大数据环境下高校档案管理新探索

韩卓泉

摘 要：伴随计算技术和信息技术的发展，信息化管理已经成为“智慧高校”的重要组成部分。而在高校的信息化管理的建设中，实现高校档案信息化管理是重要的基础和前提条件。特别是在大数据环境下，在“大智移云”技术支持下，对高校档案信息进行数据挖掘，有助于提升高校管理质量、促进“智慧高校”发展的现实意义。但是，高校档案信息化管理依然存在不少的问题。鉴于此，本文通过分析大数据环境下，高校档案信息化管理的机遇和挑战，进而探索大数据环境下高校档案信息化管理的实现路径，为实现“智慧高校”以及深化高校档案信息化管理，提供一定的理论基础和实践经验。

关键词：大数据;高校档案;信息化管理;路径探索

引言

数据管理和归档是现代科学进步的关键条件，从研究数据信息方面以及研究政策和管理的角度来看至关重要。但是，传统档案管理下，某些操作可能会为档案带来风险，即资源可能受其影响而受损。在高校档案管理中，随着计算技术和信息技术的进步，越来越多的高校在档案管理中正在进行或已经实现了档案信息化管理。在艾瑞咨询2019年的一份关于高校档案信息化管理的报告中，全国80%的高校在档案管理中应用了信息管理系统，20%的高校实现了档案管理无纸化办公。但是，也要看到，在这些高校的档案信息化管理中，对档案管理的数据挖掘不够深，对信息系统的应用十分粗浅，并且，在档案信息化管理中还存在诸多问题，特别是在大数据环境下，大部分的高校没有實现档案数据的深度应用。有鉴于此，本文探索了大数据环境下的高校档案管理，以期为相关从业人员的研究和实践提供参考，现论述如下。

一、高校档案信息化管理的现实意义

1.高校档案管理内涵

高校档案就内容而言，可以分作“人事档案”、“学术档案”以及“管理档案”。其中，“人事档案”主要是高校教师、管理人员、校务人员的个人人事档案以及高校学生的个人档案;“学术档案”主要包括高校取得的学术成就、学术论文、学术成果等;“管理档案”较为复杂，包括高校后期日常管理文件、高校管理层下发的有关文件、会议记录、高校设施使用情况等。因此，类型多、数据多、数据量大成为了高校档案的主要特征。这也是高校档案管理复杂且任务繁重的原因所在。

在传统的高校档案管理中，主要采取了2种方法：其一，生命周期方法，它假设记录保存是客观业务活动的结果，并且遵循可预测的时间表;其二，记录连续性方法，将档案视为涉及个人、机构和社会方面的不断发展的活动。其中，记录连续性方法的使用范围更广，更被广大高校档案管理人员所采用。在记录连续性方法中，将高校档案管理分作四个维度：在第一个维度中，将创建一条记录作为事件的跟踪;在第二维度中，事件由系统“见证”，并且交易成为证据;在第三维度中，创建记录并对被销毁或保存的记录组织使用风险评估标准进行评估;在第四维度中，通过将记录制度化来赋予记录意义。前三个维度关注记录的组织管理，而第四个维度关注复制和访问。第四维度可以看作是描述围绕整个归档过程的论述的一种方式。档案在第一个维度中创建，但同时存在于所有维度中。整体方法的核心组成部分是为记录提供上下文，确保属于同一档案的记录是可注册的，可搜索的和可访问的。

2.信息化管理的意义

首先，与传统的纸质档案管理相比，信息化的档案管理将节省大量成本。传统的纸质档案在整理、保存、查阅方面都需要大量的人力物力资源予以支持，尤其在档案保存方面，对场地环境等客观因素要求比较高。相比而言，电子档案在保存方面的优势明显，电子档案服务旨在使高校档案管理机构更轻松，更便宜地保存和提供有关高校的人员信息、学术成果和相应文件。

其次，高校档案信息化管理是高校信息化管理基础设施的必要组成部分，以及数字协作管理的先决条件，将成为该校长期信息管理的一部分。为电子档案提供信息化管理服务是实现可持续信息管理和为整个校园管理提供长期信息的必要基础设施的一部分。

