搭建适宜监理企业的员工证书管理系统的实践

莫 超（上海市合流工程监理有限公司，上海 200120）

1 监理企业员工证书信息化管理的背景及意义

员工职业资格证书管理是监理企业人力资源管理的重要组成部分。近年来，信息技术的普及，特别是云计算、大数据、人工智能领域技术的蓬勃发展，不仅促进了监理企业员工证书管理朝着信息化和智能化方向发展，而且提高了监理企业应对未来危机、面对残酷竞争的能力。

职业资格证书对于监理企业资质评定极为重要，在监理企业从事生产经营中起到重要作用。面对数量众多的职业资格证书，如何高效地管理员工资格证书是监理企业面临的一大难题。通过建立员工证书信息管理系统，运用计算机对员工证书进行分类管理，对保证监理企业资质始终处于最优状态具有十分重要的意义。

2 监理企业员工证书管理系统需求及自行开发必要性分析

2.1 系统需求分析

监理企业所需的职业资格证书种类繁多，上海市合流工程监理有限公司就有注册监理工程师、注册安全工程师、一级注册建造师、注册造价工程师和监理员等。每种证书又下设许多专业分支，且证书的有效期和备案项目各不相同。以往监理企业的各类资格证书都是靠存储于电脑中的文本进行简单管理，查询时存在速度慢、效率低的问题，一旦在管理上有疏漏，就会给监理企业造成难以弥补的损失。

此外，监理行业从业人员的资格证书与其他行业的资格证书相比存在较大的差异性，特别是在时效性方面最为突出；工程类资格证书一旦过期，就会被禁止使用，从而对监理企业的正常经营和项目管理产生负面影响。

综上所述，监理企业迫切需要一套切实有效的员工证书管理信息系统，对各类职业资格证书进行分类管理，以弥补人工管理的效率低下和疏漏。

2.2 系统自行开发必要性分析

上海市合流工程监理有限公司采用自行设计开发员工证书信息化管理系统而非对外采购的主要原因，是出于以下三个方面的考虑。

首先，从安全性方面来看，现在商业软件的数据服务往往外包给诸如阿里云等第三方平台，数据并不掌握在企业自己手中，数据维护经常需要通过第三方平台管理人员进行操作，企业用户仅享有较低层级的修改权限，但员工证书信息对企业而言属于重要的商业信息，不适合托管给第三方公司管理。

其次，从购买、使用和维护成本角度来看，外购软件具有很高的使用成本和维护成本，软件开发商仅提供一定期限的免费维护，过了期限就有可能产生二次付费的问题，而自行开发可以有效降低使用成本和维护成本。

第三，从监理企业自身需求来看，商业软件的功能往往过于复杂，而自行开发的软件最能贴合企业的实际需求，避免功能的繁杂和冗余，充分体现其既好用又简单的特点。

3 监理企业员工证书管理系统功能架构及体系结构设计

3.1 系统功能架构设计

功能架构在系统开发过程中起着决策性、方向性和策略性的作用，合理设计功能架构，可有效降低开发失败的风险，因而在系统开发之前先要进行功能架构的设计。另外，在系统开发过程中，必须紧密结合企业需求，这样才能实现对各部门员工职业资格证书的有效管理。通过对系统功能需求的分析，设计出监理企业证书管理系统的功能架构（见图1）。

图1 企业员工证书管理系统功能结构

3.2 系统体系结构设计

本系统采取客户机/服务器（CS）结构设计，CS 结构可以充分发挥客户机与服务器各自的硬件优势，将资源合理分配到客户端（Client）和服务端（Server），大大降低了系统间的交互延迟。考虑到该系统的开发目标和企业的实际需求，员工资格证书管理系统总体框架结构将划分为 3 层（见图2），分别是显示层（VL）、业务逻辑层（BL）、数据访问层（DL）。

图2 系统三层体系框架设计

4 监理企业员工证书管理系统工作流程设计

监理企业员工证书管理系统包含系统管理、员工信息管理、部门类别管理、职称类别管理、证书类别管理、注册证书信息管理、非注册证书信息管理和证书信息统计等模块。系统功能架构和体系结构确立之后，需要对各功能之间的逻辑关系进行梳理。

监理企业员工证书管理系统作为企业了解和管理各部门员工证书信息的窗口，能提供快速录入、查询和统计的功能，能实现对即将到期证书的预警管理，以达到信息化管理的目的。管理员应当及时录入员工证书信息，必要时对信息进行修改和查询等操作以满足特定的需求。此外，管理员还可对数据库中注册的员工、单位和证书进行分类统计，以便企业管理层及时了解公司员工及其持证情况。本系统的工作流程如图3 所示。

图3 系统功能流程图

5 监理企业员工证书管理系统主要功能模块介绍

本项目运用软件开发技术和数据库解决方案，经过选题、调研、需求分析、功能架构设计、系统体系设计、数据库设计、测试和运行几个阶段，历时一年之久，最终形成了满足实际需求的监理企业员工证书管理信息系统。该系统涉及多个功能模块，包括系统管理模块、系统登录模块、部门信息管理模块、员工信息管理模块、证书管理模块、证书到期提醒功能模块和查询统计模块。

5.1 系统管理模块

系统管理模块是系统的“神经中枢”，主要负责系统的日常管理，涉及用户注册管理、用户权限管理、服务器设置管理和密码管理等。

5.2 系统登录模块

用户注册成功后，可以通过系统登录界面登录系统。

5.3 部门信息管理模块

部门信息管理模块可以根据实际需求，调整员工的部门信息；企业管理层可以通过该模块，快速查询某一个或者几个部门的信息，同时随着单位业务的变化，有可能增加或者删除某些部门。因此，部门信息管理模块也是该系统的重要组成部分。

5.4 员工信息管理模块

员工信息管理模块可以对员工的信息进行导入、修改和查询等操作，方便管理员查询和更新员工信息。员工的基本信息包括姓名、性别、职称、部门、身份证、出生年月、电话和邮箱。

5.5 证书管理模块

证书管理模块分为注册证书管理和非注册证书管理两大类。证书管理模块具有增加、删除和修改证书信息的功能以满足特定需求。图4 所示的是证书信息管理模块界面。

5.6 证书到期提醒功能模块

在证书到期提醒功能模块中设置提醒天数，可以查询在一定时间范围内即将到期证书的信息，以防证书过期，提醒员工安排继续教育等。图5 所示的是到期提醒功能模块页面。

图4 证书信息管理模块界面

图5 到期提醒模块界面

5.7 查询统计模块

查询统计模块可以根据状态的不同对数据库中注册的员工、单位和证书进行分类统计，以便企业领导了解公司员工及其持证情况，为企业的健康发展提供帮助。

6 展 望

开发与运用监理企业员工证书管理系统，大幅度提升了监理企业证书的管理效率，减轻了人工管理的负担，为监理企业的经营发展提供了重要的资质保障。虽然某些模块在设计和运行中遇到了瓶颈，但也为今后系统的二次开发奠定了良好的基础。今后，在监理企业员工证书管理系统平稳运行的基础上，结合大数据和区块链技术，将进一步开发基于移动互联网平台的信息管理软件，实现数据实时正确传送，为企业管理者的决策判断提供更加翔实和准确的情报。监理企业员工证书信息管理系统的设计、开发和运用只是一个开始，我们将从企业发展战略的角度出发，不断完善其功能，充分发挥其作用，更好地为监理企业服务，创造更多的利润和价值。