档案管理数字化提高安全保密控制的策略研究

陈娟

摘 要：档案管理是现代化建设中的首要任务也是各单位发展过程中的必要环节。积极实现信息数字化，对档案信息的质量提高起着关键性的作用。特别是服务群体的行政单位，档案的数据化一方面可以加强档案的安全性，另一方面可以提高工作效率。本文针对档案管理数字化，提高安全保密控制进行讨论对数字化建设以及档案安全措施策略进行浅析。

关键词：档案管理;数字化发展;提高效益

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.093

1 传统档案管理风险

1）传统纸质档案管理风险。传统纸质档案是非常常见的，特别是我国的行政单位。纸质档案的制作相对比较简单。同时它又有许多的缺点和储存管理风险，例如资料遗漏，储存基数大，占用空间，备份成本高，对于储存也有一定的要求，查找困难等问题。在档案管理过程中，需要投入大量的人力物力，如果相关资料过多或相对复杂时，对于资料的管理又提高了難度。在储存方面存在着损坏，丢失，腐蚀等风险。在借阅的过程中如果出现节约错误导致，部分档案丢失，或所需档案与记录不相符，也无法进行查证和证实。这也是纸质档案中最常见的风险问题。

2）工作人员风险。工作人员是档案管理过程中的核心。对于传统档案的管理过程中工作人员是主体。工作人员在档案管理工作过程中，应具备档案储存知识和保密知识。要对其所保存的档案进行了解，例如档案的保存年限、档案的编码、档案的调用情况以及管理和保存过程中的条件。工作人员的工作十分的繁琐和复杂，在此情况下如果工作人员不具备相关的素质，就有可能出现问题，因此档案管理人员的素质决定一个行政部门的档案管理水平。

3）监管管理不够完善造成风险。在档案管理部门的发展过程中没有于相关部门进行沟通和交流。档案管理工作人员的自身水平相对较低，在工作过程中不够认真，导致档案没有根据实际情况进行管理收入，这是在档案管理过程中出现问题的重要因素之一。档案管理部门没有根据自身实际情况，建立完善的风险监管体制，使档案部门没有充分发挥其作用，这也就影响着行政单位的工作效率。因此档案管理部门要不断的对档案管理工作进行细化与监督。要想提高档案管理的工作水平，就要从多个方面进行多方面考虑。

2 档案管理在数据化建设中的作用和实现途径

1）档案管理数字化相关介绍。档案管理数字化在概念上可以进行细化成两个层次，广义和狭义两个层次。狭义的概念就是将档案进行数字化处理，将其以数字的形式储存在电脑或者硬盘之中，其储存形态是数字化的，可以通过计算机进行处理和加工。从传统档案类型来看，其包括录像档案、录音档案、缩微胶片档案、照片档案等。而在数字化的技术下，可以通过媒体的格式所呈现出来，例如音频、视频、录像等等。广义上的档案数字化是指经过数字化处理过的信息内容。相比于传统的档案，数字技术下的档案要求更为严格，虽然可以借助信息技术，做好一系列的储存和处理工作，但要考虑安全方面的加强，避免出现档案错误或遗漏的情况发生。

2）优选数字化方案。在开展档案数字化工作，要保证工作的顺利完成，需要对工作进行相应的计划。档案数字化工作，也要符合这一规律。档案数字化方案在设置时主要包括档案数字化策略与原则、工作流程建设与改良、技术路线与支持、具体操作方式和管理方案。这些工作内容与档案数字化建设都有着密不可分的关系，所以工作人员要保证档案管理的数字化建设过程中的完整进行，就要从以上几个角度对档案数字化建设进行优化，通过这几种方法完成档案完成档案数字化的方案优选。

3）合理选择数字化档案管理软件。档案数字化管理的软件种类繁多，并且有着不同的应用范围和功能，工作人员在选取档案管理软件时，要考虑该单位的实际情况以及其软件的具体功能，合理的选择数字化软件。工作人员要了解数字化软件的具体应用背景和实际使用情况，尽可能的选择具有良好售后服务和良好口碑的公司进行合作。这样可以保证在软件的使用过程中得到相应的技术支持与帮助，而且相关的技术人员需要不断的对数字化管理的软件应用情况进行了解和把关，了解其使用过程中所存在的问题，以保证软件的合理应用。

4）做好岗位设置和管理。档案数字化建设对工作人员的要求极高，所以在开展过程中，管理人员需要关注工作人员的培养与选择。在进行人员的应用时，对于应聘者要有一定的要求，例如对档案管理方面有相关经验的，学习能力较强的，具备数字化建设，有相关知识和专业素养的，具有较强的责任心，在工作过程中细致认真的等等条件。从根本上进行把关，以保证档案数字化的建设。

3 保证数字化档案建设顺利开展及安全的策略

1）提升管理水平。档案数字化主要是通过档案进行数字化的方式进行处理，将档案转化为数字化，储存在电脑或其他储存设备中。档案数字化其本身具有一定的规范性和系统性，档案数字化后，要对档案进行防火墙或相关密码的色调，以保证档案的安全性。

2）实施质量监管。行政单位的档案管理，关系到单位的长远发展，包括单位历年来所有的信息内容，如果未能保证信息内容的安全性，怎么可能对单位的长远发展带来一定的影响，要求采取有效的规范管理措施。在具体管理的过程中，可以采取质量监管策略。可以采取以下几个措施：首先要进行绝密管理。对于单位多年的绝密档案要求有专门的人员进行管理。最近出现任何管理上的差错，保证绝密档案的可靠管理。除此之外还要对数字化档案在质量控制上不断加强，结合单位的自身实际情况，制定适合数字化档案管理的计划。将档案引进管理软件，这样档案的管理和绝密档案的管理以及数字化进行监控，使档案管理水平不断提高。其次，档案管理除了对电子档案要做好加密工作以外，还要对档案库进行保密工作的加强。一般情况下要求在防盗工作的同时，将其与阅览室进行分离，强化档案的维护与保密工作。

3）提高档案管理人员素质。注意人才的选拔。定期的对技术人员和管理人员进行培训。人员是数字化档案管理建设的核心，同时也是档案管理工作中的主体。因此必须要重视工作人员的教育与培训。不断的提高工作人员的技术能力和操作水平，这可以有效的促进工作人员的综合素质水平的提高。同时有关部门还要对工作人员的定期的培训，增强工作人员的安全意识与档案意识，对档案管理制度进行明确，从而让员工对数字化档案管理制度进行正确的认识。要严格规范档案工作人员的工作行为，让档案工作人员建立正确的工作态度，不断对其加强安全教育。避免因工作人员的操作失误导致档案丢失。

4 结束语

总而言之在行政单位的发展过程中，档案的管理工作是非常重要的，直接影响着该单位的自身发展。所以在档案数字化建设过程中，应当配置良好的防范手段，建立完善的安全防护系统，以保证档案完整与安全。

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