最后，高校档案管理信息化后，能够充分应用大数据技术，对现有的档案数据信息进行深度挖掘，为高校管理提供决策数据支持。在高校档案管理信息化后，无论是教师评定职称，还是学生留校，都能在最短的时间内，对人员过往信息进行检索为管理层提供数据参考。

二、大数据环境下高校档案管理的机遇和挑战

1.面对的机遇

数字革命正在以多种方式改变社会和经济，并深刻地改变了处理数据和信息的方式。信息管理有三个重要的规范性概念;保存、删除、存取，如今，通过使用电子工具，信息的收集、储存和处理比以往任何时候都要快;数字信息的存储容量在不断增加，而存储介质的成本却在同时缩小。在数字数据呈指数增长的情况下，高校档案管理必须规范信息管理，通过这种方式，分析现有的关于信息处理的各种规定，并从相似的结果中推导出数据管理的概念。

教学档案作为教学活动的初始记录，记录了高校教学活动的真实内容、方法和效果，是判断教学质量和管理水平的重要标准，也是高校档案工作的重要组成部分。教学档案主要包括学科安排、课程建设、招生、学籍、就业、学位、教材、教师、教学评估等方面，档案内容复杂多样，国家越来越重视档案管理，各级各类部门对档案管理从规章制度管理到物资管理进行了不同程度的规范，对每一个环节都进行了细致的规范。大多数程序中显示初始证书的需要要求我们充分利用档案，尤其是识别教育背景变得更加严格，因此教学档案的使用越来越多，同时档案管理也越来越受到重视。

2.应对的挑战

记录是管理的重要基石，而档案信息是记录的重要组成部分。因此，良好的档案管理是推进高校管理，提升高校管理水平的关键环节之一。随着越来越多的高校在管理中大量应用信息化技术和计算机管理系统，高校档案的数字保存已成为一项重要的挑战。但是，很少有高校意愿将资源投资于高校的档案和记录管理。究其原因，在于高校管理层对高校档案管理的认知度不够，对于主动保存记录的必要性缺乏认识，特别是在大数据环境下，对于高校档案信息所呈现的数据挖掘不够，这些都构成了大数据环境下高校档案管理所必须面对的挑战。

此外，由于高校管理层对高校档案管理的认知不足，使得高校档案管理呈现基础建设不足和人员素质不高的状态。一方面，在高校管理层的意识中，“纸质时代”与“数字时代”之间没有明确的界限，于是，对于高校档案信息化管理的基础建设投入不足，许多档案知识直接转移到数字时代，导致了档案信息转移过程中，出现疏漏，或者系统存在漏洞，存在档案信息安全隐患;另一方面，高校档案管理人员的自身素质不够，不足以应对大数据环境下高校档案管理的新需求，很多高校档案管理人员是由其他部门人员兼任，或者是一些年龄较大的校务员工来担任，这些人员对现代信息系统接触不多或者水平有限，对于档案管理也缺少专业的知识，特别是在对高校档案信息的数据挖掘上，能力有限不足以应对高校档案信息管理系统。

三、大数据环境下探索高校档案管理的实现路径

1.构建大数据环境下高校档案信息检索系统

高考录取登记簿是录取学生的初始证明。学生转专业时，必须在档案中打印注册资料;学生事务处必须将注册资料带到政府人事部门或机关办理分配毕业生的手续，以检验打印的档案，否则将不发出调动令，也不发送档案;每年在省级体育院系，学生凭注册资料证明身份，可以参加招聘;求职者如果想在一些企业特别是国有企业找到工作，必须出示注册资料证明学位。个人档案中找不到存档人，只能在档案中打印，需要盖章，因此查找过程复杂。传统的档案管理环境下，人工查找信息工作复杂，处理速度缓慢效率低下。大数据环境下，高校档案信息数据存量大、处理速度高，因此，构建大数据环境下高校档案信息管理系统真正的问题是，考虑到大规模增长的潜力，如何构建数据库使检索更有效和灵活。

