干部档案管理工作转型的探索

何伦刚

摘 要：随着信息社会发展的深入，我们进入了信息化时代，各行各业特也都迎来了新的变革。信息化的浪潮对社会职业活动造成了很大的影响。本文以档案管理行业为例，积极探索在如此新的时代背景下，档案管理工作者如何应对干部档案管理工作转型。希望这些思考可以对行业的工作者有一定的启迪，进而推动干部档案管理部门工作的开展。

关键词：档案管理;新媒体;服务;策略

随着互联网信息技术的发展以及普及使用，大量的数据和信息需要借助电脑、网络进行存储、共享以及传输，大量的、重要性的数据资料如何进行管理成为档案管理者的一个难题。互联网的最大优势在于成本低、实时发送、便捷共享，这对传统的档案管理工作来说是一个巨大的机遇，如果可以把我机遇、积极变革，就能够完成工作的转型，为档案管理工作注入新的活力。为此，本文就新时期干部档案管理工作的转型原因进行了分析，并从以下四个方面探讨有效的实施路径，进而为干部档案管理工作的有效开展提供新的思路。

一、干部档案管理工作转型的原因分析

1.思想传统，忽视对干部档案的管理

当下对干部档案管理工作的开展仍然持有传统的思想，对档案工作重视不足，意识不到干部档案管理工作开展的价值性，所以在这一部门的人员配备上不足，缺乏专业人员，大都都是一些兼职人员。再者，管理理念守旧，无法为大众进行服务。最后，管理设备不够齐全，且技术落后，档案的打孔机已经无法正常打孔。并且信息技术没有得到充分的使用，在搜集档案材料时，依然处于人工的查找，所以办事效率较低。总而言之，当下干部档案的管理工作开展得跟不上时代的发展，同时影响了工作的开展。

2.模式守旧，无法高效服务于群众

档案管理部门一直采用守旧的管理模式开展工作，导致档案管理部门的技术开发比较欠缺。再者，由于干部档案的保密性，使得管理工作人员一直在档案室工作，很少与外界进行交流，缺乏积极的宣传，因此其他部门对档案的管理工作不够重视，影响了档案管理的工作质量。由于模式守旧，很多工作人员无法将管理模式转化为服务模式，使得在工作开展的过程中不注意材料的保管，且对于一些破损缺页和书写潦草及字迹模糊的情况，无法进行合理的处理，当发现档案材料出现问题时，不能够将其进行规范化和标准化的整理，最终导致档案管理工作无法服务于大众，失去了档案管理岗位的价值。

3.人才匮乏，导致工作质量差强人意

由于干部档案工作不能在短时间内出现效益，所以这一岗位在人员的安排上容易被人忽视，在人员的配备上进行精简。因此，档案管理部门的工作人员常常“身兼数职”，并且因为其他的工作而耽误档案管理工作的开展，办事效率低，质量不过关。除此之外，在招聘相关的人员时标准过低，且在招聘完一批新人后进行短期的培训，或者根本不进行培训就开始参加工作，工作人员缺乏专业的理论知识和实践经验，导致在档案管理工作的开展变成了被动的整理和查阅，进而使得整个档案管理工作的开展变得繁琐。除了上述问题以外，一些档案管理部门为了削减支出，会聘请一些兼职人员来接手工作，由于档案管理工作的特性以及任务的繁重，导致忽视了他们的专业培训和及时的调动，使得兼职人员在频繁的流动之后，新旧接不上茬，所以在一些工作开展到了半路后，就不了了之。有一些材料在未入档案时被堆放，时间久了出现材料的丢失。

4.制度不完善，工作程序出现漏洞

由于制度的不完善，导致档案管理部门之间缺乏及时地沟通，使得在接手档案到入库这段时间较长，因为工作人员流动性大，使得一些关键材料丢失，出现了工作漏洞。除此之外，由于审核制度不够完善，一些人员在纸质版的档案中弄虚作假，欺骗他人。最后，一些数字化应用的匮乏，使得干部档案的管理工作开展得相当困难和低效，且工作开展得相当封闭，不利于档案工作的开展。还有一些工作人员由于制度的不完善，在工作时不积极，工作状态懒散。所以，干部档案管理部门要对制度进行完善，进而减少了工作程序中出现的漏洞，帮助工作人员提高工作效率，最终能够运用信息技术将复杂的、重复性问题进行解决，从而提供满意的服务。

