事业单位档案管理工作优化途径分析

何小琴

摘 要：事业单位在发展过程中会产生很多档案信息，这些信息是单位今后工作及规划的重要保障。随着社会经济的快速发展，事业单位越来越重视档案管理工作。在工作质量的基础上，有必要优化管理措施，从而推进事业单位健康稳定发展。各单位应注重档案管理效率，深入研究管理档案的优化措施，有效解决工作中存在的问题，以保障单位档案管理的顺利开展。

关键词：事业单位;档案管理;优化途径

事业单位的档案管理工作对其发展来说是非常重要的部分。应全面了解档案管理的发展情况，进一步优化管理手段，切实提高档案管理的综合水平，以促进事业单位的可持续发展。文中分析了档案管理的概念与特点，探讨了当前事业单位在处理档案管理工作的不足之处，以此提出了提高单位档案管理的优化措施。

一、档案管理的概念与特点

随着我国经济的快速发展，新形势对事业单位提出了更高要求。事业单位面临着新的挑战，所以需要对各方面加以改进，以促进事业单位可持续发展。在市场经济发展背景下，档案管理规范化程度是衡量单位管理能力的重要指标。档案标准化管理就是指精细化管理理念在档案管理领域的应用。采用标准化的管理制度和工作程序，提高档案管理能力，以满足现代化的社会需要。此外，单位档案不仅涵盖关于社会服务的信息数据，并且还记录了职工的基本信息。所以，改进各机构单位的档案管理，不仅可以有效提高档案工作的效率和质量，而且可以为后期管理提供重要的保障。通过加强事业单位的档案管理，可以更好地发挥档案信息的作用，为事业单位的健康发展提供重要依据。

事业单位的档案管理有服务性和保密性特点。针对事业单位的服务性来说，它能为社会提供查阅档案信息的服务，并且有效存储各行业的档案信息。事业单位通过档案管理自动参与社会信息市场资源配置，恪守为国家和人民服务的宗旨。同时，事业单位是我国信息管理的重要机构，主要为国家机关服务提供信息依据，因此所存储的档案信息都具有保密性。

二、事业单位档案管理优化的作用

现如今，事业单位应将档案管理工作放在首位。事业单位需要召开档案专门会议，把档案管理的重要性推广到整个部门，提高事业单位全体人员的思想意识，调动档案管理人员的积极性。科学运用档案将对单位工作产生直接影响，档案管理具有较高的专业性和技术性，并且对工作人员的技能要求很高。档案管理的工作人员都是以脑力劳动为主，他们应该具备专业的能力来完成档案管理工作。随着社会经济的发展，很多单位也会随着这些进步进行自身管理的现代化发展和建设。在新时代的全面发展过程中，事业单位档案管理工作面临着许多问题。现代化进程正在加快，许多先进的科学和技术手段正在应用于档案管理工作中，尤其是现代科技管理技术。因此，工作人员需要提高自身的能力水平，并在工作中不断优化自己，更新工作的基本理念，使自己能够在第一时间掌握相关技能和先进知识。

三、当前事业单位在处理档案管理工作的不足之处

1.管理理念较为落后

目前，有些事业单位的档案管理几乎没有信息化，仍然采用传统的手工管理形式。一般工作人员的工作包括档案资料的收集、分类、整理和存档。在新时代发展背景下，这种落后的档案管理观念与社会发展的需求极不相符。另外，专门的档案管理人员观念薄弱，不能完全落实当前的档案管理工作，造成工作效率低下，严重影响了档案管理工作的质量。

2.工作人员专业素质偏低

由于事业单位缺乏对档案管理的重视，也没有对其工作人员的专业素质进行调查，这导致许多管理人员缺乏专业能力。因为档案的专业部分需要严格调查和考证，如果不是技术人员很难有效解决问题，所以管理人员的专业素质是非常重要的因素。另外，很多档案工作者并不太熟练计算机信息技术，他们还在使用传统的纸质档案形式，这样不仅会出现人为错误，还会引发档案丢损的情况。目前，有些事业单位没有完善的档案管理体系，并且管理者对档案工作也不够重视。在具体工作中往往只做表面功夫，使得工作中出现问题时很难得到及时有效的解决。

3.档案管理工作得不到重视

档案管理在事业单位中很容易被忽视。由于对档案管理工作没有被充分关注，工作人员对单位的工作缺乏认真态度。大多数工作人员认为，档案管理与事业单位发展没有直接关系，认为这项工作不重要。在档案管理方面没有得到有效控制，因此没有人对有关档案进行分类和汇总。事业单位在调用相关数据时无法快速准确地找到所需的数据，还可能导致数据丢失。如果相应的档案工作没有得到严格管理，这将导致事业单位工作的总质量下降，甚至还会对其可持续发展产生重大影响。