首先，高校档案可能包含几种不同标准格式的文件。因此，在高校档案信息化管理系统中，特定文件扩展名仅是为了方便用户而提供的指示。例如，模型数据库可以分发以SBML .sbex和CellML .cmex编码的相同模型的档案。但是，也可以分发包含两种格式的模型的档案，并使用扩展名.omex。如果归档文件包含SED-ML文件，则可以使用扩展名.sedx并将模型格式之间的选择移交给SED-ML文件。

其次，每个高校档案至少包含一个位于根目录的文件，即在存档内部文件层次结构中最高的文件。该强制性文件称为manifest.xml。它是一个XML文件，其中包含构成归档文件的所有文件的名称的平面列表，并且描述了每个文件的类型和在归档文件中的位置。这些文件的位置由相对的统一资源标识符（URI）定义。

再次，任何类型的文件都可以包含在高校档案中，因此任何类型的元数据格式都可以用于编码文件信息或向档案中的建模内容添加语义。但是，出于互操作性的考虑，并且为了简化对元数据的软件支持的开发，建议高校档案信息管理系统对称为Metadata.rdf的文件中包含的Resource Description Framework进行XML序列化。

最后，高校档案信息管理系统应提供足够的信息，至少，元数据文件应提供档案创建日期，上次更新日期以及创建者。档案创建者还可以提供生成档案的软件工具的描述，以及对描述作品的外部信息的引用。除了有关档案本身的信息外，还可以提供有关任何档案内容文件的元数据。这些信息有助于建立已執行的操作日志以及审核跟踪。

2.提供大数据环境下高校档案信息化管理保障

大数据环境下，高校档案管理具有双重作用，既是学术机构，又是行政行为。根据其任务，高校档案管理必须“促进高校档案数据信息的开发;安全的保存和迅速提供文件”。为此，必须提供大数据环境下实施高校档案信息化管理的保障措施。

首先，加强高校档案信息化管理的信息安全。信息安全强调数据访问安全的管理和访问的协调，包括数据访问限制的审查要求和数据访问的争议解决。协调和集中模式与数据访问的集中模式不同，协调模式是允许不同类型的机构数据用户访问和享有特权。协调模式是基于数据使用者、数据受托人、数据管理者、数据处理者和数据专家之间的协调，这些数据利益相关者负责定义和实施其他用户对数据的访问权限。数据类型是根据其性质和领域来确定的，包括学术数据、个人数据、行政数据、财务数据、研发数据、人力资源数据。每种类型的数据或其中的部分可以根据其敏感性和保护程度分配一个安全属性，例如限制、有限访问或公开访问。

其次，提升高校档案信息管理的人员素质。如今，了解信息系统的管理以及负责任和有效的使用信息系统进行档案管理，是高校档案管理人员的基本要求。这需要引进专业的档案管理人员，高校档案管理人员的日常工作内容，包括数据获取文档、存储、校正、收集、维护、报告和归档。信息时代，明确数据管理员的主要职责，即数据分类和数据访问。受到多级安全的启发，数据被分类到不同的级别，用户拥有多个权限，这些权限将决定授予或撤销访问权限。

最后，规范高校档案信息化管理的管理标准。具体来说，对档案的记录进行数字化处理，原始文档的所有信息均以数字形式复制;数字化的数字文件应由文件电子管理（GED）控制;使用计算机系统来保护和处理文书档案信息;消除对纸质档案的强制性使用，只要档案信息管理系统完全满足安全保证等级2（NGS2）的要求;数字签名和标准化的数字认证应基于公钥基础设施（ICP）使用;无正当理由泄露，或为其个人利益或第三方利益使用，如果罪行可能造成甚至道德上的损害，将处以监禁和罚款。促使大数据环境下高校档案信息化管理科学化、规范化和标准化。

结论

综上所述，随着时代的发展，科技的进步，对高校的档案管理工作提出了更高的要求。大数据环境下高校档案信息化管理的实现，既要满足存储量大、处理速度快的要求，又要依据本校的实际情况，构建起科学合理的档案信息管理系统，同时还要提供实施高校档案信息化管理的保障措施。总之，通过上述措施，让高校档案管理在大数据环境下，实现信息化管理，实现档案信息的资源共享。

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（作者单位：宝鸡文理学院档案馆）