档案管理工作如何促进现代化建设分析

摘要：档案管理现代化是适应社会主义现代化建设对档案事业的要求，逐步采用当代先进的科学技术，使档案管理的效率与质量同客观需求相匹配，逐步达到当代世界先进水平。对此，本文分析研究了档案工作现代化的意义及其内容。

关键词：档案管理现代化;档案管理;档案工作;现代化;档案

档案是对过去历史事件的真实记录，因此档案管理工作十分重要，如何促进档案工作现代化具有特别重要的意义。随着科学技术的进步，档案管理工作也显得尤其重要。

一、档案工作现代化的意义

档案在经济社会发展中承担着社会工作和生活的真实记录的重要关系，档案管理工作在现代社会具有特别重要的意义。

1、现代化建设的需要。档案工作现代化，并不是一个孤立的问题。它同整个党和国家社会主义现代化建设事业紧密联系在一起，并受其影响和制约。社会发展实践说明，工农业生产、国防建设、科学技术的发展都离不开档案资料，利用档案资料为总结过去，指导当前，预测未来，观察国内外科技发展动向，制定工作目标和方向等提供依据，档案已成为促进社会发展主要的信息资源。如果不能充分开发档案信息资源、合理地利用档案信息资源，就会给现代化建设带来不应有的损失，延缓现代化建设的进程。现代化建设迫切地需要档案工作迅速、准确、全面、系统地提供信息，提高档案加工、存储、传递的效率和速度。如果继续使用传统的管理方法和落后的技术手段，就无法满足迅速发展的现代化建设的需要。只有用现代化的方式和手段管理档案，在几分钟内、十几分钟内把馆藏档案查找一遍，并可以随时复制出利用者所需要的档案材料，这样才能满足现代化建设的需要。因此说，现代化建设要求档案工作实现现代化。

2、档案工作自身发展的需要。在现代化建设中，档案工作和其他工作一样需要自身的完善和发展。而档案作为服务现代化建设的信息资源，它又有自已独有的特点。一是档案数量的增多。目前，我国各级各类档案馆（室）保管12亿多卷档案资料。特别是改革开放以来，人们越来越认识到档案信息在政治、经济活动中的作用，更加注重形成和积累，因而造成了档案数量的急剧增加。这些档案资料需要相当规模的档案库房，需要良好的保护环境，需要具有较高素质的档案专业人才，需要及时的进行档案载体的转换以及多媒体的应用等新技术，这些问题需要及时解决;二是档案查找困难。随着改革开放，我国的国民经济建设迅猛地发展。人们希望在最短的时间内准确地查到他们所需要的档案资料。而对浩如烟海的档案，仅靠传统的手工检索方式和单一的簿册式目录，查到所需要的档案信息是十分困难的。因而，变手工检索为机器检索，变单一的簿册式目录为多种形式的机读目录已势在必行;三是档案信息不能充分开发。由于管理手段和方法的落后，在部分档案馆中还有相当数量的历史档案或扎或捆功袋地沉睡在档案房中，没有得到充分地开发利用。为了使这些宝贵财富得到开发利用，在现代化建设中发挥它们的应有作用，急需采取切实可行的方法，对其进行加工、整理、编目，尽快对社会开放，使部分有用的档案信息在经济建设中转化成生产力。

二、档案管理现代化的内容

档案工作现代化的主要内容应该包含以下两个方面：一是在档案管理工作中普遍地采用先进的技术和设备使档案工作技术现代化;二是建立科学的管理机构，使档案工作组织与管理的现代化;

1、档案工作技术现代化。档案工作技术现代化主要是指用先进的技术和设备武装档案工作，实现管理手段的现代化。档案工作技术现代化大体包括以下几方面的内容：一是档案工作电子计算机化。档案工作技术现代化应该以计算机应用为核心和主要内容。电子计算机具有高效率的信息处理功能，以极快的速度输入、存储和输出数据，能够运用逻辑思维进行推理和判断，因而在档案工作中可以进行统计、借阅、检索、编目、库房管理等广泛地应用。它可以大大提高档案管理工作中存储、处理、控制信息的能力，并由此推动档案工作的全面发展;二是档案存储缩微化。国内外的缩微工作实践证明：缩微胶片在适宜的温湿度条件下，可以保存几百年，而且极容易拷贝复制，这就为档案的存储提供了良好的载体。而且档案缩微后，具有体积小、密度大、成本低、便于携带和传递、保存时间长、查阅速度快、复制方法简便等优点，尤其是和计算机技术接口使用，能够实现存储密度大、检索速度快、即全息存储，多侧面、多方位输出，为档案的存储和检索提供了广阔的前景;三是光盘技术的出现。从八十年代起，光盘技术在我国的部分档案馆中开始应用，其主要优点是存储密度大，每片5.25英寸的光盘可存入A4幅面近5万张，A0幅图纸近万张。光盘的海量存储对于浩如烟海的档案无疑是理想的载体。

2、档案工作管理现代化。档案工作管理现代化主要是应用现代科学技术的理论、方法、手段来研究和处理档案管理工作的规律性问题，使档案管理工作科学化、规范化、标准化。其主要内容为：一是管理思想现代化。是指以科学理论为指导思想，根据档案工作的客观规律和档案的特点，进行合理的组织、计划、控制的科学管理方法;二是管理方法科学化。就是由单纯的行政领导方式，演变为行政领导、法律、经济、宣传教育等方法的综合，提高管理的功效;三是档案工作标准化。标准化是对档案工作进行科学管理的一种手段，也是实现档案工作现代化的前提。科学管理要求档案事业的建设和档案馆的各项工作达到标准化。档案工作标准化是档案工作科学管理的基础，要实现科学管理，档案工作的各个方面必须标准化;四是管理机构高效化，组织机构是发挥管理功能，完成管理目标的工具，衡量档案管理机构的设置是否合理，应以机构效能发挥的大小为标志。因而，档案组织机构内必须人尽其力、财、物各尽其用。人员和财物在流通过程中畅通，信息系统健全，传递及时、准确，使档案工作为社会作出更多更大的贡献。

3、档案载体的现代化。随着科学技术的进步，新型载体在我国档案界得到了广泛的应用。如复印技术、摄影摄像技术。从80年代开始，我国省、自治区、直辖市一级档案馆普遍采用了缩微技术和计算机技术，有些部门还采用了光盘技术和多媒体技术。缩微胶片、光盘、磁盘、磁带等新型载体，它们对于储存条件、保管技术、利用手段等都提出了新的要求。一是复印技术的普遍应用。复印技术在办内低频办公系统已广泛应用，而在档案工作中的应用效果尤其显著。充分发挥了它的复制速度快、再现性好的优点，为档案的收集、存储、提供利用起到了积极的作用，是提高服务质量和工作效力的良好手段。二是摄影摄像及其他技术在档案工作中的应用。摄影摄像技术在档案工作中已经得到了普遍的應用。近年来，录音带、电影片、电视片、幻灯片等在档案的收集、传递、存储中也发挥了较大的作用。此外在档案的保存中还采取了各种各样的现代化设备，如库房密集架，自控灯等，这对于档案的开放利用，减轻工作人员的劳动强度都提供了良好的工作条件。

作者简介：王犇，男，汉族，1980年1月出生，吉林通榆人，现任职于吉林省白城市通榆县机关事务服务中心，研究方向为档案管理。