4.档案管理的现代化设施较为滞后

有些事业单位重视增加生产设施的投资以确保产品质量和效率，可是缺乏对办公设施的资金支持，造成档案管理设备落后。事业单位档案管理应改变传统的管理模式，并逐步利用现代管理手段来进行管控，使档案管理工作规范化。然而，目前的事业单位还没有对档案进行科学的管理。只有少数单位是利用计算机等先进设施来提高管理成效，而较多的单位仍然采用传统低效的管理形式，从而妨碍了单位的发展。目前，信息更新非常迅速，只有以最快的速度掌握信息，才能促进事业单位的快速发展。因此，事业单位在信息资源上投入时间和成本，才能更好地利用信息创造财富。

5.档案资料信息更新慢

目前大多数单位的档案管理工作存在信息资源更新缓慢的问题。随着科学经济的快速发展，人们对档案管理方面有着更高需求，所以事业单位档案管理需要与时俱进，提高其信息的更新速度，不然会影响后期信息的利用率。在事业单位中信息技术没有广泛应用于档案管理，进而影响了管理的效率进度。并且有些部門对档案文件的监管力度不够，使得在档案管理中信息技术没有得到充分利用。此外，目前档案中所载资料更新速度很慢，并且相关部门之间没有进行有效沟通，信息共享流通不足。因此，许多重要的信息无法及时地进行收集和整理，从而很难确保档案信息的真实性。

6.档案管理体系不完善

目前，有些事业单位缺乏健全的档案管理制度，并且在构建体系中存在一些问题，因为这些原因使得当前制度很难达到单位档案管理的要求。在这种情况下，档案管理人员不能按规定工作，对整个档案管理造成了负面影响。此外，因为档案管理制度有缺陷，目前的管理人员在工作中不能按照相关规定对收集到的资料进行归档和保存，在整理档案的过程中也没有按照规定放置档案，导致日常档案管理的混乱。

四、事业单位档案管理工作的优化途径

1.强化人们对档案管理的思想意识

管理人员应当加强对档案管理工作的重视，构建完善的管理体系，确保这项工作的高效性。相关工作人员需要严格遵守现行规则，以提高档案管理的质量和效率。同时管理人员需要高度重视优化事业单位的档案管理工作，完善规章制度和体系，以确保档案管理的稳定发展。在这个过程中应注意加强责任感，使用奖惩机制奖勤罚懒，惩罚那些不认真的职工，确保档案管理者都能以良好的态度对待档案管理，进一步保障管理工作的高效性。同时，相关单位要结合有关法律标准和本单位实际情况，制定更加合理的档案管理制度。在现有法律法规的基础上完善相关体系，进一步探索适合事业单位发展的档案管理形式。

2.加强档案管理理念的创新

首先，树立为公众服务的管理理念。档案管理兼具档案的咨询、检索和开发等。因此，管理人员需要树立为公众服务的意识，并在提高管理效率的前提下管理好档案信息。其次，树立为领导决策服务的理念。单位领导需要一定数量的档案作为制定发展计划的支撑。因此，工作人员需要提高服务意识，为管理层做好服务准备工作，并确保存档信息的完整性和真实性。最后，树立服务社会的理念。现今，各部门单位正从指导型向服务型转变，转型期和转型后的发展更加离不开档案信息的服务功能，以促进社会发展。

3.建立完善的事业单位档案管理体系

事业单位档案管理的目标是为内部档案的利用提供便利，为单位建设进行服务。建立科学的档案管理制度是档案管理顺利发展的基础。因此，在档案管理方面应优先考虑建立科学的管理制度，以确保档案工作的规范化。首先，通过运用科学的手段及时发现单位档案管理中的问题，了解档案管理的实际情况。在制定管理制度时，应充分征求档案工作者的意见，并确保管理制度得到有效实施。通过分析档案管理人员的建议，结合本单位管理工作的实际情况，做好相应的制度。其次，将档案管理制度能够落实到个人，并对管理人员的行为进行有效管控。在鼓励管理人员以身作则，遵守管理规则的同时，鼓励其他工作人员遵守规则。最后，单位内部相关部门要用制度完善配套措施，在实践中检验档案规章制度的合理性，为制度的实施提供条件，确保档案能够在不丧失保密性的情况下开发利用。

4.优化档案管理手段

随着科学技术的发展，事业单位档案管理应该改变之前的管理方法，进一步加强管理效力。网络技术是当今档案管理的重要工具，同时还是当今社会环境下所有工作领域的主导技术。档案管理中信息技术的引入是事业单位发展的重要手段。因此，管理人员应该创建适当的数据库，将全部纸质文档内容存储到计算机里，然后根据规则要求进行整理和汇总，要保证信息资料的完整性。档案管理网络化除了可以帮助领导者寻找他们需要的档案数据。而且有助获授权的用户从终端机搜寻及下载所需的档案资料，从而大大提高档案资料的使用价值。