二、干部档案管理工作转型的具体措施

1.更新思想，提高对干部档案管理的重视

信息技术的发展和运用，对现有的档案管理工作模式带来了一定的冲击。我们必须首先更新自己的思想，提高对新媒体的重视，做好工作方式的转变。对于事业单位的干部档案管理工作来说，信息化手段尚未真正融入到档案管理工作中，整体上来看工作方式依旧是传统和陈旧的，服务理念也是死板、落后的，即便已经开始推行全自动化办公系统，但是由于信息化程度低，档案管理的工作效率依旧难以有效提升。在新的时代背景下，我们必须从思想上重视转型，以互联网技术的发展为契机去推动档案管理行业变革，不断提升我们的档案工作效率。

新时代，不仅仅档案管理的手段需要变革，我们的档案管理工作内涵也需要不断丰富和拓展，从而更好地满足大众需求，增强档案工作的社会价值。特别是随着时代的发展，在人事档案材料的整理中，对于档案的概念我们不能依旧秉持老一套的思想，而是应该在时代的发展中进行不断丰富。如可以收集一些个性内容，将干部们的工作情况、工作业绩、表现情况、任务完成情况、群众认可度等内容收入其中，对于技术人员还可以将其学术和技术推广成果材料归纳进去。除了一些文字性的材料，我们还可以介入二维码，多样化展示干部的信息，从而更新我们的“人事档案观”，让人事档案的内涵应得到适当的扩大和丰富。

2.提高水平，让档案管理更好服务大众

虽然，在我们的干部档案现代化改革中，出现了一系列的问题，但是只有我们利用实际的经验去发现它，通过自己的思考去解决，不斷提升我们的工作水平，就能够推动现代化的档案管理工作模式越来越完善，让档案管理更好服务大众。

首先，不断提高自身的档案开发与利用能力。在档案管理行业引入新媒体、互联网，我们就可以借助其优势去对档案进行开发和利用，从而开拓我们的信息渠道，让我们的受众更加广泛和多元，从而提升我们的档案利用率。

其次，不断提高我们的宣传能力。在档案的宣传推广工作方面，以前我们都是采取线下宣传的方式，这一反方式不仅仅效果不理想，而且成本比较高。在新媒体时代，借助新媒体，依托广泛的互联网平台，积极利用微博、微信公众号等介质我们来进行档案的宣传工作，不仅仅可以在短时间内完成大范围的传播，还可以更加精准找到我们的受众。

再者，不断提高我们的档案存储和安保能力。针对病毒的侵入和系统的崩溃，避免珍贵的、绝密的档案信息泄密和丢失，我们可以采取定期光存储的方式，利用光盘刻录，定期将人事档案的数据刻录后归档保存备份，可以避免因计算机安全原因给人事档案管理带来的威胁。特别是大数据技术的引入，我们可以对大量的数据进行分析，从而干部的成长历程和发展方向进行全面的了解分析，揭示不同年龄段、不同岗位、不同学历员工的成才途径，为干部职业生涯的设计提供指导和帮助，做到个性化定制，有利于对技能型人才、管理型人才以及技术型人才进行分类管理和培养。

3.人才培养，打造一支高水平工作队伍

人才是组织发展的核心。目前，很多单位都存在档案管理人员调动频繁、兼职人员过多、业务培训少等问题，人才队伍质量不过关又怎么能够保证工作的高效开展呢？为此，我们必须通过人才引进、定期培训等方式，不断提高档案管理工作者的水平，从而提高档案工作的质量。

