相符，较为落后，使得事业单位存在档案利用率不高，利用延误的问题。

1.3 大数据时代带来了挑战

大数据时代下，信息成为非常重要的社会资源，而随着信息技术的发展近年来事业单位也产生了大量数据信息，相对于过去用笔记录的纸质文件，这些数据信息的归档与管理成为事业单位档案管理的巨大难题。普遍来看，事业单位档案管理人员通常会将这些数据信息保存在事业单位电脑或数据库中，但在归档时却未严格按照《电子文件归档与管理规范》执行，造成了大量电子文件长期未归档的现象，增加了这些电子文件缺失、遗漏的风险。同时，这些增加的工作和风险也对事业单位档案管理工作效率的提高提出了更高要求。

2 新时期下事業单位档案管理创新与服务模式改革的必要性

加快事业单位档案管理创新与服务模式的改革对于事业单位档案管理工作水平、工作效率的提升有着重要的推动作用，同时也是顺应时代发展的需求。新时期信息技术的蓬勃发展及应用一方面提高了事业单位管理工作的便捷性，使档案管理工作能及时、快速、高效的与事业单位其他部门进行沟通，促进档案管理工作水平的提高;另一方面档案管理信息化、智能化的发展进一步降低了档案管理工作的投入成本，提高了档案管理工作的效率。因而，加快事业单位档案管理创新与服务模式改革不仅是我国事业单位体制变革的需要，更是落实我国社会经济体制变革的重要体现。当前，我国社会经济正处于深化改革发展的关键时期，想要平稳的实施事业单位体制变革就不得不依托互联网技术的应用，在事业单位内部构建先进的信息智能化工作平台和工作系统，确保事业单位工作的智能化发展，尤其是档案管理工作的智能化发展。此外，加快事业单位档案管理创新与服务模式改革是档案管理工作的需要。传统的事业单位档案管理工作，多依靠人工手动操作，无论是信息的搜集、整理，还是信息的查找、利用上都耗时耗力，甚至还会因人为因素出现较大的失误。而信息化管理技术的引入与应用将很好地解决这一问题，不仅释放了大量管理人员，而且还方便了档案管理工作，同时也很好地减少了人为失误。

3 新时期下事业单位档案管理创新与服务模式的改革措施

3.1 利用信息管理技术，扩展服务内容

信息化时代背景下，事业单位档案管理也应顺应时代发展需求，积极利用好信息管理技术，不断创新并完善档案管理工作，实现信息化管理。具体来说，首先，作为事业单位管理人员要结合本单位的具体情况进而制定本单位档案服务模式和服务具体内容，从而根据服务模式和服务内容具体规划出各阶段的管理步骤、管理方法等;其次，可充分利用政府网站，将事业单位档案管理放到网站中，方便群众对档案管理工作的认识，且将档案办理放到网站中，也有效的方便群众查询、填报等相关需求，为群众提供更方便、高效的服务，实现档案资源的共享;最后，建立并完善档案数字化管理网络，搭建数字化管理内网，将档案管理工作移到内网管理中，有效实现对电子文档的前端管理和控制，更好地完成对电子文件这类档案数据的收集、整理、存储和共享。

3.2 完善档案管理机制，提高信息利用率

事业单位档案管理机制的完善一定要将事业单位的长期可持续发展放在首位，并要始终以维护人民群众的利益为主，因此在管理制度的完善上应坚持科学发展观，顺应时代发展变革。同时，档案管理机制的完善还需具备高效性以及机动灵活的特征，要根据档案管理实际工作的变化不断调整创新方向、服务内容，实现档案管理机制的不断完善。且在档案管理工作中，人是重要的因素，因而档案管理机制也要充分考虑到档案管理人员的利益，以提高档案管理人员的工作积极性。此外，档案管理工作的安全问题也十分重要，安全问题包括物理安全、系统安全以及信息安全，管理机制的建立与完善要精准覆盖管理工作的每一个地方，每一个环节，每一个内容，通过建立与之配套，完善的安全管理措施，实现对事业单位档案管理的高效、安全管理。

3.3 提高管理人员素质，强化服务水平

作为事业单位档案管理机制创新和改革的主体，档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案管理水平的高低。因此，事业单位应积极引进高素质管理人才，通过拓展人才引进渠道，完善人才引进政策，实现档案管理队伍结构的优化，促进档案管理队伍素质的整体提升。同时，除了人才的引进外，事业单位还要加强对在岗人员的培训，通过组织定期培训学习、到外考察等，使档案管理人员学习更多、更先进的管理理念与技术，不断提升自身的水平与能力。此外，还要加强各事业单位间的内部交流与学习，探索好的管理经验，共同学习汲取，促使事业单位档案管理工作的不断提高。

4 结束语

作为事业单位的重要工作基础，对档案进行有效记录和管理是确保事业单位有条不紊开展工作的关键，也是为社会提供优质服务的保障。面对信息技术不断发展和应用的新时期，加快对事业单位档案管理工作的创新和服务的改革，对于事业单位档案管理工作水平的提高，服务水平的提升具有重要的促进意义。为此，事业单位应当顺应时代发展，加强档案管理的信息化发展，不断提高档案管理工作的数字化、智能化管理水平。

参考文献

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