5.提高档案管理人员的业务素质

档案管理工作者要有责任意识，认真的态度是做好档案工作的先决条件。档案工作者还要有与其管理职能相适应的专业素质。首先，加强档案业务知识培训。对于档案管理，管理者需要档案管理的基础知识和专业知识。通过参加档案职业培训使档案工作者了解和深化档案管理知识，并在实践中有效利用这些理念。档案的收集和分类需要有效利用档案管理的基本知识。只有具备足够的档案保护技术、档案管理等专业知识，才能熟练地完成档案管理工作。其次，要注重加强职业道德，确保优秀的职业能力和高度的道德感。在实践中，加强工作人员的综合素质培养可以激发职工工作的积极性，并且良好的激励措施可以促进事业单位档案管理的发展和不断进步。最后，应建立档案管理审查制度，以确保档案工作者的态度不会随着时间的推移而放松。因此，档案管理者只有不断提高自己的专业素质，提高档案管理水平，才能适应发展需要，才能在竞争中脱颖而出。

6.完善事业单位档案的信息化管理

确保档案信息资源的信息化，不仅是保护档案原始资源的重要手段，也是事业单位发展档案信息化的必要条件。目前我国主要通过先进的信息化手段管理档案，其他形式的档案管理进入数字化信息管理模式，建立相对完善、规范的档案数据库，为人们提供方便优质的服务。档案管理制度改革的重要目标是实现档案的信息化管理。档案信息化的建设可以有效地促进档案制度的建设。因此，在当今社会信息技术飞速发展的背景下，研究档案信息化建设对于档案管理体制改革具有现实意义。在档案的日常管理中，要在信息资源和技术发展的基础上，大力推进档案信息化建设，将档案资源纳入信息领域，通过计算机网络共享实现档案资源的信息利用，提高档案资源的利用价值。

7.明确档案管理人员的职责

档案管理人员的主要工作是对档案进行管理，所以员工的作业态度会影响档案管理的效果。职工权责的模糊会影响职工的工作态度和档案管理的效率。因此，在日常的档案管理工作中，要明确每个职工的权利和责任，确保职工在完成自己的工作时都能得到应有的权益，增强每个职工的责任感。为了有效收集各方意见，事业单位可以建立合理的反馈机制，使之更好地发挥作用。

8.增加设施的投入资金，引进现代化设备

目前，事业单位的管理工作越来越复杂，旧的设备无法适应当前的发展，并且降低了工作效率。因此，事业单位的领导要有长远眼光，加大对办公设备的投资，推动信息技术的现代化。通过引入网络技术，让管理者利用网络技术来处理信息，进一步提升工作效率。有关单位档案管理得难度越来越大，对管理人员提出了更高的要求，所以需要创新管理方法。现如今，有些事业单位仍在使用传统的管理模式，这对档案管理的有效性起着一定的负面影响。因此，档案工作中应充分利用先进的信息技术，网络数据库更应在档案管理中得到更广泛地应用。同时，网络信息化处理比手工管理的效率更高，更新文件内容更快，更能促进事业单位的可持续发展。

9.完善档案管理工作中的各项制度

事业单位要根据工作的实际情况，做出适合其发展的档案管理制度，并明确提出相关岗位职责。有效优化档案管理工作流程，制定强有力的监督体系，开展档案专项审计监督，确保档案管理顺利实施。此外，有关部门要完善档案管理的信息处理系统，建立完善的操作标准，构建科学安全的互联网信息保护制度。完善档案管理相关数据的安全监管体系，有效规范自动化操作流程。提高有关工作的实施水平，从而保障单位档案管理的信息安全。

五、结束语

为了有效解决事业单位档案管理中的问题，相关工作者要更加重视档案工作。建立健全事业单位的管理体系，促使档案管理工作的规范化。因此，有必要在档案管理出现问题时及时进行处理。在科学技术发展的背景下，档案信息为事业单位的发展提供了重要资源。所以，事业单位必须改变之前的管理思想，贯彻落实新的管理理念，强调档案管理的重要性，加强档案管理体制建设，促进事业单位健康可持续发展。

参考文献：

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[2]宋 敏.谈机关事业单位文书档案管理的强化途径[J].科技资讯，2019

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[4]王 辉.浅谈事业单位档案管理工作的优化方法[J].才智，2018

[5]李建斌.探析事业单位档案管理工作的优化策略[J].办公室业务，2018

（作者单位：重庆市南川区林木良种场）