一方面，我们要加强对工作者政治素质的培养。档案工作具有机要性，这就要求档案专业人员必须具备严格的保密观念以及保密习惯，保证档案信息的安全。档案工作者只有保持初心、甘于清贫、甘于寂寞，才能做好这份工作、另一方面，我们要加强对工作者专业知识的培训。档案管理的业务性很强，要想做好这一个工作就要熟知国家有关政策和有关规章制度，了解档案管理工作的整个流程，特别是要具备一定的计算机和网络技术，才能够保证档案管理工作的规范化、程序化和高效化。

4.完善制度，加快管理工作的数字化进程

第一，完善制度，做好查漏补缺

为保证干部档案管理的规范性和科学性，干部档案管理部门要合理完善管理的制度。首先，保证各个环节和部门都能够进行有效的沟通和衔接，通过联系建立档案信息搜集和传递的渠道，进而提升工作效率和管理质量。其次，干部档案管理部门要完善审核制度。这一制度的建立是为了能够确保干部档案的真实性，进而坚持公平、公正的原则为选人和用人单位进行服务。最后坚持开放与保密相平衡的原则开展工作，既要提高干部档案的利用率，又要保证干部档案的保密性，进而获得大众的认可度。为了检验工作人员的专业性，档案管理部门的领导者还要对工作人员的工作进行考核，定期开展专业培训，保证每位工作者都能坚守岗位，提升自身的职业素养，丰富专业知识，摆正工作态度，进而将自身价值发挥到最大化。

第二，完成制度，保证档案的数字化进程

信息化是当今社会发展的趋势，要想保证干部档案管理的信息化和科学化，干部档案管理工作人员必须做到以下几点：

首先，由于干部档案的数字化量比较大，所以在扫描档案信息时先从在职干部的档案开始扫描，既要保证档案的特殊性和保密性，又要保证档案材料的清晰度。因此，在掃描的过程中要采用清晰度高的设备展开工作，并且统一保管电子格式的材料，最终使得档案材料无遗漏，无丢失。

其次，建立数字化系统，对干部档案材料进行收集、鉴别、归档、整理、转递等，通过专用网络系统的构建，便于档案的查询。通过数字化系统的建立，相关的部门只要获得账户名和密码就可以通过网络搜集到档案的信息，这样既可以减少纸张的使用，还可以减少档案占用的空间，进而解决了纸张档案的弊端，避免了弄虚作假现象的发生。

最后，建设档案管理和推广的平台。为了扩大干部档案的利用面和影响力，干部档案管理部门可以拓宽信息化建设的渠道，建立网络平台。平台中设计一些咨询栏目，使浏览者通过留言对干部档案提出的问题，而相关人员就问题做出回答，增加网络平台的黏连性。再者，可以在网络上建立论坛，就档案管理问题进行探讨，并提出有效的建议，帮助干部档案管理工作进行有效的开展。

总之，随着知识经济时代社会现代化的到来，干部人事档案工作必须主动变革，并结合自身的实际情况对问题进行分析，进而结合当下的形势采用先进的技术开展工作，顺应新时期对干部档案工作开展的要求，通过不断地改进，为选人和用人单位提供准确、真实的信息。从而而体现干部档案管理部门的价值，让档案管理工作走出库房，最后以先进的手段来为大众进行服务。当下干部档案管理工作的转型还不够顺利，仍需要结合当下的社会形势和要求对管理模式、管理手段进行改进，最终确保干部档案管理工作的高效性。

参考文献

[1] 孙大东，张丽华.格局与担当：基于文本比较的《干部人事档案工作条例》解析[J].档案管理，2019（06）：43-46+49.

[2] 方德生.干部人事档案工作改革与创新若干问题的思考[J].档案，2014（10）：15-18.

[3] 高爱芹. 试析基于信息技术的干部人事档案管理转型[J]. 人才资源开发，2016（15）.

[4] 傅丽萍. 干部人事档案制度的变迁与改革[D].南京大学，2012.

[5] 高涵蛟. 新时期兰州市干部档案管理工作的问题及对策研究[D].兰州大学，2016.