档案数字化的质量和安全保密控制措施分析

顾梅

摘 要 信息化时代来临后，各领域都进入了高速发展的阶段。国家电网作为最重要的国家形式之一，在新经济形势下发挥的作用越来越大。档案管理是国家电网最基础的管理工作，如何有效利用档案提高国家电网业务水平，已经成为国家电网的首要工作目标。国家电网管理者应该牢牢抓住信息技术、网络技术以及计算机技术发展的契机，积极推动档案数字化管理体系建设，促进自身档案管理水平不断提高，为社会经济的发展提供全方位的支持。

关键词 档案数字化;安全保密控制;质量

引言

档案管理作为国家电网管理工作的重要组成部分之一，发挥着组织协调国家电网内部工作的积极作用。电子信息技术的发展，为国家电网档案管理向数字化方向发展指明了方向。虽然国家电网工作人员运用计算机网络技术查询、阅读档案工作的效率得到了显著提高，但是因为受到各种外部因素的影响，国家电网的数字化档案管理仍然存在诸多问题[1]。因此，国家电网档案管理人员应该充分认识影响档案管理工作高效开展的因素，并以此为基础采取积极有效的应对措施，才能确保国家电网的长期可持续发展。

1档案数字化的质量控制策略与安全保密措施

1.1 做好归档文件整理

在纸质档案的数字化加工处理环节，诸如场地、岗位人员、档案实体、信息技术等因素均有可能影响到档案数字化质量，因此应从管理制度层面入手建立约束机制，围绕档案数字化管理方法、档案数字化验收细则、档案保密管理制度等层面推进制度体系建设，为档案数字化工作的具体执行提供参考标准。同時，应面向档案数字化扫描与加工环节，加强工作队伍建设，保证档案工作人员具备专业档案管理知识、工作能力及计算机操作技能，围绕自主加工、业务外包等不同形式进行专项工作方案的设计，并成立工作领导小组、严把质量关，为档案整理与加工创设完备的组织基础。在档案数字化扫描处理前，工作人员需依据规范预先完成纸质档案的归档整理，针对档案资料是否归档及其保管期限进行逐一鉴定，做好文件页排序、页码编写、盖章填写与档案编目等工作，为扫描与加工提供完整、真实、准确的原始档案，修复破损、褪色档案，保障档案质量符合规范要求。做好出入库档案类型、数量等情况的清点登记，保障档案实体安全。

1.2 档案数字化扫描管理

在档案数字化扫描加工环节，应严格基于新规范的质量标准控制，针对年度归档纸质非涉密档案执行全部扫描，依照档案排列顺序完成图像扫描，确保纸质档案与数字图像保持一一对应关系，对有无归档章、页码标识是否正确、图像完整度、字迹清晰度、方向准确性、图像明暗度等指标进行逐项检查，实现对档案数字化扫描质量的严格把控。在执行档案数字化扫描任务时，要求工作人员严格依据技术规程完成扫描仪连接、驱动装置及软件安装等操作，确保熟练掌握扫描处理方法、调节扫描仪的参数，并依照放入、扫描、拿出三个步骤完成纸质档案的数字化扫描处理[2]。开始扫描前，工作人员需结合档案类型、处理要求进行扫描方式、色彩模式、分辨率、存储格式等项目的鉴别与设置。例如在扫描方式上，当前常用扫描仪包含手持式、平板式、高拍式、胶片式等多种类型，需依据档案要求与纸张状况选择扫描仪;在色彩模式上，依据新标准要求选用彩色模式扫描，并合理调节占用空间。在档案数字化的图像处理环节，由于纸张幅面、纸质粗糙度、字迹颜色等因素均会影响到档案扫描质量，需运用图像处理软件进行图像拼接、裁剪、旋转、纠偏处理，保障扫描图像符合质量标准。

1.3 落实档案移交管理

工作人员需基于档案数字化加工标准进行图像质量检查，确保抽检比例不低于10%、抽检合格率达到100%，质量不达标的图像进行修改、补扫或重新扫描。同时，由于当前主要采用目录检索的方式进行数字档案的查询，因此工作人员应注重检查档案目录、图像、副本等是否保持一一对应关系，确保检查率达到100%，并针对其中的质量问题及时进行修改、调整。待确认图像、数据质量合格后，需将数字档案分别存储在数据库与存储介质中，采用在线存储与脱机存储相配合的方式进行档案存储管理，做好档案图像、目录数据与说明文件的存储，建立完整的档案元数据[3]。待完成验收、交接处理后，经由盖章确认完成数据移交，做好档案实体出入库登记。

1.4 细化安全保密措施

由于档案管理涉及保密等级较高的数据信息，对于数字档案的安全保密工作提出了具体要求。应编制完善档案数字化加工场所、设备与系统的安全保密制度，档案数字化加工网络与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等具有无线网络功能的设备。落实数字化加工场所防火、防潮、防电、防震与电磁场屏蔽等安全防护措施，完善门禁系统与身份识别认证系统，基于“最小授权原则”，进行不同群体档案资源管理权限、获取权限的设计，并利用数据库服务器实现对系统操作情况的全过程监控记录，便于后续追查。应建立数据库维护管理机制，利用电磁屏蔽装置、杀毒软件、防火墙等技术手段，实现对计算机与数据库的安全防护，防范出现档案信息被篡改、盗取、丢失等问题，并做好数据备份与加密处理。建立健全档案安全保密制度，基于责任制进行人员分工，落实具体的奖惩措施，针对因人为因素引发的安全问题进行严格惩处与追责，保障数字档案安全。还应健全人员管理机制，采用定期培训、考核评价等方式提高工作人员的专业素养与工作能力，引导他们树立高度安全保密意识，针对发现的问题，及时反馈、追责、督促整改，并在岗位调动、人员离职等环节做好信息更新与权限变动的设置，保证档案安全。

2结束语

最新档案数字化标准面向档案行业中的不同需求层次，致力于为用户检索、查询信息提供便捷服务，依托计算机远程操作实现对档案资源的资讯化应用，有效构建起不同档案信息间的关联性，配合安全保密方案、制度体系与监管机制的建设，进一步提升档案数字化质量，推进档案信息化发展。

参考文献

[1] 庞新林.浅谈档案数字化的必要性及解决主要问题的对策[J].中国管理信息化，2019（7）：147-148.

[2] 范弘磊.浅议纸质底图档案的数字化管理措施[J].机电兵船档案，2019（3）：78-80.

[3] 胡乃琪.怀柔区档案馆多举措加强档案数字化加工安全保密工作[J].北京档案，2018（2）：63.